Per Conservazione Sostitutiva si intendono tutte quelle procedure informatiche che danno validità ai documenti prodotti dall’azienda, e che li rendono a valore probatorio esattamente come funziona per i documenti cartacei. Per fare questo la normativa italiana nel corso degli anni più recenti ha regolamentato la procedura della conservazione elettronica documentale, offrendo quindi alle imprese l’opportunità di ridurre e/o azzerare la produzione di documenti cartacei grazie a una serie di “istruzioni” giuridiche ben precise.
Grazie alle moderne tecnologie come l’uso della firma digitale o della firma grafometrica, che permettono di gestire informazioni direttamente tramite applicativi digitali, è possibile applicare quella che si chiama Conservazione Digitale, producendo quindi documenti nativamente digitali, evitando di produrre documenti cartacei, dandone comunque opponibilità a terzi.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un processo legale e informatico che permette di sostituire documenti cartacei con equivalenti digitali aventi pieno valore legale. Per poterlo avere, i documenti devono essere “bloccati” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso firma digitale e marca temporale.
La conservazione sostitutiva in Italia è regolamentata dalle linee guida stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che ne definisce anche le modalità operative. In altre parole, si tratta di una modalità, ufficialmente riconosciuta dallo Stato italiano e dai diversi Enti, che permette di conservare i documenti digitali invece dell’equivalente cartaceo, a patto che soddisfino alcuni specifici requisiti.
Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva
Rispetto alle modalità tradizionali, la conservazione sostitutiva offre alcuni vantaggi, soprattutto dal punto di vista organizzativo. Dal momento che conservare alcune tipologie di documenti è infatti esclusivamente un adempimento legale, e che spesso le informazioni in essi contenute sono già organizzate e fruibili in modo più efficace all’interno dei repository aziendali, l’archiviazione in formato elettronico permette quantomeno di contenere i costi di gestione. In particolare:
- elimina i costi di stampa;
- riduce i costi di stoccaggio, in particolare laddove la combinazione di spazio occupato e costo degli immobili la renda una voce importante del bilancio aziendale;
- minimizza i costi di archiviazione e movimentazione dei documenti;
- annulla il costo di imposta di bollo per i giornali bollati;
- riduce gli errori e permette verifiche più agili.
Il processo per conservare a norma i documenti digitali
Ancora una volta, AGID viene in aiuto di chi cerchi di definire il processo per la conservazione a norma, definendo tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione del documento. In altre parole, un documento per poter essere conservato a norma di legge deve essere:
- acquisito o creato secondo criteri in particolare di accessibilità e coerenza alle regole tecniche;
- la gestione prevede il trasferimento a un sistema di conservazione, ponendo una particolare attenzione al profilo conservativo del documento stesso;
- la conservazione avviene all’interno di sistemi dedicati e anch’essi rispondendo a norme specifiche.
Ciascun fornitore di servizi indica le proprie modalità all’interno di un manuale di conservazione che permette, fra l’altro, di creare una filiera di conservazione certificata, attraverso strumenti come il pacchetto di versamento e il pacchetto di archiviazione che garantiscono l’integrità dei documenti
Quando è obbligatoria la conservazione sostitutiva
Con le nuove linee guida emesse nel 2022, sono stati identificati alcuni ambiti in cui la conservazione sostitutiva è obbligatoria. Diversamente da altri ambiti normativi, la conservazione sostitutiva non prevede obblighi particolari per alcune categorie di aziende, enti o realtà, ma solo per tipologie di documenti. L’obbligo è previsto per fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente e messaggi di posta elettronica certificata inviati. Al di là dell’obbligo di legge, è consigliabile comunque effettuare questo tipo di conservazione per tutti i documenti legali rilevanti, che possano essere utilizzati nel futuro, per esempio in caso di contenziosi, contestazioni o azioni legali.
I tipi di documenti che è possibile e necessario conservare a norma
Bisogna fare un’importante distinzione tra archiviazione digitale, che consiste nella semplice trasformazione di un documento da cartaceo a digitale, rispetto alla conservazione digitale a norma, perchè solo in seguito a questa procedura è possibile liberarsi della copia cartacea.
La caratteristica principale di un documento digitale è la sua forma elettronica (rappresentazione informatica). Solo in questa forma quindi, il documento informatico può essere formato, acquisito, sottoscritto, trasmesso e conservato.
Per una corretta conservazione a norma è fondamentale utilizzare i seguenti formati:
● PDF – PDF/A
● TIFF
● JPG
● Office Open XML (OOXML)
● Open Document Format
● XML
● TXT
● Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
Mentre possono essere conservati in modalità digitale dal libro giornale al libro degli inventari, dalle scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali alle le scritture ausiliarie di magazzino, dai registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse fino alle dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770), dai i modelli di pagamento (F23 e F24) al bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e molti altri ancora. Inoltre la conservazione digitale comprende la fatturazione elettronica.
La fattura elettronica e i documenti contabili digitali devono essere conservati e tenuti secondo regole precise, per esempio devono essere rintracciabili per nome, codice fiscale, n° di Partita IVA o con altro dato stabilito dalla relativa disciplina. Inoltre, la fattura elettronica, o qualsiasi altro documento contabile digitale, per essere considerata archiviata deve contenere la data di emissione “opponibile a terzi”, cioè una data certa non contestabile in alcun caso.
Fattura elettronica e gestione aziendale
La corretta gestione con strumenti informatici dei flussi documentali all’interno dell’azienda, e l’obbligo della fattura digitale dal 2019, sono elementi strettamente correlati, perchè la dematerializzazione obbligatoria delle fatture e la conseguente conservazione digitale a norma si pone come un processo qualificante di efficienza e efficacia.
La fatturazione elettronica obbligatoria ha permesso infatti una maggiore e migliore qualità delle informazioni e quindi una migliore relazione cliente-fornitore; una maggiore integrazione e comunicazione tra le varie aree aziendali; una maggiore velocità di controllo e consultazione delle fatture da parte della direzione e dei responsabili-; senza dimenticare la migliore integrazione tra fatturazione, registrazione di pagamenti/incassi e finanziamento dei rapporti con le banche.
In più, così come sostengono gli studi del Politecnico di Milano, ha degli interessanti risvolti economici perchè comporta:
● l’eliminazione dei costi di carta, buste e bolli;
● La riduzione dei tempi di archiviazione e consultazione;
● L’eliminazione dei costi di spazio di archiviazione;
● l’azzeramento dei ritardi e disguidi nell’invio della fattura.
Fattura elettronica: conservarla in cloud
Con un software gestionale performante ed efficace come quello di Team System per aziende, studi professionali, start up, la conservazione digitale in cloud è facile e veloce.
Grazie a Teamsystem Digital Archive è possibile digitalizzare l’attività di archiviazione e rendere più veloce la consultazione e l’esibizione dei documenti conservati a norma. Si riducono così le inutili perdite di tempo.
Trattandosi di un servizio in Cloud, si aggiunge anche il vantaggio pratico di accedere ai documenti in qualsiasi momento. Inoltre, grazie ad una funzione di ricerca molto intuitiva è facile e veloce reperire i file archiviati.
Come funziona il processo di conservazione digitale?
Il servizio Digital Archive permette di delegare il processo di conservazione a Teamsystem e di conservare nel tempo e a norma di legge tutti i documenti digitali della tua azienda (ad esempio fatture, registri e dichiarazioni IVA, messaggi PEC, DDT, studi di settore, ecc.).
Con Team System apportare la firma digitale è comodo e immediato: si occupa di applicare la firma digitale e la marca temporale sui documenti inviati in conservazione. La prima serve a garantire l’originalità del documento, la seconda, invece, ad attestarne data e ora certa.
In più si tratta di un servizio certificato AGID: i documenti e i dati dell’azienda sono sempre protetti e sicuri, anche grazie alle certificazioni ISO/IEC 27001:2013 e UNI EN ISO 9001:2008.
Il monitoraggio dei documenti è inoltre molto rapido e efficace con Teamsystem Digital Archive: utilizzando la console di controllo è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei documenti nel processo di conservazione: dall’invio del documento al servizio fino al suo scarto, trascorsi i 10 anni obbligatori per legge.
