Archiviare correttamente i documenti aziendali è uno dei compiti più importanti per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni. Infatti, tutte le aziende si trovano a gestire quantità più o meno importanti di documenti di varia natura: fiscali, commerciali, legati alla produzione, alla logistica, all’HR. Alcuni di questi devono essere conservati obbligatoriamente per legge, mentre altri sono una preziosa fonte di informazioni. I documenti aziendali, infatti, sono la memoria storica dell’organizzazione, una fonte indispensabile per risalire ai fatti e agli accordi stretti dall’azienda nel corso del tempo con clienti, fornitori, partner e collaboratori.
In questo approfondimento, vediamo insieme quali sistemi scegliere per organizzare i documenti con ordine e come gestire efficacemente l’archiviazione documentale, cioè l’insieme dei processi che un’azienda mette in atto per condividere, organizzare e conservare i documenti.
Sistemi di archiviazione dei documenti: cartaceo o digitale?
L’archiviazione fisica è il metodo più antico di organizzazione dei documenti, utilizzato ancora oggi in molte realtà: i documenti, in forma cartacea, vengono organizzati in cartelle o faldoni e archiviati all’interno di armadi e scaffali. L’archiviazione digitale, invece, come suggerisce il nome, è un sistema che sfrutta le tecnologie IT ed è sempre più utilizzato dalle aziende, sia perché è più veloce e immediato di quello tradizionale, sia perché porta con sé i vantaggi della dematerializzazione:
- riduzione della carta e dello spazio fisico necessario per contenere i documenti e quindi dei costi da sostenere per l’archiviazione;
- semplificazione nella condivisione dei documenti;
- maggiore accessibilità dei documenti, anche da remoto.
Una possibilità, quest’ultima, che può fare davvero la differenza quando i collaboratori lavorano in smart working. L’archivio digitale poi è più sicuro e duraturo nel tempo di uno cartaceo che, invece, può essere più facilmente danneggiato in caso di incendio, terremoto o alluvione.
Ma cosa si intende esattamente con archiviazione digitale dei documenti?
Con questo termine si intende la possibilità di memorizzare un documento su un supporto digitale – DVD, PC, CD e altri – o in un software per la gestione documentale, anziché utilizzare il cartaceo, e senza dover rispettare particolari requisiti normativi. Quindi è un’attività da non confondere con la conservazione sostitutiva che, invece, è il passo successivo all’archiviazione digitale e può essere definita come un processo – disciplinato dalle linee guida di AgID – per poter conservare digitalmente i documenti, garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità, grazie all’applicazione di una firma digitale e di una marca temporale.
La conservazione sostitutiva permette di sostituire in tutto e per tutto i documenti cartacei, e nei casi previsti dalla legge, anche di distruggere l’originale cartaceo o di non stamparlo. È così, per esempio, nel caso delle fatture elettroniche.
Cosa succede se l’archiviazione documentale di un’azienda non è gestita correttamente?
L’archiviazione dei documenti aziendali è un’attività fondamentale per garantire una condivisione sicura ed efficiente delle informazioni prodotte e trattate da un’azienda. Se però non viene gestita nel modo corretto, l’organizzazione corre il rischio di:
- Perdere informazioni importanti
Un sistema di archiviazione ben organizzato riduce al minimo il rischio di smarrire documenti o di cancellarli per sbaglio. - Rallentare i processi e quindi la velocità di risposta
Quando recuperare informazioni e documenti richiede troppo tempo, ne risente l’intera organizzazione: la capacità di risposta alle richieste si dilata, la produttività cala e l’efficienza dell’azienda si riduce, minando di fatto la sua competitività.
Dunque, per evitare di incorrere in questi rischi, è fondamentale organizzare i documenti con ordine e metodo, assicurandosi di poterli recuperare in modo semplice e sicuro.
Migliori pratiche per la categorizzazione dei documenti
La corretta categorizzazione dei documenti è essenziale per garantire un sistema di archiviazione documentale efficace. Una buona pratica consiste nel creare una struttura di cartelle e sottocartelle ben organizzata che rifletta la struttura dell’azienda e le sue aree funzionali. Ad esempio, si possono creare cartelle per le diverse divisioni aziendali come Amministrazione, Commerciale, Finanza, Magazzino, Produzione, e all’interno di ciascuna cartella principale, si possono creare sottocartelle per categorie specifiche di documenti. È importante utilizzare nomi di file chiari e descrittivi per facilitare la ricerca e l’identificazione della documentazione.
Come organizzare la gestione dei documenti aziendali e garantire che siano facilmente accessibili
Uno degli strumenti migliori per assicurarsi che i documenti siano sempre in ordine e facilmente accessibili è il DMS (Document Management System), un software che permette non solo di caricare, modificare, rivedere e archiviare i documenti, ma anche di raggrupparli per categorie e creare degli indici per recuperarli facilmente e in poco tempo, indipendentemente dal luogo da cui si accede all’archivio.
Infatti, la documentazione è al centro di tutte le attività aziendali e oggi, nell’era dello smart working e del lavoro da remoto, deve essere condivisa in sicurezza anche con chi non si trova fisicamente in azienda: il Sistema di Gestione Documentazione Aziendale o Document Management System permette di filtrare l’accesso ai documenti in base ai privilegi degli utenti, evitando che le persone non autorizzate possano visualizzarli.
Gestire l’archiviazione con un software: tutti i vantaggi di un Document Management System ricco di funzionalità
Un archivio centralizzato per documenti di qualsiasi tipo
Uno dei principali vantaggi del software DMS è la possibilità di creare un archivio centralizzato per documenti di qualsiasi tipo. Oltre ai documenti digitali, il software consente anche di gestire documenti cartacei scansionati e messaggi di posta elettronica. Ogni documento può essere classificato in base alla sua tipologia, rendendo più facile l’individuazione e l’organizzazione dei documenti all’interno dell’archivio. Inoltre, è possibile stabilire attributi di ricerca personalizzati come cliente, fornitore, oggetto del documento e data di riferimento, semplificando ulteriormente la localizzazione dei documenti desiderati.
Collegamenti tra documenti correlati per una navigazione intuitiva
Il software DMS offre la possibilità di creare collegamenti tra documenti correlati, migliorando l’efficienza nella consultazione e nella navigazione all’interno dell’archivio. Ad esempio, è possibile collegare una fattura all’ordine e al documento di trasporto, consentendo agli utenti di accedere facilmente a informazioni correlate e seguire il flusso dei documenti. Questa funzionalità promuove la coerenza dei dati e riduce gli errori nella gestione dei documenti, migliorando la produttività e facilitando il recupero delle informazioni richieste.
Configurazione personalizzata per rispondere alle esigenze aziendali
Uno dei punti di forza del software DMS è la sua flessibilità e capacità di essere configurato per rispondere alle esigenze specifiche di un’azienda. Ogni organizzazione ha i propri processi e flussi di lavoro unici, e il software DMS consente di adattarsi a tali requisiti. Ad esempio, è possibile personalizzare il sistema in base alle diverse aree aziendali come Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Produzione, Amministrazione e Customer Care. Ciò garantisce che il software soddisfi le esigenze specifiche di ogni reparto, migliorando l’efficienza operativa e consentendo una gestione documentale ottimizzata per l’intera organizzazione.
Sicurezza dei documenti e protezione degli accessi
La sicurezza è un aspetto fondamentale nell’archiviazione dei documenti aziendali, e il software DMS offre un sistema di protezione degli accessi per garantire la riservatezza delle informazioni. Solo le persone autorizzate possono accedere ai documenti archiviati, riducendo il rischio di accessi non autorizzati e proteggendo la confidenzialità dei dati sensibili dell’azienda. Questo livello di sicurezza contribuisce a mantenere la conformità alle normative e a preservare la reputazione e l’integrità dell’azienda.
Facilità d’uso e rapida implementazione
Un ulteriore vantaggio del DMS è la sua facilità d’uso e la rapida implementazione. Il software è basato su un’interfaccia web intuitiva che rende semplice la navigazione e l’utilizzo del sistema. Inoltre, il software DMS può essere configurato e implementato rapidamente, consentendo alle aziende di iniziare a beneficiare dei vantaggi della gestione documentale in tempi brevi. Questo aspetto è particolarmente importante per garantire una transizione agevole verso l’archiviazione digitale e per massimizzare l’efficienza operativa fin da subito.
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