La differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica

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Che differenza c’è tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica? Spesso i due termini vengono utilizzati come sinonimi, ma la differenza esiste e conoscerla è il primo passo per percorrere la strada corretta della gestione documentale. In questo articolo approfondiremo il concetto di archiviazione sostitutiva ed elettronica, analizzeremo le differenze e comprenderemo meglio la normativa in materia. 

Cos’è l’archiviazione elettronica?

L’archiviazione elettronica è l’attività che garantisce la memorizzazione di un documento su un supporto digitale. Si tratta dunque di un processo del tutto affine all’archiviazione tradizionale cartacea con l’unica differenza della tipologia di supporto (DVD, PC, CD e altri supporti). L’archiviazione elettronica dei documenti non è disciplinata da nessuna normativa e può essere utile per l’organizzazione interna aziendale, in modo da avere sempre un accesso rapido e ordinato ai documenti.

Cos’è la conservazione sostitutiva? Vantaggi e normativa

La conservazione digitale di documenti informatici è un processo successivo all’archiviazione elettronica. Sostituisce la tradizionale conservazione dei documenti su carta e li digitalizza, preservando il loro valore legale. Infatti, la conservazione sostitutiva (a volte chiamata impropriamente “archiviazione sostitutiva”) è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dai decreti di attuazione.

Per capire meglio cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti e quali sono i suoi vantaggi va considerato che, diversamente dalla conservazione cartacea, in ambiente digitale, i criteri per una corretta conservazione documentale devono essere basati su un processo che si serve di soluzioni informatiche. Queste hanno lo scopo di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità e autenticità, ma anche la leggibilità e l’accesso ai documenti informatici oggetto di conservazione. A tal proposito, quindi, occorre fare una distinzione tra conservazione digitale e sostitutiva dei documenti.

Conservazione digitale o sostitutiva dei documenti?

Come abbiamo anticipato, quando parliamo di conservazione digitale dei documenti è importante conoscere la differenza tra altri altri due concetti:

  • La conservazione digitale, che riguarda tutti i processi che permettono di conservare a norma un documento di natura digitale.
  • La conservazione digitale sostitutiva, che è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale e la sua conservazione a norma. Questo processo richiede l’utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione dei documenti come lo scanner e la firma digitale.

A tal proposito è utile introdurre e approfondire anche un ulteriore concetto: ovvero l’archiviazione ottica sostitutiva. Si tratta di una procedura che consente all’azienda di salvare in un software, tramite supporti ottici, tutti i documenti pre-esistenti, effettuando così una conversione da analogico a digitale

Sotto questo aspetto, l’archiviazione documentale sostitutiva permette di attribuire un valore legale a tutti i documenti aziendali (anche a quelli che prima erano cartacei) e conservarli nel lungo periodo eliminando la carta. Queste soluzioni, abbinate ai software gestionali possono migliorare e velocizzare l’intero ciclo di lavoro. 

Quali documenti si possono conservare?

Oltre all’obbligo di conservazione previsto dalla legge per le fatture elettroniche e le ricevute fiscali, gli altri documenti che si possono conservare digitalmente e a norma di legge sono:

  • Libro giornale
  • Libro degli inventari
  • Scritture ausiliarie (patrimoniali, reddituali e di magazzino)
  • Registro beni ammortizzabili
  • Registri utili ai fini IVA
  • Dichiarazioni fiscali (es. dichiarazione dei redditi)
  • F23 e F24
  • Bilanci d’esercizio
  • Libri sociali
  • Relazioni sulla gestione
  • Documenti di trasporto
  • Scritture doganali
  • Libro paga e libro matricola

Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva?

Grazie alla prima fase di archiviazione digitale delle fatture, dei registri e di altri documenti aziendali e alla valenza legale della conservazione sostitutiva, l’azienda può ottenere diversi vantaggi. Tra questi:

  • Risparmio sui costi aziendali. I documenti digitali permettono all’impresa di ridurre i costi derivanti dall’acquisto di carta e cartucce per la stampa.
  • Migliore organizzazione. Ogni documento è archiviato e conservato secondo la normativa e nel modo più pratico per l’azienda: questo permette di recuperare spazio fisico, perché non è più necessario prevedere aree dedicate agli archivi per la conservazione di documenti cartacei.
  • Rischi ridotti. Un archivio cartaceo è esposto a diversi rischi come, per esempio, incendi, allagamenti e la deteriorabilità della carta. La conservazione sostitutiva digitale, invece, permette di proteggere tutti i documenti perché vengono conservati in cloud.
  • Consultazione rapida. Basta un click e si possono consultare in tempi rapidi tutti i documenti di cui si ha bisogno, di qualsiasi periodo.
  • Accessibilità facile e condivisa. Ogni documento può essere controllato al bisogno, in ogni luogo e da qualsiasi dispositivo e condiviso con il resto del team aziendale.
  • Massima integrità. Tutti i documenti digitali rimangono integri nella forma, nei contenuti e nel tempo.

Conservazione sostitutiva: la normativa

La conservazione digitale dei documenti è stata introdotta grazie al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), istituito con il decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005. Il documento è stato poi modificato e integrato da altri decreti tra cui il n.179 del 22 agosto 2016 e il n. 217 del 13 dicembre 2017. Di cosa si tratta nello specifico? Il CAD è un testo unico in cui è specificato il quadro normativo per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti digitali a norma di legge.

Per il nostro ordinamento è sempre stato obbligatorio, a fini fiscali e giuridici, conservare alcuni documenti (come le fatture, le bolle, le note di credito,…). L’archiviazione dei dati manuale non sempre è impeccabile e negli anni, le aziende che producono molti documenti hanno riempito interi archivi con faldoni di commesse, acquisti e altri documenti rendendo sempre più difficile la loro consultazione (senza considerare il rischio di deterioramento dovuto al tempo e allo stato di conservazione dei documenti). Oggi, grazie all’introduzione dell’archiviazione documentale sostitutiva digitale, tutti i nuovi documenti sono prodotti digitalmente assicurando così determinate caratteristiche, ovvero l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità, proprio come richiesto nell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale.

Secondo la normativa, la conservazione sostitutiva assicura longevità a tutti i documenti con fini fiscali e giuridici. La digitalizzazione, infatti, permette una conservazione illimitata dei documenti, in tutta la loro integrità, identificando il produttore del documento, facilitandone la leggibilità e la consultazione. Ovviamente ogni dato presente nel documento risponde alle misure di privacy e sicurezza (secondo il Testo Unico in materia di Privacy, Decreto 196/2003).

L’importanza del documento digitale

In conclusione, l’importanza della conservazione sostitutiva dei documenti è evidente. Non si tratta “soltanto” di archiviare i documenti e renderli facilmente reperibili in caso di necessità, ma di assicurare che quel documento non sia stato modificato e che sia rimasto integro, completamente fedele al momento in cui è stato validato. 

Questo processo informatico, infatti, gestisce l’intero ciclo di vita del documento e, grazie a strumenti come la firma digitale e la marca temporale, il documento rimane integro e invariato nel corso degli anni. In questo modo ha validità giuridica e può essere consultato in qualsiasi momento.

Per assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, in linea con quanto previsto dalla nuova formulazione dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005, così come recentemente modificato dal D.Lgs. n. 217/2017) servono apposite procedure informatiche

In NordEst Informatica, consigliamo ai nostri clienti di adottare TeamSystem DMS e TeamSystem Digital Archive, tra i migliori software per la gestione documentale. Due diverse soluzioni che possono adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda. 

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