Come la Business Intelligence può supportare il tuo Business

Misurare significa decidere. Le dashboard aziendali permettono al manager di poter assumere decisioni strategiche coerenti con il business e supportate da dati certificati, misurabili e consultabili in modo dinamico e semplice. Oggi per le aziende la parola d’ordine è semplificare e la semplificazione è uno dei fattori fondamentali per il loro successo.

Nell’era digitale il business si governa attraverso il costante monitoraggio dei dati aziendali. Per migliorarne il controllo è essenziale l’adozione di strumenti in grado di semplificare e velocizzare la trasformazione dei dati generati dal sistema informativo aziendale in informazioni strategiche.

La realizzazione di dashboard aziendali efficienti, in grado di supportare il management nel processo decisionale orientato alla crescita ed al miglioramento delle performance aziendali, richiede non solo competenze “tecniche” ma anche conoscenza e padronanza delle dinamiche di business.

La Business Intelligence (BI) risulta essere perciò lo strumento essenziale in quanto permette in un unico ambiente di poter, estrarre, elaborare e rappresentare graficamente i KPI più critici per i diversi ambiti organizzativi. Il termine Business Intelligence è stato utilizzato per la prima volta nel 1989 da Howard Dresner, di Gartner Group, che la descriveva come un insieme di concetti e metodologie orientati al supporto dei processi decisionali aziendali.

Si tratta in sostanza di un’evoluzione del concetto di DSS (Decision Support System), ovverosia la fusione della conoscenza umana con le tecnologie che si combinano tra loro per la soluzione di problemi complessi.

Infrastruttura: il cuore della BI

Il data warehouse è il fulcro di una soluzione di BI. Si tratta di un database centralizzato progettato per l’analisi e il reporting e non per il processing transazionale. Il suo scopo è quello di consolidare dati provenienti da diverse fonti in un unico ambiente per facilitarne l’elaborazione e l’analisi.

L’alimentazione del data warehouse avviene attraverso processi di Extract, Transform, Load (ETL), di seguito sintetizzati:

• Extract (estrazione): i dati vengono raccolti da sorgenti eterogenee, come database operativi, fogli di calcolo e applicazioni esterne.
• Transform (trasformazione): i dati estratti vengono puliti, normalizzati e trasformati per garantire coerenza e qualità.
• Load (caricamento): i dati trasformati vengono infine caricati nel data warehouse.

Le caratteristiche principali del Data Warehouse

Un data warehouse si distingue in struttura e contenuti per alcune caratteristiche chiave:

• orientato agli argomenti: è strutturato attorno ai principali argomenti di interesse aziendale, come clienti, prodotti e vendite;
• integrato: unifica dati provenienti da diverse sorgenti in un formato coerente;
• variabile nel tempo: i dati sono storici e vengono accumulati nel tempo per analisi di trend e storiche.

Sfide nell’Implementazione

Le sfide nell’implementazione di una soluzione di BI includono:

• complessità tecnica: la configurazione di un data warehouse richiede competenze tecniche specialistiche;
• qualità dei dati: garantire l’accuratezza e la coerenza dei dati è fondamentale e spesso difficile;
• costi: l’investimento iniziale per strumenti, tecnologie e formazione può essere significativo.

La Business Intelligence applicata in Azienda

La Business Intelligence si rivela essere un alleato determinante per i diversi ambiti operativi di un’impresa. La sua versatilità la rende uno strumento flessibile, pervasivo ed essenziale per migliorare l’efficienza della propria azienda.

Area Commerciale

L’area commerciale è sicuramente uno degli ambiti nei quali la Business Intelligence offre maggiori benefici grazie alle sue caratteristiche e potenzialità. Tra i molteplici vantaggi offerti dall’impiego della Business Intelligence (BI), spicca la sua straordinaria capacità di analizzare in modo approfondito le tendenze di mercato. Questo strumento analitico permette alle aziende di esaminare dati storici ed abitudini dei loro clienti.

Grazie a queste preziose indicazioni, le imprese sono in grado di modellare e affinare le loro strategie di vendita con una reattività quasi immediata, assicurando così una posizione più competitiva e solida in un mercato dinamico e in costante evoluzione.

Di seguito alcuni esempi di indicatori ed analisi che si possono ottenere nell’ambito commerciale sfruttando strumenti di business intelligence.

• Grazie alla capacità di trasformare i dati statici in informazioni dinamiche, le vendite possono essere facilmente interrogate ed esaminate da diverse angolazioni, aggregando o esplodendo il venduto secondo le dimensioni di analisi rilevanti per l’impresa. (Nella terminologia BI le dimensioni di analisi sono rappresentate dagli attributi anagrafici come, ad esempio, quelli associati a clienti, articoli, aree geografiche o tempo, utilizzabili per esaminare i dati numerici chiamati in questo caso misure).

• Il monitoraggio costante del costo del venduto e della marginalità permette di individuare con estrema facilità possibili aree di criticità offrendo l’opportunità di intervenire tempestivamente con azioni correttive;

• Analizzando attentamente le abitudini ed i comportamenti dei clienti è possibile migliorarne la fidelizzazione e contemporaneamente rendere più agevole l’individuazione di nuove opportunità di business.

• Avvalendosi dell’analisi dei dati storici viene facilitata la stesura di previsioni di vendita indispensabili per la definizione degli obbiettivi aziendali. Il raffronto dei dati consuntivi rispetto ai target fissati offre importanti spunti per la valutazione delle performance della propria rete di vendita;

• Monitoraggio delle campagne marketing: ovverosia la possibilità di valutarne l’effettiva efficacia per l’elaborazione e pianificazione di attività promozionali future basandosi sui ritorni ottenuti.

• Un altro aspetto a volte sottovalutato è la possibilità di ottimizzare la “supply chain”. Mettendo a confronto lead time teorici ed effettivi è possibile individuare cause di inefficienza per definire le strategie più idonee per il miglioramento del servizio orientato al cliente.

Area Acquisti

L’analisi dei costi di acquisto può evidenziare opportunità di risparmio attraverso la negoziazione o l’identificazione di fornitori alternativi che offrono un miglior rapporto qualità-prezzo. Inoltre, questo modello porta ad una gestione ottimale del magazzino. Utilizzando la BI per studiare i dati di inventario, le aziende possono mantenere livelli di giacenze ottimali, evitando sia la carenza che l’eccesso di scorte che possono portare ad un miglioramento del flusso di cassa e di capacità di soddisfare la propria clientela.

Sono numerosi gli indicatori ottenibili con la BI che possono risultare utili per supportare l’operato dell’ufficio acquisti.

• Analisi dell’andamento dei costi di acquisto con possibilità di confronto tra diversi fornitori.
  Si semplifica così l’individuazione delle migliori opportunità di contenimento dei costi aumentando di conseguenza la profittabilità dell’impresa.

• Classificazione dei fornitori basata sulla capacità di rispettare i tempi di consegna concordati.
  Il rispetto delle date consegna rappresenta un fattore critico per una corretta pianificazione della produzione e prevenzione di possibili carenze di giacenza. Queste situazioni impattano negativamente sulla capacità dell’impresa di evadere le richieste della propria clientela e conseguentemente sulla sua soddisfazione;

• Un’attenta analisi dell’impatto della variazione dei prezzi di acquisto sui costi di produzione suggerisce tempestivamente variazioni di pricing da applicare alle proprie linee di prodotto salvaguardando la profittabilità dell’Azienda.

Le aziende che adottano la BI constatano miglioramenti nella gestione delle spese, nella valutazione dei fornitori, nella gestione del magazzino e nella pianificazione. Con la BI l’ufficio acquisti diventa centrale, efficiente e strategico.

Area Contabile – Amministrativa

La BI non solo semplifica la comprensione dei dati finanziari, ma fornisce anche strumenti preziosi che possono supportare le operazioni contabili e amministrative.

L’adozione della BI nel settore amministrativo offre numerosi vantaggi:

• automatizza i processi di raccolta ed analisi dei dati, riducendo il carico di lavoro manuale e migliorando l’accuratezza dei report;
• facilita il controllo dei dati immessi, riducendo sensibilmente la presenza di potenziali errori nei rendiconti finanziari ed economici;
• aiuta l’individuazione del Break Even Point, attività fondamentale per la continuità e sostenibilità dell’azienda;

• definisce e monitora i budget di spesa assegnati ai diversi reparti.

La Business Intelligence offre inoltre la possibilità di riorganizzare i conti contabili secondo strutture di riclassificazione autonomamente definite dall’utente. I risultati ottenuti sono l’elemento base per l’elaborazione di importanti indici che misurano lo stato di salute finanziaria ed economica dell’azienda. Solo per citarne alcuni esempi possiamo nominare il ROI (Return on Investiments), ROE (Return on Equity), ROS (Return on Sales) ed altri indici patrimoniali/finanziari. La BI non è solo uno strumento di reporting ma è una vera e propria bussola che guida le aziende.

Area Finanziaria

Anche nell’ambito finanziario la Business Intelligence risulta essere uno strumento di controllo fondamentale ed irrinunciabile offrendo l’opportunità di poter ottenere:

• previsioni puntuali e pianificazioni finanziarie, grazie alla capacità di anticipare tendenze e flussi di cassa futuri essenziali per una programmazione proattiva della propria tesoreria;

• riduzione dell’esposizione al rischio grazie alla capacità di monitorare tempestivamente indicatori quali percentuali di insolvenza, ritardi nei pagamenti, situazioni fido e condizioni di pagamento, permettendo di identificare situazioni di particolare criticità;

• ottimizzare le risorse aziendali allocando il capitale investito nelle aree più proficue.

Possiamo citare come esempi di Dashboard dedicate al Settore Finanziario quelle dedicate:

• allo scadenziario attivo/passivo che rende possibile il controllo di incassi e pagamenti offrendo una visione chiara delle date e dell’ammontare delle entrate e delle uscite previste. La soluzione aiuta a mantenere il controllo sulla liquidità e a pianificare adeguatamente le attività finanziarie.

• All’analisi degli insoluti che evidenzia le situazioni in cui i pagamenti attesi non sono stati ricevuti consentendo di valutare l’affidabilità della propria clientela. Rappresenta inoltre un utile strumento per individuare tempestivamente i crediti incagliati e suggerire così le azioni di recupero necessarie oltre a valutarne l’impatto complessivo sulla liquidità aziendale.

• Un controllo dei tempi di incasso e pagamento grazie all’analisi e al confronto di dilazioni teoriche ed effettive e le loro rispettive variazioni nel tempo. Questo aiuta a comprendere quanto velocemente l’azienda converte le sue fatture di vendita in entrate e quanto rapidamente salda i propri debiti con i fornitori con conseguente ottimizzazione dei cicli monetari.

• L’analisi del flusso di cassa fornisce una rappresentazione dinamica delle entrate e delle uscite di denaro e permette di valutare la capacità dell’azienda di generare liquidità e di sostenere le operazioni nel breve e nel lungo termine.

In conclusione, la BI nel settore finanziario è una risorsa inestimabile che permette alle aziende di navigare con sicurezza in un ambiente economico sempre più complesso. Con l’adozione della BI, le aziende possono non solo migliorare le loro performance finanziarie, ma anche acquisire un vantaggio competitivo sostenibile nel lungo termine. La BI rappresenta, quindi, non solo un mezzo per analizzare il passato, ma anche un faro per il futuro finanziario dell’impresa.

Area Magazzino

Nell’ambito della gestione del magazzino la Business Intelligence può risultare utile per:

• ottimizzare le scorte stabilendo quelli che sono i livelli di inventario ottimali riducendo così il capitale immobilizzato in scorte eccessive od obsolete;

• aumentare la produttività garantendo l’alimentazione del processo produttivo evitando fermi e ritardi;
• migliorare il servizio alla clientela garantendo la disponibilità dei prodotti grazie alla previsione della domanda ed al monitoraggio della pianificazione produttiva.

Con la BI è possibile ottenere informazioni dell’area magazzino come:

• l’indice di rotazione che rappresenta la frequenza con la quale l’inventario viene venduto e rimpiazzato in un determinato periodo;

• la prevenzione dell’obsolescenza ovverosia la possibilità di valutare da quanto tempo le giacenze non vengono movimentate con relativa valorizzazione prevenendo l’accumulo di prodotti obsoleti;

• l’andamento del valore e delle giacenze di magazzino consentendo di monitorare la performance del magazzino nel tempo, identificando eventuali inefficienze o anomalie

In sintesi, l’analisi delle giacenze è un importante strumento per il controllo di gestione che supporta le aziende nel mantenere un equilibrio tra disponibilità di prodotto e costi di stoccaggio, contribuendo significativamente alla salute finanziaria dell’organizzazione.

Area Produttiva

L’implementazione di una soluzione di Business Intelligence (BI) in ambito produttivo può portare a significativi miglioramenti nella gestione e nell’efficienza della produzione aziendale. La BI permette di analizzare grandi quantitativi di dati di produzione, identificando colli di bottiglia e inefficienze. Con questi dati, è possibile ottimizzare i processi, ridurre i tempi di inattività e aumentare la produttività.

Ecco come la BI può trasformare il settore produttivo:

• controllo qualità, attraverso l’analisi dei dati di produzione, la BI aiuta a monitorare e mantenere elevati standard di qualità, riducendo gli scarti e migliorando la soddisfazione del cliente;

• calcolo dell’efficienza: la BI permette di misurare l’efficienza produttiva in modo preciso, confrontando i costi di produzione effettivi con quelli previsti consentendo di identificare le aree di perdita e di intervenire con azioni correttive per migliorare la performance;

• monitoraggio dei tempi: con la BI, è possibile monitorare i tempi di produzione confrontandoli con gli standard. Questo aiuta a mantenere il controllo sul processo produttivo ed a intervenire rapidamente in caso di scostamenti;

• analisi incidenza tempi di attrezzaggio: la BI fornisce gli strumenti per analizzare i tempi e i costi degli attrezzaggi, offrendo la possibilità di ottimizzare questi processi con conseguente riduzione dei tempi ed aumento della produttività.

Con la BI, la pianificazione della produzione diventa più agile e reattiva alle condizioni di mercato e fornisce ai responsabili una visione chiara delle performance produttive, supportando decisioni strategiche basate su dati affidabili.

Business Intelligence: un investimento strategico per le aziende

L’adozione di una soluzione di Business Intelligence (BI) si rivela un investimento strategico di inestimabile valore per le aziende che desiderano navigare con successo nel complesso panorama commerciale contemporaneo. La Business Intelligence non è solo uno strumento di analisi, ma un vero e proprio catalizzatore di crescita che permette alle aziende di agire con maggiore intelligenza, agilità e precisione, trasformando i dati in una leva strategica per il successo a lungo termine.