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Come scegliere il software gestionale perfetto per la tua azienda

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Quali fattori considerare nella scelta del software gestionale, o meglio, dell’ERP più adatto alla tua azienda? In questa guida, vedremo insieme a cosa serve il gestionale in azienda, perché e quando adottarlo. Ti aiuteremo a valutare gli elementi chiave indispensabili per individuare il programma migliore per il tuo business e cosa deve saper fare un buon software per accompagnarti nel raggiungimento dei tuoi obiettivi. Prima di entrare nel vivo dell’argomento, però, è bene chiarire un’importante differenza, quella tra “software gestionale” ed “ERP”.

Software gestionale aziendale o ERP?

Software gestionale ed Enterprise Resource Planning (ERP) sono due termini utilizzati spesso come sinonimi, ma in realtà non indicano esattamente la stessa cosa.

Con software gestionale, inteso in senso stretto, si intende un programma che permette di gestire solo una o alcune funzioni aziendali. Per esempio, sono gestionali i software di contabilità, i software per il magazzino e così via. Col termine ERP, invece, si intende un vero e proprio sistema informativo aziendale (SI o SIA) che riunisce e collega tutte le funzioni dell’organizzazione.

In questa guida, ci concentreremo soprattutto su quest’ultimo strumento.

Perché adottare un software ERP e a cosa serve

Viviamo in un mondo in continua evoluzione, dove flessibilità, proattività e velocità sono requisiti essenziali per competere sul mercato. In questo scenario così imprevedibile, la chiave per un business di successo sta nella “capacità di adattarsi in modo continuo e agile a contesti assai incerti e volatili, senza interrompere la crescita anzi accelerandola” (Fonte: Ecopoly, Il Sole24Ore).

Perché questo sia possibile, è fondamentale gestire l’azienda come un’entità integrata, pronta a reagire ai repentini cambiamenti esterni.

Tuttavia, spesso, i singoli sistemi in uso nell’organizzazione – il programma per la produzione, il software per l’amministrazione, per la gestione documentale, il software per la gestione del ciclo attivo e passivo… – non comunicano efficacemente tra loro, rallentando i processi, aumentando il rischio di errore e quello di reagire in ritardo rispetto alle nuove richieste che arrivano dal mercato.

I gestionali ERP sono nati per superare questo problema, perché uniscono le diverse applicazioni in un unico sistema informativo, diventando uno strumento di cui oggi un’azienda non può più fare a meno.

I vantaggi del gestionale riassunti in uno studio di AssoSoftware

I software gestionali contribuiscono a ridurre i costi, a velocizzare i processi e a eliminare gli sprechi, e sono spesso una leva per potenziare le vendite. Lo confermano anche i dati emersi in uno studio realizzato dagli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, in collaborazione con AssoSoftware: “Il software gestionale in Italia: stato di maturità e leve per la crescita”.

Il 53% delle PMI intervistate nel corso dell’indagine, infatti, ha dichiarato di aver incrementato i volumi di vendita grazie all’adozione di un gestionale. Inoltre, le aziende oggetto dello studio hanno confermato l’impatto positivo del software anche su altre performance aziendali:

  • Aumento della marginalità, della velocità di incasso debiti, della qualità della comunicazione verso i clienti e del tasso di conversione.
  • Snellimento dell’offerta di prodotti e servizi.
  • Riduzione degli errori di gestione, del tempo di accesso a documenti e informazioni, e del tempo necessario per processare fatture e documenti amministrativi.
  • Maggiore efficienza rispetto ai costi operativi (che si traduce in riduzione dei costi del personale ordinario e straordinario, delle giacenze e degli scarti di produzione).

Oltre a questi effetti tangibili, gli intervistati hanno riscontrato anche benefici intangibili, indispensabili per competere nel mercato odierno: maggiore controllo sulle performance, aggiornamento dei dati in tempo reale, maggiore scalabilità del business e proattività nella risposta ai cambiamenti.

Non è un caso quindi che, spesso, la necessità di adottare un nuovo ERP nasca per reagire più efficacemente al contesto in cui l’azienda opera.

Quando cambiare gestionale o adottare un unico software ERP

Come abbiamo visto, il software ERP integra tutte le applicazioni aziendali in un unico sistema, con un effetto positivo a cascata sull’intero business. Inoltre questo strumento permette all’azienda di avere una visione d’insieme delle attività: elemento fondamentale per prendere decisioni informate, in modo più rapido ed efficiente.

Proprio per questo motivo, l’esigenza di adottare un unico software gestionale si presenta di solito quando l’organizzazione comprende che avere tanti strumenti diversi per gestire il proprio business – un software per l’amministrazione, uno per il magazzino, un altro per la fatturazione… – rappresenta un limite.

In altri casi, invece, la necessità di individuare un nuovo programma sorge nel momento in cui l’organizzazione ha già un gestionale, ma le sue caratteristiche non rispondono più agli obiettivi di business o non consentono all’azienda di crescere. Accade per esempio quando l’organizzazione apre un e-commerce per sostituire i punti vendita, in occasione di una fusione aziendale o dell’acquisto di una società.

Oppure l’esigenza di un nuovo ERP nasce in risposta ai mutamenti tecnologici, del mercato e del lavoro. Per esempio, è una decisione frequente nelle aziende che vogliono migliorare il time-to-market o implementare lo smart working, mantenendo il controllo di processi e flussi, anche da remoto.

Quindi, i motivi alla base dell’adozione di un nuovo software possono essere molto diversi fra loro. Ecco perché il primo passo per scegliere il programma più adatto alla singola azienda parte dall’analisi delle sue esigenze specifiche.  

Nel tuo caso, quali sono?
Ecco alcune domande-guida che ti aiuteranno a chiarire di cosa ha bisogno la tua organizzazione e di conseguenza individuare il tipo di gestionale da integrare.

Come scegliere il software gestionale: il primo passo è individuare le esigenze della tua azienda

“Un software completo, facile da usare, che ci permetta di gestire tutte le attività aziendali con un unico strumento e con l’aiuto di un servizio di assistenza veloce e attento.” Se dovessimo riassumere in un’unica frase l’esigenza tipica di chi si appresta a scegliere un software gestionale per la propria azienda – o a cambiare programma -, molto probabilmente sarebbe questa.

Si tratta di una motivazione comune a tutte le organizzazioni, grandi e piccole, ma che da sola non è sufficiente per individuare il programma realmente adatto all’azienda. È necessario approfondire e analizzare il business con un approccio che tenga conto di tutte le variabili importanti: settore, processi, sistemi informatici esistenti.

Per aiutarti a chiarire con più precisione quali sono gli obiettivi, le caratteristiche e le esigenze della tua organizzazione (e quindi individuare il software ERP più indicato nel tuo caso), abbiamo stilato una lista di domande-guida da porti, prima di analizzare le opzioni possibili:

1) Settore e caratteristiche dell’azienda

  • Di cosa si occupa la tua azienda (è un’azienda di produzione, commerciale, di servizi o il suo core business è un altro)?
  • In quale settore opera?
  • Quanto è strutturata?
  • Quali sono le aree aziendali più importanti?

2) Processi aziendali, rapporti con fornitori e clienti, funzioni core

  • Quali sono i processi interni alla tua organizzazione? E quali i rapporti con i tuoi fornitori e i clienti?
  • Quali funzioni dovrebbero assolutamente essere supportate dal gestionale (amministrazione, produzione, magazzino…)?
  •  A quali esigenze operative dovrebbe rispondere il software? Per esempio, oltre all’amministrazione dovrebbe poter gestire anche la produzione o integrarsi con l’e-commerce?
  • Quali funzioni aziendali dovrebbe rendere più semplici ed efficienti?  

3) Software e applicazioni già presenti in azienda

  • Quali applicazioni sono già presenti in azienda (CRM, gestionale contabilità, MES…)?
  • Se in azienda è già presente un gestionale, perché non risponde più alle caratteristiche del tuo business?
  • L’infrastruttura e i sistemi operativi presenti al momento in azienda sono aggiornati o obsoleti?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a chiarire le esigenze reali e i requisiti funzionali che il software dovrebbe avere.

Facciamo un esempio.

Prendiamo il caso di due aziende: da un lato, una PMI che opera nel settore della consulenza, dall’altro, una grande SpA manifatturiera, con un reparto produzione che deve comunicare col gestionale e il magazzino.

È evidente che si tratta di due organizzazioni molto diverse fra loro sotto tanti punti di vista: la prima potrebbe trarre il massimo beneficio da un software gestionale con un’infrastruttura leggera – per esempio un software in cloud -, mentre la seconda potrebbe aver bisogno di un ERP on premise (cioè installato direttamente sui server dell’azienda), integrato con la produzione.

Come è facile intuire, quindi, non esiste il miglior software in assoluto. Tutto dipende dalle caratteristiche della singola organizzazione e dalle sue esigenze. Chiariti questi aspetti, il secondo passo è valutare le soluzioni proposte dal mercato.

Scegliere un software gestionale aziendale

Cosa deve “saper fare” il gestionale per la tua azienda e quali caratteristiche dovrebbe avere?

La ricerca condotta da Osservatori Digital Innovation e AssoSoftware riporta che, nel 2020, solo in Italia, le soluzioni gestionali presenti sul mercato erano 5.368.

Come orientarsi nella scelta del software, in un contesto in cui l’offerta è così ampia?

Ecco i fattori principali da considerare:

1) Verifica se il software che stai valutando supporta le funzionalità indispensabili per la tua azienda

I requisiti funzionali sono il punto di partenza per una prima scrematura. Alcune funzioni dovrebbero essere sempre presenti nel software ERP che sceglierai, perché essenziali in tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni e dal settore. Sono:

  • Gestione amministrativa per assolvere agli obblighi fiscali e di legge
  • Gestione finanziaria (pagamenti, registro di prima nota e scadenzario)

A queste possono aggiungersi altre funzionalità, che dovranno tener conto delle caratteristiche dell’azienda e del tipo di business:

  • Gestione del magazzino
  • Supporto alla vendita (come preventivi e gestione listini)
  • Gestione della produzione
  • Business Intelligence

E così via.

2) Su quale server verrà installato: software on premise o in cloud?

Un altro aspetto da considerare è legato al tipo di infrastruttura tecnologica già presente in azienda. Questo è un fattore che incide soprattutto sulla scelta tra una soluzione installata direttamente sui server aziendali (on premise) e un software in cloud.

Infatti, adottare un gestionale on premise in un’organizzazione in cui i sistemi operativi sono obsoleti e l’infrastruttura è datata, potrebbe tradursi in un costo importante, che può essere evitato preferendo un software in cloud. Dall’altra parte, però, un software installato sui server aziendali è a tutti gli effetti un circuito chiuso, accessibile solo in struttura, e se l’azienda ha la possibilità di sostenere i costi di gestione e manutenzione, in molti casi resta la soluzione migliore.

Anche il lavoro da remoto può avere un impatto su questa scelta: se molti collaboratori lavorano in mobilità e in smart working e l’azienda preferisce esternalizzare la sicurezza dei dati, il cloud è di solito la soluzione preferibile.

3) Scalabilità: una caratteristica indispensabile per competere sul mercato di oggi

La scalabilità del software è una caratteristica imprescindibile per competere sul mercato odierno. Ma cosa si intende con questo termine? Un software è scalabile se può adattarsi al volume e al tipo di dati trattati e se può essere facilmente integrato con altri software e servizi, per esempio con un CRM o un software per la fatturazione elettronica.

Come puoi facilmente intuire, questa caratteristica è indispensabile per far sì che la tua azienda si adatti rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle mutate esigenze del tuo business.

Al contrario, una soluzione non scalabile, col tempo, può rivelarsi troppo rigida e bloccare la crescita dell’organizzazione o impedirle di adeguarsi a nuovi requisiti tecnologici e di sicurezza, semplicemente perché non è possibile estendere le funzionalità del software.

In concreto scegliere un software non scalabile si traduce in opportunità mancate per l’azienda. Ti consigliamo quindi di optare sempre per un gestionale dotato di strumenti di importazione ed esportazione dati.

4) Semplicità d’uso e automazione: fattori indispensabili per ottimizzare tempi e risorse

In azienda, chi utilizzerà maggiormente il gestionale? Se si tratta di persone che non hanno competenze tecnologiche a livello specialistico, è importante scegliere un software intuitivo e semplice da usare.

Infatti, lo scopo dell’ERP è semplificare i processi, velocizzando le attività operative (emettere fatture, gestire pagamenti e magazzino…) e riducendo il rischio di errore. Un software che automatizza alcuni compiti – per esempio, un programma che trasforma automaticamente un ordine in entrata di magazzino o un preventivo in fattura – è sicuramente la scelta migliore per evitare ritardi, sviste ed errori di battitura.

Per capire se il software che stai valutando è realmente intuitivo, ti consigliamo di chiedere una prova gratuita, con l’aiuto di un consulente che ti mostri le caratteristiche e funzionalità del programma.

5) Sicurezza e aggiornamenti: un aspetto fondamentale

Per garantire la sicurezza dei dati e dell’azienda, è fondamentale scegliere un gestionale sempre aggiornato.

Aggiornare un software, infatti, significa introdurre nuove funzionalità, risolvere i bug e ridurre le vulnerabilità del sistema. Allo stesso tempo, gli aggiornamenti tecnologici dovrebbero essere accompagnati da un adeguamento normativo e fiscale. Anche questo è un fattore molto importante, soprattutto in un Paese come l’Italia, dove i cambiamenti legislativi sono così frequenti.  

6) Affidabilità del fornitore ed esperienza del consulente

Affideresti la gestione contabile della tua azienda a un consulente con poca esperienza nel settore o una causa importante a un legale da poco abilitato? La scelta del software gestionale dovrebbe seguire la stessa logica.

Esperienza, affidabilità e solidità sono tre dei fattori più importanti da considerare nella scelta del programma ERP su cui fondare i processi della tua azienda. È per questo motivo che in NordEst Informatica abbiamo scelto di essere software partner TeamSystem. Grazie a questa collaborazione possiamo garantire ai nostri clienti la sicurezza e la serenità di contare su un software aggiornato in tempi rapidissimi, sia tecnologicamente che dal punto di vista fiscale e normativo, e sviluppato da un’azienda con una lunga esperienza nel settore.

7) È previsto un periodo di formazione e affiancamento?

Poniamo che tu abbia individuato il software gestionale aziendale che meglio risponde alle esigenze del tuo business. Anche se si tratta di una soluzione facile da usare e da integrare, è sempre consigliabile poter contare su un periodo di formazione iniziale, seguito da un affiancamento, soprattutto quando il software scelto è ricco di funzionalità e la tua azienda è molto strutturata.

8) Il servizio di assistenza post-vendita è compreso nell’offerta?

Col tempo, la tua azienda potrebbe dover integrare nuove funzionalità e lo staff potrebbe aver bisogno di un aiuto. Poter contare su un customer care attento e puntuale, su manuali d’uso, guide, seminari e webinar online è una garanzia in più!

9) Compatibilità con i sistemi esistenti

Accade spesso che un’azienda utilizzi da molto tempo sistemi strategici per il suo business – per esempio un software per l’ottimizzazione della logistica di magazzino o per la pianificazione e schedulazione di materiali e risorse produttive (Global Planning System) – e che non voglia rinunciarvi in favore di un nuovo software gestionale. In questi casi, è importante verificare che il nuovo ERP abbia tutti i requisiti per dialogare con i sistemi esistenti. 

I fattori economici da considerare nella scelta del gestionale

Valutato il software sotto il profilo funzionale, tecnologico e di servizio, l’ultimo aspetto da considerare è la variabile economica. “Quanto costa un software gestionale?” È una domanda che ci viene posta spesso, ma a cui è difficile dare una risposta a priori. Dipende infatti dal tipo di software scelto (on premise o cloud), dalle funzionalità che il programma dovrà avere e dall’eventuale integrazione con i sistemi esistenti.

Nel caso di un gestionale ERP ricco di funzionalità, poi, è indispensabile prevedere un’analisi iniziale, seguita dall’installazione, dalla formazione e dall’affiancamento all’uso del software (fino al go live).

A questi fattori, si aggiungono le spese per la manutenzione e l’aggiornamento – che devono essere internalizzate se il software è installato sui server aziendali – e quelle per l’assistenza tecnica.

Senza contare che l’investimento dovrebbe tenere conto anche delle modalità di acquisto e fornitura, che nel mondo dei software sono principalmente:

  • Acquisto di una licenza a cui si aggiunge il pagamento di un canone periodico, nel caso dei software on premise, cioè installati sui server aziendali.
  • Pagamento di un canone periodico, nel caso dei software in cloud pensati per gestire una o solo alcune funzioni come, per esempio, la fatturazione elettronica.
  • Nel caso dei software ERP più avanzati, invece, l’investimento comprende: consulenza e installazione, acquisto della licenza e pagamento di un canone periodico a cui possono aggiungersi interventi tecnici e formazione.

In linea generale è bene sapere che scegliere la soluzione più economica, non sempre si traduce in un buon investimento. Il rischio infatti è di adottare un gestionale incompleto e sottodimensionato rispetto alle reali esigenze dell’azienda. In questo caso, potrebbe essere necessario, in un secondo momento, prevedere un ulteriore investimento per integrare servizi e funzionalità mancanti o addirittura cambiare software (con un dispendio extra di tempo e risorse).

All’opposto, scegliere a priori un ERP di un brand molto noto, senza valutare se le caratteristiche della soluzione scelta siano realmente indispensabili per la propria azienda, può portare un’organizzazione ad adottare un software sovradimensionato. E quindi a sostenere costi che avrebbe potuto evitare, affidandosi all’aiuto e all’esperienza di un consulente software.

Quale software ERP adottare nella tua azienda?

Ripercorriamo i principali passi da seguire per scegliere il software gestionale più adatto alla tua azienda:

1) Analizza la tua organizzazione

  • Quali sono gli obiettivi da raggiungere, le caratteristiche dell’azienda e le sue esigenze?
  • In quale settore opera, com’è strutturata e quali funzioni non dovrebbero assolutamente mancare nel software gestionale che sceglierai?
  • Quali software e applicazioni sono già presenti in azienda? I sistemi informativi in uso sono obsoleti o moderni?
  • Se è già presente un gestionale, perché è sorta la necessità di cambiarlo?

2) Valuta le opzioni disponibili sul mercato assicurandoti di valutare questi aspetti:

  • Il software ha le funzionalità che consideri indispensabili per la tua azienda?
  • Nel tuo caso, è meglio una soluzione on premise o in cloud?
  • Il gestionale è scalabile, semplice da usare e automatizzato?
  • È aggiornato sia dal punto di vista tecnologico che normativo e fiscale?
  • Il fornitore è affidabile e qual è la sua esperienza?
  • Il servizio comprende una formazione iniziale ed è prevista l’assistenza post-vendita?
  • Il software è compatibile coi sistemi esistenti?

3) Confronta i software disponibili tenendo conto del fatto che non sempre la soluzione migliore è optare per il programma più economico o per quello più costoso: tutto dipende dalle tue esigenze.

Un software gestionale ERP come TeamSystem Enterprise, per esempio, ti permette di gestire e controllare tutte le aree aziendali con un unico strumento. È semplice da usare, ricco di moduli, funzioni già disponibili e servizi che puoi integrare subito o in un secondo momento, perché è scalabile e pensato per aiutare il tuo business a crescere.

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