L’attuazione della direttiva Europea relativa alla firma digitale risale all’ormai lontano 1999, ma negli ultimi anni il tema si è fatto sempre più complesso e interessante nell’ambito dei rapporti aziendali.
Che la firma elettronica porti benefici ai processi di business è innegabile ed essa rappresenta sicuramente un passo importante per la digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei documenti. La carta, infatti, viene sempre più sostituita con i documenti digitali e, di conseguenza, anche la firma subisce la sua trasformazione diventando immateriale.
Cos’è la firma digitale
Tecnicamente, la firma digitale è un meccanismo crittografico che ha il compito di garantire tre caratteristiche chiave ai documenti informatici: autenticità, integrità e non ripudio in modo che possano avere validità legale. L’autenticità assicura l’identità del firmatario e la sua responsabilità, l’integrità serve a dimostrare che il documento non è stato modificato dopo la firma e il non ripudio impedisce che il documento possa essere eliminato dopo la firma.
Per funzionare si basa su una coppia di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, per cifrare e decifrare l’impronta digitale del documento. Si basa sull’uso di certificati digitali emessi da enti qualificati e può essere verificata con software specifici. È regolamentata a livello europeo dal Regolamento eIDAS e a livello nazionale dal Codice dell’amministrazione digitale.
Che Differenza c’è tra la Firma Elettronica e la Firma Digitale?
Anche se spesso utilizzati in maniera equivalente Firma elettronica e Firma digitale non sono sinonimi; cerchiamo di capirne meglio le differenze.
Entrambe le tipologie di firma sono disciplinate dal CAD, Codice dell’amministrazione digitale, nonché dal Regolamento eIDAS, ovvero il Regolamento Europeo che disciplina l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato Europeo.
Il regolamento indica i requisiti di sicurezza e gli obblighi per tutti i fornitori di servizi che vogliono accreditarsi in ambito Europeo, inoltre definisce le tipologie di firme previste e utilizzabili, ossia: firma elettronica semplice, firma avanzata e firma qualificata.
La firma digitale invece è prevista solo dallo Stato italiano ed è stata introdotta dal CAD ma non espressamente ripresa dal regolamento eIDAS.
La firma elettronica è definita dal Regolamento eIDAS, come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.
La firma digitale invece viene definita dal codice dell’amministrazione digitale come “un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
Nel nostro ordinamento, quindi, tutti i documenti sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, hanno piena efficacia giuridica, a condizione che non siano modificati dopo l’apposizione della firma.
Per utilizzare qualsiasi tipologia di firma è comunque necessario rivolgersi ad un fornitore di servizi fiduciari qualificati e autorizzato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). L’AgID infatti garantisce l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale e l’adeguatezza delle tecnologie utilizzate.
Teamsystem è uno di questi: ha sviluppato la soluzione TeamSystem Digital Signature
Esempio di firma elettronica
La normativa vigente a livello Europeo prevede diverse tipologie di firma elettronica, con un livello di sicurezza, complessità e valore normativo crescente.
La firma elettronica semplice è costituita esclusivamente da dati. Nota anche come firma elettronica debole è di fatto qualsiasi sistema che permetta di identificare in modo univoco un utente, per esempio una combinazione di nome utente e password.
La firma elettronica avanzata prevede sia l’identificazione di chi sta firmando, sia un criterio di corrispondenza, sia l’integrità del documento firmato. Per esempio, la firma grafometrica apposta in banca attraverso un sistema sensibile al tocco appartiene a questa categoria
Infine, la firma elettronica qualificata ha caratteristiche simili alla firma elettronica avanzata, ma deve essere creata usando un dispositivo sicuro, per esempio una smart card e nel processo di firma deve essere coinvolto un ente certificatore.
Gli effetti giuridici delle varie tipologie di firma elettronica
La firma elettronica semplice: il valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento stesso. Il regolamento eIDAS lascia al diritto nazionale dei singoli Paesi la determinazione dei suoi effetti giuridici.
La firma elettronica avanzata: ha l’efficacia giuridica della scrittura privata ed è idonea a garantire l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento su cui è apposta.
La firma elettronica qualificata: è una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche (art. 3 n. 12 eIDAS). Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa (art.25 co.2 eIDAS).
In Teamsystem Digital Signature tutte le modalità di firma sono utilizzabili, pertanto sarà l’utente a scegliere la firma più adatta a lui a seconda della tipologia di documento da firmare.
Ad esempio:
- Firma Elettronica Semplice (FES) per documenti come DDT, preventivi, documenti interni che richiedono l’approvazione
- Firma Elettronica Avanzata (FEA) per le dichiarazioni IVA, gli elenchi Intrastat, le informative al consenso per la privacy
- Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è quella più indicata per il libro giornale, il libro mastro, il bilancio d’esercizio e i registri IVA
L’infografica riassume tutte le tipologie di documenti firmabili tramite l’utilizzo di TS Digital Signature
Il processo della firma elettronica
Per meglio comprendere il livello di complessità richiesto dalla gestione dei documenti firmati digitalmente.
Si comincia con il documento in un formato standard, tipicamente PDF; l’autore, o il firmatario, utilizza un apposito software per apporre la propria firma, che dal punto di vista tecnico altro non è che la chiave privata univoca fornita, nel caso italiano, da un ente certificatore.
Il documento così firmato viene inserito in una busta crittografata, un file P7M che contiene il documento e i dati della firma.
Chiunque riceva il documento, può verificarne l’autenticità attraverso la chiave pubblica associata alla firma digitale.
I vantaggi dell’utilizzo di TeamSystem Digital Signature
Ecco in breve i principali vantaggi riscontrabili dall’utilizzo di TeamSystem Digital Signature:
- Completa gestione digitale dei documenti, non è più necessario stampare: notevole risparmio sui costi di stampa e di archiviazione
- Velocizza le procedure: in un click si raggiunge il cliente per la firma
- Firma da remoto senza necessità di hardware: smart card e business key non sono più necessarie
- Maggiore controllo sullo stato dei documenti: in tempo reale si verifica se il documento è stato inviato, se è firmato o se ci sono stati errori
- Grazie all’integrazione con il gestionale non è necessario esportare il documento e reimportarlo, tutto viene fatto in un’unica piattaforma
- È possibile gestire i documenti creati da qualsiasi software
- Conservazione a norma dei documenti: TS Digital Signature comprende il servizio di conservazione Teamsystem Digital Archive per tutto il periodo previsto dalla normativa
