TeamSystem DMS, il software per la dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti

TeamSystem DMS (Document Management System) è un’applicazione web per la gestione documentale digitale. Permette di creare in modo semplice, intuitivo e sicuro un archivio aziendale centralizzato, così da ridurre i tempi e i costi della gestione dei documenti.

NordEst Informatica è software partner TeamSystem, i nostri consulenti sono a tua disposizione per mostrarti le caratteristiche del software DMS di TeamSystem e aiutarti nella transizione digitale, grazie al passaggio dall’archiviazione tradizionale alla gestione e conservazione dei documenti digitali a norma di legge.

Il software DMS per la gestione digitale dei documenti

TeamSystem DMS è pensato per accompagnare le aziende nel processo di trasformazione digitale dei documenti, e si adatta perfettamente alle esigenze delle imprese di ogni dimensione e settore.

comercio

Commercio

impianti

Costruzione e installazione di impianti

estrattiva

Industria estrattiva e trasformazione di minerali

chimica

Industrie chimiche

manifatturiera

Industria manifatturiera:

– Lavorazione legno
– Lavorazione metalli
– Meccanica di precisione
– Produzione materiali
– Produzione di apparecchiature
– Macchine elettriche ed elettroniche

Perché scegliere il software DMS di TeamSystem

  • Il software per la
    dematerializzazione
    e archiviazione digitale
    sicuro e conforme
    al GDPR

  • TeamSystem DMS ti aiuta a creare un archivio centralizzato che permette di semplificare il processo di gestione dei documenti aziendali e ne riduce i costi. Riservatezza dei dati, policy di accesso ai documenti, inviolabilità del sistema, cifratura di dati e documenti, conservazione sostitutiva a norma di legge: ti permette di gestire la digitalizzazione degli archivi in sicurezza e in regola con la privacy e con il Regolamento europeo per la protezione dei dati personali (GDPR).

  • Ottimizzazione di costi, tempi
    e spazi: DMS TeamSystem
    aumenta l’efficienza
    aziendale

  • Ogni documento è catalogato per tipologia all’interno dell’archivio centralizzato, così gli operatori potranno recuperare le informazioni in modo rapido e intuitivo, riducendo i tempi di ricerca. TeamSystem DMS infatti consente l’accesso condiviso alle informazioni. Inoltre, ti aiuta a rendere ancora più efficiente la tua azienda, perché la digitalizzazione dei documenti, sicura e a norma, minimizza il rischio di commettere errori, riduce i costi e i tempi tipici della gestione documentale cartacea. Ti permette anche di ottimizzare gli spazi e le risorse, limitando le attività manuali e con basso valore aggiunto allo stretto necessario, in modo da reindirizzare il personale verso mansioni più profittevoli per il tuo business. 

  • Un software collaborativo
    nato per semplificare

  • TeamSystem DMS ti permette di controllare i processi digitali. Grazie all’interfaccia intuitiva tutti i documenti  disponibili all’interno e all’esterno dell’azienda – documenti provenienti dall’ERP, e-mail, documenti cartacei, disegni CAD, documenti office (.xls, .doc…) – sono semplici da trovare e da consultare. Inoltre, puoi creare collegamenti tra loro per recuperare le informazioni più rapidamente. 

TeamSystem DMS ti aiuta a creare un archivio centralizzato che permette di semplificare il processo di gestione dei documenti aziendali e ne riduce i costi. Riservatezza dei dati, policy di accesso ai documenti, inviolabilità del sistema, cifratura di dati e documenti, conservazione sostitutiva a norma di legge: ti permette di gestire la digitalizzazione degli archivi in sicurezza e in regola con la privacy e con il Regolamento europeo per la protezione dei dati personali (GDPR).

Ogni documento è catalogato per tipologia all’interno dell’archivio centralizzato, così gli operatori potranno recuperare le informazioni in modo rapido e intuitivo, riducendo i tempi di ricerca. TeamSystem DMS infatti consente l’accesso condiviso alle informazioni. Inoltre, ti aiuta a rendere ancora più efficiente la tua azienda, perché la digitalizzazione dei documenti, sicura e a norma, minimizza il rischio di commettere errori, riduce i costi e i tempi tipici della gestione documentale cartacea. Ti permette anche di ottimizzare gli spazi e le risorse, limitando le attività manuali e con basso valore aggiunto allo stretto necessario, in modo da reindirizzare il personale verso mansioni più profittevoli per il tuo business. 

TeamSystem DMS ti permette di controllare i processi digitali. Grazie all’interfaccia intuitiva tutti i documenti  disponibili all’interno e all’esterno dell’azienda – documenti provenienti dall’ERP, e-mail, documenti cartacei, disegni CAD, documenti office (.xls, .doc…) – sono semplici da trovare e da consultare. Inoltre, puoi creare collegamenti tra loro per recuperare le informazioni più rapidamente. 

Caratteristiche del software

  • Semplifica processi
    e scambi di informazioni
  • Le informazioni arrivano tempestive a chi ne ha bisogno, così l’organizzazione diventa più reattiva. Il software è multilingua e multiazienda, dunque è perfetto per gestire i gruppi aziendali e anche le sedi all’estero.

  • Sicuro
  • TeamSystem DMS è stato progettato per darti  la massima sicurezza sia dal punto di vista della consultazione e fruizione sia da quello della condivisione delle informazioni archiviate. La gestione dei log infatti ti aiuta a monitorare tutte le attività degli utenti, aumentando il livello di sicurezza.

  • Flessibile e collaborativo
  • Si adatta a ogni realtà aziendale e organizzativa. Rende più efficace e veloce il lavoro di tutti i reparti che potranno collaborare in maniera intuitiva: i dati vengono raccolti, organizzati e catalogati in un unico archivio perché siano condivisi con tutta la catena aziendale.

  • Facile da usare
    anche da mobile
  • Puoi consultare il software anche da mobile grazie all’interfaccia web cross browser, che rende immediatamente fruibili tutti i documenti aziendali.

Le informazioni arrivano tempestive a chi ne ha bisogno, così l’organizzazione diventa più reattiva. Il software è multilingua e multiazienda, dunque è perfetto per gestire i gruppi aziendali e anche le sedi all’estero.

TeamSystem DMS è stato progettato per darti  la massima sicurezza sia dal punto di vista della consultazione e fruizione sia da quello della condivisione delle informazioni archiviate. La gestione dei log infatti ti aiuta a monitorare tutte le attività degli utenti, aumentando il livello di sicurezza.

Si adatta a ogni realtà aziendale e organizzativa. Rende più efficace e veloce il lavoro di tutti i reparti che potranno collaborare in maniera intuitiva: i dati vengono raccolti, organizzati e catalogati in un unico archivio perché siano condivisi con tutta la catena aziendale.

Puoi consultare il software anche da mobile grazie all’interfaccia web cross browser, che rende immediatamente fruibili tutti i documenti aziendali.

Scegli il software DMS di TeamSystem con la consulenza di NordEst Informatica

NordEst Informatica è software partner di TeamSystem. I nostri consulenti applicativi sono a tua disposizione per mostrarti le caratteristiche di TeamSystem DMS e guidarti, passo dopo passo, nella scelta delle migliori soluzioni per la digitalizzazione della tua azienda.

Le funzionalità di TeamSystem Enterprise DMS

Le modalità di archiviazione dei documenti sono pensate per semplificare il processo e l’operatività, perché puoi contare su diversi canali per l’alimentazione dell’archivio. Il DMS Client, per esempio, permette di attivare la funzionalità Drag&drop dei file. In questo modo digitalizzare i documenti direttamente dal proprio PC è più semplice e intuitivo. L’integrazione con scanner, invece, permette di acquisire velocemente ogni formato di file, producendo output file in formato pdf. TeamSystem DMS ti aiuta anche a digitalizzare le operazioni di archiviazione che finora hai gestito manualmente. Per l’archiviazione dei documenti cartacei, infatti, è disponibile il modulo BarcodeOCR, che ti permette di scansionare in maniera massiva i documenti precedentemente etichettati con barcode e di automatizzarne l’upload. Per ogni documento è possibile creare un link con altri documenti correlati e utili per la navigazione nell’archivio, velocizzando le operazioni di acquisizione e catalogazione documentale.

Le informazioni, i documenti e i file, una volta digitalizzati e archiviati, possono essere cercati e trovati in modo rapido e intuitivo, perché vengono classificati in base alla tipologia, riprendendo il classico schema dell’archiviazione manuale.
Si ottiene così un’archiviazione in fascicoli virtuali che contengono una o più tipologie di documento. Successivamente il sistema definisce gli attributi di tipologia che facilitano la ricerca dei documenti all’interno dell’archivio.

Il software DMS di TeamSystem ti aiuta a semplificare la gestione del processo approvativo dei documenti grazie alla creazione di workflow per ogni tipologia di pubblicazione. In questo modo è possibile definire i flussi e controllare stato di avanzamento, azioni, scadenze ed eventuali ritardi che verranno notificati via e-mail. 

Il software mette a disposizione una serie di strumenti finalizzati alla ricerca di informazioni all’interno dell’archivio documentale. L’ispezione dei cataloghi è semplice e veloce ed è possibile effettuare una ricerca manuale per i documenti di cui la collocazione è nota. La navigazione nell’archivio è ulteriormente facilitata dalla possibilità di inserire link interni ed esterni.

Possono accedere al software solo persone designate e con autorizzazione. L’accesso sulla base di credenziali, per utenti o gruppi, permette di massimizzare la sicurezza dell’archivio e dei documenti in esso contenuti. È anche possibile limitare la visualizzazione di alcune tipologie di documento a determinati profili autorizzati.

TeamSystem DMS permette di creare un registro con i log delle attività svolte all’interno dell’archivio da parte degli utenti, memorizzando frequenza di accesso, documenti consultati e operazioni effettuate. In questo modo tutte le attività degli utenti sono tracciate, aumentando la sicurezza del sistema.



Il modulo conservazione sostitutiva in house ti permette di svolgere internamente tutto il processo di conservazione e gestione sostitutiva, per garantire la validità legale dei documenti digitalizzati. Vengono creati dei pacchetti a partire dai documenti archiviati, così come previsto dalla normativa attualmente in vigore. Inoltre hai la possibilità di accedere a una console di firma messa a disposizione del Responsabile della Conservazione e necessaria sia per apporre la firma digitale che la marca temporale.

TeamSystem DMS si integra nativamente con gli ERP della gamma TeamSystem Enterprise poiché è pensato come un modulo di gestione documentale configurabile e parametrico. Si può accedere alla gestione documentale tramite il software DMS da ogni sezione del gestionale. Nel setup di rilascio sono configurati i principali modelli di archiviazione e potrai gestire i permessi di accesso a TeamSystem DMS in maniera rapida e intuitiva.

Testimonianze

NordEst Informatica

Siamo nati nel 1996 dalle esperienze e capacità di diversi professionisti nel campo dell’Information Technology, spinti dalla volontà di creare una realtà in grado di soddisfare completamente qualsiasi esigenza di gestione aziendale. Grazie alle competenze acquisite in molti settori e alla partnership con TeamSystem, affianchiamo le aziende per favorire e orientare la loro crescita e il loro successo, con analisi, consulenza, formazione e assistenza post-integrazione.

Consulenza

Richiedi una consulenza personalizzata

Tutti i nostri consulenti applicativi sono esperti di informatica, organizzazione e processi aziendali. Sono a tua disposizione per illustrarti caratteristiche e funzioni di TeamSystem DMS e come un Document Management System sia la soluzione giusta per digitalizzare la tua azienda, minimizzando i costi della gestione documentale.

FAQ

Adottare un software DMS è un passaggio fondamentale nel processo di digitalizzazione dell’azienda, che contribuisce a minimizzare i costi e i tempi necessari per l’archiviazione cartacea dei documenti, oltre a ridurre il rischi tipicamente legati alla gestione cartacea. I nostri consulenti applicativi ti mostreranno come TeamSystem DMS può aiutarti a ottimizzare i processi e i costi aziendali.  

Sì, certamente. I nostri consulenti applicativi sono a tua disposizione per guidarti nell’integrazione del software DMS nel tuo ERP o presentarti, se lo vorrai, le altre soluzioni gestionali della gamma TeamSystem Enterprise.

Il processo di integrazione varia in base alla mole di documenti da dematerializzare e archiviare. L’interfaccia intuitiva, però, minimizza i tempi e permette di avere accesso a un archivio digitale in pochi giorni.

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