Cos’è il Whistleblowing?
Il Whistleblowing è una pratica finalizzata a segnalare violazioni di leggi, regolamenti, crimini, atti di corruzione o frode, nonché situazioni che pongono a rischio la salute e la sicurezza pubblica.
Rappresenta un essenziale mezzo di conformità aziendale che consente ai dipendenti e a terze parti, come fornitori o clienti, di segnalare in modo confidenziale e protetto eventuali comportamenti illeciti che possono emergere nel corso delle attività aziendali.
Perché se ne parla tanto ultimamente?
Il Whistleblowing non è una novità e, già da luglio, era diventato obbligatorio per le aziende con più di 250 dipendenti ma ora il nuovo decreto legislativo estende la platea dei soggetti obbligati a dotarsi di sistemi di protezione dei lavoratori in caso di segnalazione degli illeciti.
Entriamo più nel dettaglio.
Whistleblowing cosa dice la legge?
Il nuovo decreto legislativo impone l’obbligo di istituire canali di segnalazione interni a tutte le imprese, per irregolarità, illeciti e corruzione
– entro il 15 luglio 2023, a tutte le imprese con più di 250 lavoratori.
– entro il 17 dicembre 2023, per quanto riguarda le imprese da 50 a 249 lavoratori
Inoltre, hanno l’obbligo di adottare un sistema di segnalazione illeciti entro il 17 dicembre 2023 tutte le aziende, indipendentemente dal numero di dipendenti, appartenenti ai seguenti settori:
• Appalti
• Ambiente
• Salute Pubblica
• Privacy
• Sicurezza della Rete e dei sistemi informatici
Oggetto delle Segnalazioni e Ambito di Riferimento
Le segnalazioni hanno come oggetto comportamenti, azioni o omissioni che possono ledere l’interesse pubblico, l’integrità dell’amministrazione o di aziende private, e possono riguardare:
- Illeciti di natura amministrativa, contabile, civile o penale.
- Illeciti rilevanti ai sensi del decreto legislativo n. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti.
- Illeciti relativi a leggi e regolamenti comunitari o nazionali in materia di appalti, servizi, prodotti finanziari, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente e salute pubblica.
- Azioni o omissioni che possano danneggiare gli interessi finanziari dell’Unione Europea o del mercato interno.
È possibile effettuare segnalazioni relative a condotte illecite solo se vi è un ragionevole e fondato motivo di credere che le informazioni di cui si dispone siano accurate e rientrino nell’ambito della normativa applicabile.
Tuttavia, non rientrano in questo contesto le contestazioni, rivendicazioni o richieste di natura personale che concernono il rapporto di lavoro individuale.
Che sanzioni sono previste?
Il legislatore ha previsto sanzioni da 10.000€ a 50.000€ per le aziende che non adottano sistemi per effettuare e gestire le segnalazioni.
Cosa fare per adeguarsi ed evitare sanzioni?
Per le aziende soggette all’obbligo, è imperativo istituire canali interni per la segnalazione che garantiscano la totale riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e dei relativi documenti di supporto.
La gestione del canale di segnalazione può essere affidata a un individuo o a un’apposita unità all’interno dell’azienda, opportunamente addestrati per tale scopo, oppure a entità esterne indipendenti dotate di personale adeguatamente formato.
Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta o orale. Nel caso delle segnalazioni orali, è possibile utilizzare linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o richiedere un incontro diretto.
Dopo aver ricevuto una segnalazione, l’azienda è tenuta a inviare al segnalante una conferma di ricezione entro sette giorni dalla ricezione stessa.
Successivamente, l‘azienda deve fornire una risposta entro un periodo massimo di tre mesi a partire dalla data indicata nella conferma di ricezione o, nel caso in cui quest’ultima non sia stata recapitata, entro sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Le procedure da seguire devono essere comunicate in modo chiaro e accessibile, al fine di rendere noti i canali, i passaggi e i requisiti per la presentazione delle segnalazioni.
La pratica del whistleblowing è regolata da procedure sia interne che esterne all’azienda, definite dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
Un whistleblower può effettuare segnalazioni esterne se si verificano le seguenti condizioni:
- Non è prevista l’obbligatoria attivazione del canale di segnalazione interno, oppure tale canale non è operativo o non è conforme alle procedure stabilite.
- È già stata effettuata una segnalazione interna ma senza risultati.
- Ci sono ragionevoli motivi per credere che una segnalazione interna potrebbe causare ritorsioni o non produrre risultati.
- Esiste un pericolo immediato o evidente per l’interesse pubblico derivante dalla violazione segnalata.
Oltre alle segnalazioni interne ed esterne, è prevista la possibilità di divulgazione pubblica qualora le prime due opzioni non abbiano ottenuto risposta entro i termini stabiliti, in caso di pericolo immediato o evidente, o se sussiste il rischio di ritorsioni legate al caso specifico.
In ogni caso, la nuova normativa si impegna a preservare la riservatezza dei segnalanti e delle persone coinvolte o menzionate nelle segnalazioni. Questo nuovo decreto legislativo n. 24/2023 estende i diritti non solo ai dipendenti subordinati dell’azienda ma anche a liberi professionisti, consulenti, volontari, e tirocinanti, a prescindere dalla loro retribuzione.
La normativa protegge anche azionisti e individui con funzioni di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza in aziende del settore privato.
Inoltre, rispetto alla disciplina precedente, la nuova normativa include tra i soggetti tutelati anche i “facilitatori,” cioè coloro che assistono il segnalante, così come le persone con relazioni affettive o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro con rapporti regolari, enti di proprietà del segnalante e quelli in cui lavora o con cui opera nello stesso contesto di lavoro.
Queste ampie innovazioni sono state introdotte con l’obiettivo di fornire strumenti più efficaci a coloro che segnalano violazioni che danneggiano l’interesse pubblico.
La soluzione Teamsystem per il nuovo obbligo
Teamsystem per aiutare le aziende ha pensato ad una PIATTAFORMA IN CLOUD per permettere la segnalazione di illeciti in maniera semplice: TeamSystem Whistleblowing.
Il sistema di gestione è composto da una sezione di amministrazione e un form pubblico che permette l’invio di segnalazioni anonime.
I segnalanti avranno la possibilità di inviare segnalazioni criptate attraverso una piattaforma online semplice e sicura, accessibile via web anonimamente.
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