Negli ultimi tempi l’interesse verso le soluzioni di Document Management è aumentato in maniera significativa in particolare in Italia.
Questo fervore è dovuto alla legge che autorizza, secondo dei criteri specifici, l’utilizzo di metodologie di archiviazione sostitutiva e trattamento dei documenti a valore fiscale (es. fatture, libro IVA, ecc).
La legge Bassanini sulla semplificazione amministrativa, seguita dalle varie norme emesse dal AGid (ex CNIPA), garantiscono finalmente ai documenti informatici piena validità ai fini probatori, legali e fiscali e, dunque, possono pienamente sostituire i tradizionali metodi di conservazione delle registrazioni aziendali.
La conservazione sostitutiva e l’archiviazione documentale in generale diventano alleati nella semplificazione e nell’organizzazione aziendale. Come?
La digitalizzazione dei documenti cartacei permettere alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. E non solo.
Sono molte le aziende alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali, prodotti quotidianamente e di trovare agevolmente le informazioni che cercano tra i dati archiviati. I software di gestione documentale si occupano proprio di questo, scopriamone assieme le principali caratteristiche.
DMS (document management system)
I DMS sono sistemi di gestione dei documenti, software che permettono di creare e organizzare documenti e condividerli con gli altri membri dell’organizzazione aziendale.
Lato server i DMS eseguono operazioni massive sui documenti quali indicizzazione e catalogazione, avvalendosi di algoritmi.
I document management system utilizzati dalle aziende sono denominati anche ECM (enterprise content management) e sono composti da:
- sistema di acquisizione: riesce ad acquisire e processare dati provenienti da documenti scritti, barcode, documenti scannerizzati e immagini grazie a tecnologie quali, ad esempio, il riconoscimento ottico dei caratteri e della scrittura manuale e il riconoscimento barcode.
- sistema di gestione: è il componente preposto all’indicizzazione e alla verifica dell’integrità dei dati inseriti.
- componenti di archiviazione: le informazioni che non necessitano di modifiche e devono essere salvate permanentemente sono archiviate su supporti fisici quali hard disk, nas, nastri magnetici o dischi ottici.
- componenti di distribuzione: rappresentano i canali. Le informazioni sono condivise e/o distribuite attraverso le reti (internet e intranet), email, fax.
La soluzione concreta e specifica per le aziende è il DMS Teamsystem!
Teamsystem DMS gestisce i file elettronici di qualsiasi natura (e-mail, file Office, etc.) e file estratti dagli ERP aziendali in uso (se Teamsystem).
Le informazioni vengono archiviate e classificate in fascicoli virtuali detti pubblicazioni ed ogni documento viene classificato in base alla sua tipologia documentale.
Il punto di forza di Teamsystem DMS è il Workflow Grafico, che semplifica la gestione del processo approvativo di ogni documento aziendale. Con l’acquisizione immediata degli stati di avanzamento, sarà possibile gestire eventuali ritardi e scadenze tramite notifiche via e-mail.
I vantaggi dell’acquisizione del sistema di document management di Teamsystem sono molteplici e per niente scontati: grazie ad uno strumento che permetta di condividere le informazioni in maniera ordinata la produttività del singolo e di tutta l’azienda cresce! Le informazioni sono rintracciabili, editabili e distribuibili utilizzando un solo strumento con conseguente incremento dei processi di innovazione e problem solving. Senza dimenticare la possibilità di monitoraggio delle azioni (con il workflow) e dunque degli obiettivi da raggiungere.
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