La firma elettronica rappresenta una delle innovazioni più significative nel contesto della digitalizzazione aziendale, offrendo numerosi vantaggi in termini di efficienza, praticità e sicurezza. In questo articolo esploreremo i molteplici vantaggi della firma elettronica e come questa tecnologia può essere integrata in modo sinergico con i software gestionali, HR e di gestione documentale.
Tipologie di firma elettronica
Innanzitutto, è bene specificare che esiste una differenza tra la firma digitale e la firma elettronica, ne abbiamo ampiamente parlato in questo articolo, ma, per semplificare, ora quello che ci basta sapere è che utilizzeremo i due termini in maniera interscambiabile facendo però sempre riferimento al concetto di firma elettronica.
Quest’ultima sta prendendo sempre più piede e possiede una regolamentazione europea, chiamata eIDAS, che ne classifica le tipologie. Vediamole brevemente una per una.
- Firma Elettronica Semplice (FES): si tratta della tipologia più semplice, con basso valore legale in quanto non c’è riconoscimento del firmatario.
- Firma Elettronica Avanzata (FEA): in questo caso il livello di sicurezza si alza rispetto alla firma elettronica semplice, ed è necessaria l’identificazione del firmatario. Inoltre, il documento non può essere modificato, garantendone così l’integrità.
- Firma Elettronica Qualificata (FEQ): quest’ultima tipologia è utilizzata nei casi in cui si ha la necessità di avere un processo di identificazione e sicurezza molto alto. L’identificazione, infatti, deve avvenire da parte di un ente certificato. Anche TeamSystem ha completato il processo di accreditamento AGID come Certification Authority acquisendo così la possibilità di agire e convalidare le identità dei propri clienti.
L’accreditamento a Certification Authority comporta una notevole semplificazione della user experience, grazie all’identificazione tramite SPID e VIDEOID nel processo di firma, e abilita nuovi casi d’uso in cui i certificati FEQ One-Shot possono trovare applicazione.
Per questo motivo l’offerta TeamSystem prevederà certificati digitali, marche temporali e firme digitali, anche con dispositivi fisici.
Entriamo più nel dettaglio, dunque, delle modalità di firma da remoto o in presenza.
Firma elettronica da qualsiasi dispositivo e modalità: da remoto o in presenza
A seconda dei contesti ci può essere la necessità di firmare i documenti in presenza o da remoto. Con TeamSystem Digital Signature è possibile gestire tutte le situazioni. Vediamo nel dettaglio le modalità.
3 esempi di firma da remoto, valide in tutti i casi in cui ilfirmatario si trova a distanza rispetto alla persona a cui deve inviare il documento:
- Firma remota Secure Call: l’utente riceve una telefonata e tramite la telefonata inserisce il pin che permette di apporre la firma sul documento;
- Firma Remota SMS OTP: molto simile alla Firma remota con telefonata, con questa modalità però l’utente riceve il pin attraverso un SMS OTP;
- Firma Remota SmartApp: l’autenticazione in con questa tipologia di firma avviene tramite l’utilizzo di app preposte che permettono di apporre la firma.
3 esempi di Firma in presenza:
- Firma grafometrica con tab e mobile: è la classica firma elettronica che viene apposta in presenza tramite delle tavolette o dei tablet;
- Firma con dispositivo fisico: questa modalità permette di firmare i documenti attraverso i dispositivi (esempi chiavette o smartcard) che hanno all’interno i certificati di firma;
- Firma con SPID: si può apporre la firma utilizzando lo SPID. Il firmatario si autentica attraverso lo SPID e appone la firma elettronica qualificata inserendo il codice OTP ricevuto.
Teamsystem Signature, le configurazioni a seconda delle diverse esigenze
La soluzione di firma Elettronica di TeamSystem è stata pensata per rispondere alle esigenze di aziende di tutte le dimensioni. Per questo motivo esistono 3 configurazioni differenti che si differenziano per il livello di integrazione; di seguito le vediamo nel dettaglio.
- La versione Standard è sempre integrata con i software Teamsystem e permette un numero di transazioni di firma illimitate. L’utente opera principalmente all’interno del suo gestionale andando a produrre e firmare i documenti.
È possibile, inoltre, integrare la soluzione con Teamsystem Digital Archive per garantire la conservazione a norma di tutti i documenti firmati. - Versione Advanced ha tutte le possibilità della versione standard oltre che una piattaforma dedicata. L’interfaccia dedicata permette la creazione dei documenti, l’invio ai firmatari e la ricezione dei documenti firmati. Anche in questo caso può essere integrato con Teamsystem Digital Archive
- Versione Premium è una soluzione dedicata e customizzata sulle esigenze del cliente. In primis viene svolta un’analisi delle esigenze e in secondo luogo si procede all’integrazione con gestionali di terze parti tramite API.
Teamsystem Signature integrato nei software gestionali Teamsystem
Come abbiamo precedentemente accennato, TeamSystem Digital Signature si integra perfettamente con tutte le soluzioni TeamSystem, inclusi i software di gestione documentale (DMS), per la gestione del personale e gli ERP.
Ciò consente agli utenti di firmare digitalmente i documenti direttamente all’interno del flusso di lavoro esistente, garantendo coerenza, tracciabilità e sicurezza in ogni fase del processo aziendale.
Andiamo più nel dettaglio e vediamo come la firma elettronica si può integrare nell’ERP TeamSystem Enterprise , nel DMS TeamSystem e nel software HR All in one.
TeamSystem Signature integrato con il software gestionale TeamSystem Enterprise
La firma elettronica integrata di TS Enterprise consente di firmare documenti di ciclo attivo e passivo: offerte, ordini, DDT, contratti di vendita o fornitura ecc..
A seconda del tipo di documento che è necessario far firmare si possono usare diverse tipologie di firma. Per far firmare un preventivo, per esempio, sarà sufficiente una Firma semplice.
Se si parla invece di contratti di fornitura e vendita la Firma semplice non basterà e si dovrà utilizzare la firma avanzata.
TeamSystem Signature integrato con HR
Anche il software per la gestione delle risorse umane di TeamSystem è integrato con il sistema di firma. In particolare, i fascicoli dei dipendenti sono gli oggetti su cui vertono tutte le attività.
La firma elettronica integrata in TeamSystem HR, nel flusso di gestione del fascicolo del dipendente, consente di raccogliere le firme necessarie a completamento dei contratti di assunzione. Inoltre, permette di firmare moduli privacy, circolari e comunicazioni, consegna di dotazioni e note spese.
L’ Azienda provvederà alla preparazione dei documenti necessari per il Fascicolo documentale personale e il dipendente potrà:
1. Consultare i documenti;
2. apporre commenti e aggiungere contenuti;
3. inviare la conferma di lettura;
4. effettuare il download del documento;
5. firmare il documento
A seconda della tipologia di documento che deve essere mandato in firma al dipendente si sceglierà la tipologia di firma più idonea. Per esempio, per la consegna di dotazioni, o documenti privacy è preferibile utilizzare la modalità di Firma Semplice.
Per tipologia di documenti come i contratti di assunzione invece è suggerita la modalità di Firma Avanzata.
O ancora, per la gestione e la conservazione delle note spese verrà preferita la modalità di FEQ Automatica.
Il processo di firma è molto semplice poiché il dipendente, attraverso il proprio fascicolo documentale, troverà in una apposita sezione i documenti da firmare. Cliccando sulla specifica icona attiverà così il flusso di firma.
TeamSystem Signature integrato con DMS TeamSystem
TeamSystem DMS, integrato con TS Signature, consente di apporre tutte le tipologie di firma elettronica in totale sicurezza e con estrema semplicità.
È sufficiente un cellulare attraverso il quale ricevere un codice OTP o effettuare una semplice telefonata, oppure tramite firma autografata per mezzo di dispositivi hardware biometrici.
Per la Firma elettronica semplice remota, quella avanzata remota e la qualificata remota il firmatario riceverà via e-mail un link URL per effettuare la firma con il proprio cellulare.
Per la firma elettronica semplice grafometrica e avanzata grafometrica invece il firmatario riceverà un link con un URL che rimanderà ad una sessione grafica per rilevare la firma con un dispositivo fisico (Esempio tavoletta o tablet).
Anche in questo caso l’utilizzo sarà molto semplice e sarà sufficiente configurare inizialmente la firma, definire dove firmare e le tipologie di firma da utilizzare.
4 vantaggi della Firma Elettronica
1. Efficienza Operativa
La firma elettronica elimina la necessità di stampare, firmare a mano e scannerizzare documenti, riducendo significativamente i tempi di elaborazione e accelerando i processi aziendali. Ciò consente alle aziende di risparmiare tempo prezioso e ridurre i costi associati alla gestione documentale tradizionale.
2. Riduzione del Rischio di Errori
Grazie alla validazione automatica dei dati e alla tracciabilità delle firme digitali, la firma elettronica riduce il rischio di errori umani e di frodi, garantendo un livello superiore di precisione e sicurezza nei documenti.
3. Accesso Remoto e Mobilità
Con la firma elettronica, i documenti possono essere firmati e convalidati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, consentendo ai team di lavoro di essere più flessibili e reattivi, soprattutto in contesti di lavoro remoto o distribuito.
4. Rispetto Normativo e Legale
Le soluzioni di firma elettronica qualificata sono conformi a normative e regolamenti internazionali, garantendo la validità legale dei documenti elettronici e delle transazioni online.
La firma elettronica rappresenta dunque un potente strumento per semplificare e migliorare i processi aziendali, offrendo vantaggi significativi in termini di efficienza, sicurezza e conformità normativa. Integrando la firma elettronica con le soluzioni software di Teamsystem, le aziende possono massimizzare i benefici della digitalizzazione e raggiungere livelli superiori di produttività e competitività nel mercato odierno.
Per ulteriori informazioni sulla firma elettronica e le soluzioni software di TeamSystem, non esitare a contattarci.
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