Se è vero – come è vero – che il pieno equilibrio fra entrate e uscite determina la salute finanziaria del business, e di conseguenza le sue possibilità di sopravvivenza e successo, allora un tema più di ogni altro non può sfuggire a un management che voglia dirsi davvero lungimirante: la digitalizzazione del ciclo attivo e passivo.
Dar corpo alla forza dell’automatizzazione, sfruttando tecnologie evolute e soluzioni intelligenti, è il passaggio chiave per l’ottimizzazione di questi basilari processi fatti perlopiù di attenzione, precisione e ripetitività manuale. E laddove la consuetudine ha tradizionalmente standardizzato procedure analogiche, a forte componente umana e ad alto rischio di errore, ecco che oggi l’evoluzione tecnologica è il cardine sui cui fondare la digital transformation.
Ne emerge un mercato fatto di soluzioni software che consentono la digitalizzazione di tutte le fasi del ciclo attivo e passivo: strumenti che da un lato fluidificano la gestione dei vari passaggi e dall’altro irrobustiscono le possibilità di controllo delle attività. Con un risultato finale dall’alto valore competitivo: il miglioramento dell’efficienza, la revisione dell’interazione con clienti e fornitori e l’incremento del valore aggiunto dell’offerta, a beneficio dell’azienda ma anche del mercato.
Vediamo dunque in cosa consistano queste soluzioni e su quali aspetti dei due cicli abbiano il maggior potere trasformativo.
Ciclo attivo e passivo: che cosa sono
Ma che cosa si intende, innanzitutto, per ciclo attivo e passivo?
Il ciclo attivo riguarda tutte le attività legate alla produzione e alla vendita dei beni o servizi offerti dall’impresa. Si tratta della gestione dei contatti clienti, delle offerte e, quindi, degli ordini e delle consegne. Il ciclo attivo si conclude con il pagamento (fatturazione e incasso) e l’eventuale liquidazione delle provvigioni se la trattativa è stata conclusa da un rappresentante o da un agente.
Il ciclo passivo, invece, si riferisce al ciclo dei pagamenti che l’azienda deve effettuare verso i suoi fornitori, per le materie prime acquistate o i servizi ricevuti necessari per la sua attività operativa. Vi sono inclusi tutti i passaggi che stanno prima della vendita di un bene o servizio. In pratica, il ciclo passivo racchiude i flussi di lavoro e gli scambi di comunicazioni che si svolgono tra azienda e fornitori e, quindi, le uscite (o costi) a essi correlate.
I rischi di una gestione inefficiente dei processi di ciclo attivo e passivo
La gestione efficace e l’ottimizzazione di entrambi i cicli sono fondamentali per la salute finanziaria dell’impresa. Idealmente, un’azienda vorrebbe un ciclo passivo più lungo del ciclo attivo: ciò permette infatti di utilizzare i ricavi incassati dalle vendite per pagare i fornitori, mantenendo una posizione di liquidità positiva.
La coordinazione tra i cicli attivo e passivo aiuta a garantire che l’azienda abbia sempre abbastanza liquidità per far fronte alle sue esigenze operative, investire in nuove opportunità e ridurre la dipendenza dal finanziamento esterno. Di conseguenza questi cicli, se gestiti in modo inefficiente, possono portare a squilibri finanziari, mettendo a rischio la stabilità dell’azienda.
Per efficientare la gestione di questi essenziali processi, superando le criticità tipiche di una gestione analogica e manuale, esistono soluzioni tecnologiche fondate sul principio della dematerializzazione e dell’automatizzazione dei processi.
Il ruolo della tecnologia nella gestione del ciclo attivo e passivo
Ma in che modo la tecnologia può supportare il workflow attivo e passivo? Qual è il suo valore aggiunto?
Un software a supporto del ciclo attivo consente di dare forza alla strategia commerciale aziendale, permettendo di verificare in tempo reale prospect e di profilarli in base a vari criteri come il rating e il rischio di credito. Inoltre, può velocizzare le operazioni di order entry, supportando il personale nel redigere l’ordine e nello stilare il contratto.
La procedura del ciclo attivo include poi la gestione documentale di tutto quel che occorre dalla conferma ordine alla spedizione del prodotto o all’erogazione del servizio. Infine, è necessario che il processo sia sostenuto da una soluzione tecnologica capace di ottimizzare la fatturazione, che deve essere emessa in modo rapido e preciso al fine di evitare ritardi o problemi nei pagamenti.
Anche buona parte delle attività che compongono il ciclo passivo possono beneficiare dell’uso di sistemi di gestione documentale elettronica, capaci di compiere verifiche in automatico, di innescare in modo autonomo procedure e di interagire con l’applicativo gestionale. Le aziende potranno ad esempio sfruttare l’opportunità di studiare più agevolmente i listini, di monitorare gli acquisti, ottimizzare le tempistiche di consegna e, in generale, il livello di servizio dei fornitori.
Che cosa automatizzare nelle fasi di gestione del ciclo attivo e passivo?
Entriamo dunque nel dettaglio delle soluzioni tecnologiche che permettono di sfruttare a pieno queste potenzialità.
Gestione documentale
All’interno del tradizionale paradigma analogico, amministrare la grande mole di anagrafiche, documenti e fatture comprese nelle attività di gestione di ciclo attivo e passivo comporta una serie di criticità che oggi nessun business può più permettersi: errori, perdite di documenti, rallentamenti, calo della produttività, mancanza di efficienza. Nella gestione di ciclo attivo e passivo questi problemi possono tradursi in ritardi negli incassi delle fatture o nei pagamenti, disservizi verso i clienti o cattiva gestione dei rapporti con i fornitori.
La soluzione è potenziare la gestione documentale adottando un Document Management System(DMS): questo strumento consente di registrare e indicizzare ogni tipologia di documento e seguirne tutto il ciclo di vita, tutelarne la privacy con specifici livelli di accesso, aggiornare e condividere in tempo reale ogni file, ricostruire correlazioni con altre pratiche. Non solo: grazie alla funzionalità che consente di apporre firma digitale e marca temporale a norma di legge, queste soluzioni consentono di digitalizzare qualsiasi documento rendendolo immodificabile e facilmente reperibile nel tempo. Un aspetto, quest’ultimo, che fa davvero la differenza nella gestione di ciclo attivo e passivo, tanto dal punto di vista strettamente operativo quanto legale.
Rapporto con clienti
In un contesto di digitalizzazione dei flussi di lavoro in cui sono comprese le attività di gestione di ciclo attivo e passivo, nell’ottica specifica di ottimizzare il rapporto con i clienti, è inoltre opportuno valutare il ruolo chiave dei software di Customer Relationship Management (CRM) : grazie a funzionalità intelligenti e all’automazione, questi strumenti – integrati con l’ERP aziendale – abilitano una gestione dei contratti più efficiente, facilitano le attività amministrative, semplificano il processo pre e post vendita e potenziano le strategie di marketing. In pratica, il CRM consente di visualizzare in tempo reale tutte le informazioni relative agli acquisti effettuati e di avere visibilità sull’andamento delle trattative: dal preventivo alla trasformazione in un ordine fino, appunto, alla fattura.
Gestione fornitori
È interessante inoltre analizzare l’impatto dell’automazione anche per quanto riguarda la gestione dei fornitori. In un ecosistema operativo digitalizzato, infatti, anche questa attività può essere integralmente tracciata, dal ricevimento dei preventivi fino al controllo delle fatture di acquisto, con relativa registrazione contabile. Su questo fronte, la piattaforma di document management ideale è in grado di trasformare la documentazione di arrivo merce in fatture di acquisto, che vengono automaticamente registrate in contabilità generando i relativi scadenzari e le partite aperte.
Registrazione e contabilizzazione
Altre due fasi cruciali da automatizzare sono quelle relative a registrazione e contabilizzazione: è importante individuare soluzioni tecnologiche avanzate basate su algoritmi di RPA (Robotic Process Automation) che consentano di collegare automaticamente ogni documento con ogni ordine e/o DDT già inseriti nel sistema gestionale , in modo da consentire l’immediata contabilizzazione, abilitando così un’efficienza operativa mai sperimentata prima.
Tali soluzioni devono rispondere, nel dettaglio, a una serie di esigenze:
- estrarre e strutturare i dati delle fatture indipendentemente dal formato originario (carta, e-mail, web…);
- validazione sulla base della documentazione interna (ordini di acquisto, bolle di consegna, anagrafiche aziende fornitrici) ed esterna (banche dati);
- contabilizzazione compliant;
- integrazione dei dati delle fatture nei sistemi ERP o CRM esistenti.
Fatturazione
Emettere, trasmettere attraverso il Sistema di Interscambio (SdI)e conservare per dieci anni (come previsto dalla normativa) le fatture in modalità digitale: sono alcuni dei passaggi chiave da automatizzare per ottimizzare la gestione di ciclo attivo e passivo e garantire un monitoraggio costante della grande mole di documenti che circola all’interno dell’ufficio amministrazione.
Il primissimo step che può essere potenziato grazie al paradigma digitale è quello della compilazione: la soluzione ideale dovrebbe consentire di predisporre, salvare in bozza o inviare in pochi click la fattura elettronica, direttamente online, attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva che ricordi graficamente il classico documento cartaceo.
Ciclo attivo e passivo richiedono poi funzionalità specifiche:
- per quanto riguarda il primo, è importante che la piattaforma consenta di indicare su ogni cliente il flusso di invio tramite Sistema di Interscambio;
- per potenziare la gestione del secondo, invece, la soluzione più efficace è quella che permette, come già accennato, di scaricare automaticamente sul gestionale in uso tutte le fatture ricevute, collegandole con gli altri documenti in modo da verificare in tempo reale l’esistenza di eventuali errori o incongruenze di compilazione.
Conservazione a norma
L’ultimo fondamentale passaggio da automatizzare è quello della conservazione : per dormire sonni tranquilli, in questa fase, è necessario affidarsi a un software che permetta di gestire facilmente, in sicurezza e in modalità compliant, la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il focus va dunque posto su una soluzione per la gestione dei processi di conservazione a norma dei documenti informatici, in conformità alla normativa vigente: uno strumento accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), al fine di garantire i livelli più elevati in termini di qualità e sicurezza nello svolgimento del processo di conservazione.
Dal punto di vista tecnologico, l’apice delle performance si ottiene con una piattaforma facilmente integrabile con il sistema gestionale e capace di sfruttare le potenzialità del cloud per far fronte a qualsiasi esigenza di business. Il DMS metterà quindi a disposizione dell’azienda un archivio centralizzato in grado di gestire la digitalizzazione in sicurezza e in linea con la privacy e con il Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali (GDPR).
In questo quadro, il processo di conservazione può essere delegato a un consulente specializzato, in modo da garantire la conservazione nel tempo e a norma di legge di tutti i documenti dell’azienda (ad esempio fatture, registri e dichiarazioni IVA, messaggi PEC, DDT o studi di settore).
Perché automatizzare: 6 vantaggi per un’amministrazione intelligente
Come appena accennato, digitalizzare la gestione documentale e i flussi di lavoro – automatizzando e facendo diventare intelligente anche la gestione di ciclo attivo e passivo – consente a ogni azienda di potenziare il cuore dei processi amministrativi, con tutti i vantaggi del caso. I benefici più evidenti e immediati possono essere riassunti in questi sei punti chiave:
- aumenta in maniera esponenziale l’efficienza operativa, perché si riducono i processi manuali e si standardizzano le procedure;
- cresce la produttività , grazie alla facilità di compilazione e alla possibilità di gestire anche grandi quantità di documenti in pochi secondi, in modo sicuro e affidabile;
- si abbattono i tempi di contabilizzazione;
- si riduce il margine di errore, evitando ritardi nei pagamenti o negli incassi, migliorando in questo modo anche il rapporto con fornitori e clienti;
- migliora l’accessibilità e la visibilità sulla documentazione, ovvero su tutte le informazioni necessarie per le attività di gestione delle fatture;
- favorisce il controllo sulla liquidità e la salute finanziaria del business, garantendone le possibilità di sopravvivenza e progresso davanti alle sfide dello scenario competitivo.
