Se gestisci un’azienda non puoi trascurare l’aspetto della gestione documentale digitale.
Oggigiorno è impensabile, infatti, non migliorare la produttività aziendale con una gestione di archiviazione strutturata. Questo permetterà di rendere molto più efficiente e redditizia l’attività di tutte le aree aziendali. Soprattutto in questo periodo dove il lavoro agile sta prendendo sempre più piede.
In questo articolo vogliamo spiegarti in maniera semplice
- Cos’è e a cosa serve la gestione documentale
- Quali sono i vantaggi della gestione documentale
- Come funzionano i software per la gestione documentale
- Alcuni buoni motivi per scegliere un software di archiviazione e gestione documentale
Cos’è e a cosa serve la gestione documentale?
È fondamentale fare una premessa: quando si parla di gestione documentale non si intende la conservazione documentale. Questi due concetti sono separati ma possono convivere. Al termine della gestione documentale infatti, un documento, oltre che essere archiviato, può essere conservato, ma questa non è una prerogativa della gestione del documento.
Il tema della conservazione è molto ampio e meriterebbe un discorso a parte poiché è necessario fare anche una distinzione tra la conservazione digitale e la conservazione sostitutiva. Ne abbiamo ampiamente parlato qui, in questo articolo vogliamo però focalizzare la nostra attenzione su altri aspetti per farti comprendere l’importanza di una buona gestione del documento.
In generale, quando si parla di gestione documentale si parla di workflow. Ogni documento aziendale ha infatti un proprio ciclo di vita, quello che viene definito workflow documentale. In questo ciclo i documenti vengono creati, scambiati e resi disponibili ad altre persone dell’azienda.
Quali sono i vantaggi della gestione documentale?
Volendo semplificare possiamo considerare come i principali vantaggi della gestione documentale:
- La riduzione della carta stampata e il conseguente rispetto nei confronti dell’ambiente
- La riduzione degli spazi di archiviazione: non più stanze piene di scaffali e faldoni
- La notevole riduzione dei costi. Una corretta gestione documentale infatti semplifica e ottimizza i workflow
- La Sicurezza, l‘unicità e l’inalterabilità dei documenti
- La reperibilità immediata delle informazioni. I documenti sono sempre disponibili da qualsiasi luogo e dispositivo, è sufficiente una connessione Internet
Per far si che ciascun collaboratore aziendale possa accedere ai dati e beneficiare degli innumerevoli vantaggi di una buona gestione documentale è necessario che in azienda si adotti una soluzione DMS.
Un Document Management System (DMS) è un software di gestione documentale che:
- Consente un facile accesso a tutte le informazioni
- Riduce notevolmente i costi legati all’archiviazione
- Ottimizza il workflow documentale
- Permette la continuità operativa
Best practices per gestire i documenti nel modo giusto
La gestione dei documenti non consiste solamente nell’archiviazione digitale. Perché la gestione documentale elettronica sia realmente messa a valore è indispensabile, oltre a dotarsi di una soluzione tecnica adeguata, anche seguire alcune buone pratiche. Per esempio.
- Stabilire un’organizzazione consistente: anche se la potenza dei sistemi di indicizzazione oggi consente una ricerca rapida dei documenti, nulla può sostituire un buon metodo di lavoro. Dall’uso di cartelle coerenti, fino all’inserimento delle informazioni necessarie durante l’archiviazione, l’organizzazione dei documenti permette di salvare tempo e risorse anche in presenza di un DMS.
- Politiche di controllo degli accessi: stabilire a priori e in modo progettuale quali utenti e categorie di utenti avranno accesso alle diverse tipologie di documenti permette di migliorare la sicurezza del sistema.
- Politiche di conservazione: i costi di archiviazione, per quanto contenuti, possono diventare importanti con il crescere dello storico. Stabilire quali documenti conservare e quali eliminare al termine dei periodi di legge permette di risparmiare risorse e disporre di un sistema più agile.
- Controllo periodico condivisioni e permessi: anche il sistema più organizzato è soggetto a variazioni impreviste, dovute per esempio a cambi di mansione, scarso controllo da parte degli utenti e così via. Permessi, condivisioni attive e accessi andrebbero controllati periodicamente.
- Automatizzare quando possibile: i DMS permettono di gestire in modo automatico molte operazioni. Per sfruttarlo al meglio è opportuno verificare quali parti dei flussi di lavoro possono essere rese automatiche.
DMS- Come funzionano i software per la gestione documentale?
I software per la gestione documentale non si limitano a digitalizzare e convertire in altri formati la documentazione ma sono una vera e propria piattaforma che cambia il modo di gestire i flussi documentali.
Il DMS permette di eseguire qualsiasi operazione sui documenti: oltre all’archiviazione si può indicizzare e ricercare. Una volta caricati i documenti si può seguire l’intero ciclo di vita, consultarli più volte, modificarli e anche inserire la firma digitale a norma di legge.
Per fare solo un esempio pensiamo a come cambia la gestione di un ordine di vendita grazie al software di gestione documentale: l’ordine viene caricato nel DMS che lo analizza e lo fa avanzare a seconda del flusso di autorizzazioni impostate inviando notifiche a tutti gli attori coinvolti. Ogni eventuale modifica del documento viene registrata per gestire correttamente le revisioni. Tutti i passaggi vengono quindi ottimizzati lungo il percorso da input ad output.
Ricapitolando: un sistema di gestione documentale è rappresentato dalle seguenti componenti
- Documento: all’interno del software di gestione documentale può essere inserito qualsiasi tipologia di documento, sia generato in forma elettronica che cartacea. Chiaramente il documento che nasce in formato cartaceo dovrà prima essere scannerizzato.
- Ricerca: Ad ogni documento si definiscono gli attributi, ossia delle informazioni che indicano le caratteristiche di ogni tipologia di documento. Questo consente di ricercare velocemente e in maniera semplice il documento archiviato. Oltre alla ricerca generale dei documenti la ricerca può avvenire anche all’interno del documento stesso, in questo caso si parla di ricerca “full text”.
- Pubblicazione: Dopo il caricamento nel software di gestione documentale il documento viene reso fruibile per lettura, modifica e cancellazione dagli utenti, in base ai loro diritti.
- Sicurezza: uno degli aspetti fondamentale della gestione dei documenti in azienda è sicuramente la sicurezza. Con il DMS, come già accennato, la visione, la modifica e la cancellazione dei documenti vengono consentite a seconda dei permessi concessi a determinate persone o gruppi di lavoro.
Alcuni buoni motivi per scegliere un software di archiviazione e gestione documentale
La grande quantità di documenti che ogni giorno le aziende producono va gestita con un archivio che garantisca la facile reperibilità. Come abbiamo visto l’utilizzo di un software di gestione documentale diventa il sistema più efficace per gestire e consultare rapidamente tutte le informazioni.
Se nel passato poteva sembrare difficile diventare un’azienda paperless ora è molto semplice e vantaggioso grazie a queste nuove tecnologie software.
L’accessibilità ai documenti da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo è un vantaggio notevole soprattutto in questo momento dove lo smart working sta prendendo sempre più piede.
Se l’azienda decide poi di introdurre la firma digitale da remoto, si avrà anche un vantaggio in termini di snellimento dei processi approvativi di tutti i documenti. In questo modo di conseguenza verranno eliminati sia i costi della carta che snelliti i vari passaggi tra i diversi collaboratori che spesso rallentano i processi.
Abbiamo dunque ampiamente evidenziato quali sono i vantaggi sul piano organizzativo e la riduzione dei costi.
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