L’imperativo della dematerializzazione è ormai diventato un must sia per le aziende private che per la pubblica amministrazione. Se fino a poco tempo poteva sembrare difficile, ora, grazie alle nuove tecnologie hardware e software disponibili, diventare un’azienda paperless è invece molto semplice e soprattutto vantaggioso in termini economici. Tutti i processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, possibilità di smarrimenti ed altre inefficienze. La gestione digitale non solo permette di risparmiare sul supporto cartaceo ma garantisce una maggiore efficienza e un aumento della produttività.
La digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
Con dematerializzazione si intende il progressivo incremento della gestione documentale digitale, la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico in tutti gli ambiti aziendali, dal ciclo passivo alla contrattualistica, dai rapporti con i clienti alle risorse umane, dagli ordini fino alla logistica.
A spingere a una rapida conversione digitale di tutti i documenti sono i governi stessi, impegnati a diffondere la digital trasformation che sta investendo tutti i paesi. In Italia da marzo 2015 è scattato l’obbligo di emettere fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione. E dal 1 gennaio 2017 il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha creato il Sistema di Interscambio (SDI) che diventerà, così come è accaduto con la Pubblica Amministrazione, lo strumento di veicolazione delle fatture tra fornitore e cliente anche tra privati.
La digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali è ormai un imperativo, per stare a passo coi tempi e perchè permette di dedicare meno tempo alle attività amministrative per concentrarsi su quello che è il proprio core business aziendale, aumentando al contempo competitività e redditività, affidabilità e fidelizzazione del cliente.
I vantaggi della digitalizzazione
La digitalizzazione porta con se un notevole recupero di produttività in tutti i settori dell’azienda. La semplificazione dei processi che ne consegue riduce il volume delle attività amministrative.
Nello specifico i vantaggi più immediati sono:
· Easy Access. L’accesso ai documenti è molto più rapido e immediato, perchè dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso.
· Searchable Text. grazie alla creazione di una versione digitale dei contenuti, l’intero testo viene memorizzato. Quando si ha necessità di trovare tutti i file che riguardano un particolare cliente o progetto, la ricerca all’interno del database dei documenti digitali può essere fatta agevolmente attraverso la ricerca di ogni menzione o citazione del nome cliente o del progetto. Questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione.
Per non parlare dei vantaggi economici. Digitalizzando le informazioni aziendali, le statistiche dicono che si ottiene una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato.
Come funziona la digitalizzazione dei documenti
Nel comune modo di pensare, si è indotti a pensare che la digitalizzazione dei documenti sia una semplice conversione dei documenti dal formato cartaceo. La realtà è che questo è solo il primo passo. Un documento digitalizzato, infatti, non è semplicemente un file conservato all’interno di uno storage. O, quantomeno, non lo è nella concezione moderna di digitalizzazione dei documenti. Che prevede diversi passaggi:
- acquisizione (salvataggio, ingestione, scansione);
- organizzazione, per esempio attraverso l’inserimento di tag e metadati;
- controllo di coerenza;
- assegnazione di accessi e privilegi;
- applicazione delle politiche di conservazione;
- archiviazione.
La digitalizzazione dei documenti è, insomma, un processo all’interno del quale il documento, oltre ad essere salvato, viene corredato di tutte le informazioni necessarie per poter essere utilizzato in modo efficiente all’interno dei flussi di lavoro.
Come pianificare una strategia di digitalizzazione documentale
Anche se, per ragioni culturali, si pensa erroneamente che i processi di trasformazione digitale possano essere avviati a partire dalla tecnologia, è invece necessario dedicare una parte rilevante del processo agli aspetti preliminari. La pianificazione di una strategia di digitalizzazione documentale richiede, infatti, un’analisi approfondita delle esigenze aziendali e degli obiettivi raggiungere, considerando anche gli eventuali obblighi di legge specifici per settore e categoria.
Dopo questa fase è necessario analizzare in modo approfondito l’archivio esistente, cartaceo ed informatico: ricordiamo che i documenti semplicemente salvati in uno storage locale o in Cloud non possono essere considerati realmente digitalizzati, almeno nel senso organizzativo che qui si intende. Successivamente a questa analisi si procedera con l’organizzazione delle priorità, per stabilire a quali documenti dare precedenza.
La scelta della piattaforma e la formazione del personale sulla piattaforma scelta sono altri due aspetti importanti. Il primo avverrà naturalmente subito dopo avere identificato bisogni, aspettative, priorità e tempi, ma è necessario che anche la formazione del personale si attivi da subito, in modo che, all’adozione della soluzione, questa sia già nota a operatori e responsabili.
Come implementare il processo di digitalizzazione dei documenti
Dopo una accurata pianificazione, è necessario che la fase operativa del processo di digitalizzazione dei documenti segua alcuni passaggi chiave. La selezione dei documenti dovrebbe essere realizzata considerando quelli utilizzati più di frequente o particolarmente strategici, in modo che possano essere messi in sicurezza per primi.
Nel caso di conversione da documenti cartacei, la scansione dovrebbe avvenire utilizzando scanner ad elevata risoluzione e alta capacità, in modo che possano essere ingestiti, convertiti e validati in tempi brevi e con efficienza ma garantendo l’integrità dei dati.
Un altro aspetto fondamentale è la scelta dei formati di conservazione, per i quali è consigliabile scegliere standard il più possibile diffusi e universalmente riconosciuti, anche per evitare il vendor lock-in. Il processo di acquisizione deve inoltre tenere conto di linee guida e normative vigenti, soprattutto quando si vuole che i documenti digitali abbiano o conservino valore legale.
DMS – Il software di archiviazione documentale: come facilitare l’operatività quotidiana di ogni area aziendale
Il primo passo per la digitalizzazione è l’introduzione di un software DMS, Document Management System, con l’obiettivo di eliminare le inefficienze riguardanti la gestione dei documenti. Tutte le aziende che offrono prodotti o servizi anche se hanno uno staff super qualificato, hanno un calo fisiologico della produttività se il personale passa troppo tempo a tentare di recuperare i documenti di cui ha bisogno, sia dentro che fuori dal luogo di lavoro.
Gli strumenti che offre un DMS permettono di spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e cartaceo. Tutti i file di testo, tabelle, immagini, video, file audio, qualsiasi contenuto può essere indicizzato secondo determinati algoritmi.
Grazie a un DMS, una volta registrato il documento, è possibile seguire tutto il suo ciclo di vita, dalla nascita alla distruzione fino a ricostruire correlazioni con altre pratiche. E’ anche possibile definire la privacy dei documenti più delicati garantendo l’accesso solo a determinate persone o gruppi di lavoro. Il documento potrà essere sempre letto, rivisto, riscritto e vi si potrà inserire la firma digitale a norma di legge.
Conservazione digitale a norma e firma digitale
La conservazione digitale a norma è un processo fondamentale per qualsiasi azienda perchè permette di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo. Questo processo viene spesso confuso con la fatturazione elettronica. Sono concetti legati tra loro ma sono in realtà complementari: la conservazione digitale non riguarda, infatti, solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione aziendale.
Grazie alla funzione di apposizione della firma digitale, gestita tramite DMS, e della marca temporale, si può digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale rilevante ai fini civilistici e fiscali e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.
