CONSERVAZIONE DIGITALE
Il termine conservazione digitale è diventato ormai di lessico comune tra le aziende, soprattutto dopo l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica; prima verso la pubblica amministrazione (2014) e poi nei confronti delle aziende private (B2B) e verso i consumatori (B2C).
COS’E’ LA CONSERVAZIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA?
La conservazione sostitutiva a norma di legge si riferisce ad un insieme di procedure informatiche che garantiscono l’integrità e la validità dei documenti nel tempo. Ciò significa che una fattura conservata a norma assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma si aggiungono notevoli vantaggi in termini di tempo, spazio e costi.
COME FUNZIONA LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA?
La normativa prevede che ci siamo due elementi che non possono mancare per una corretta conservazione sostitutiva della fattura elettronica: la marca temporale e la firma digitale. Solo in questo modo è possibile garantire data e orario di creazione del file e identità di chi l’ha creato.
Inoltre la conservazione delle fatture deve essere di 10 anni.
COME CONSERVARE LE FATTURE ELETTRONICHE: GLI STEP PRINCIPALI
La cosa migliore è affidarsi ad un provider specializzato in questo tipo di servizio, come Teamsystem Digital Archive, che permette di mandare automaticamente in conservazione a norma di legge tutte le fatture che sono transitate per il Sistema di Interscambio, sia quelle inviate che quelle ricevute.
Sarà possibile infatti delegare al software tutto il processo: dall’apposizione di firma e marca temporale, alla verifica dei requisiti legali, fino all’archiviazione.
Vediamo gli step nel dettaglio:
- Formato XML: Il documento verrà prodotto da un software, come ad esempio TeamSystem Digital Invoice, che creerà il flusso di dati strutturati (in formato XML), con gli stessi contenuti informativi della classica fattura cartacea.
- La Firma Digitale: Per avere valore ed essere conservata sulla fattura elettronica deve venire apposta una firma elettronica qualificata.
- L’indicizzazione: La fattura in formato elettronico ha associato un sottoinsieme di dati (n° fattura, partita IVA del cliente e via dicendo), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di effettuare facilmente ricerche nell’archivio.
- Il lotto di conservazione: Ogni fattura diventa parte di un “lotto di conservazione”, che può raggruppare anche molte fatture, di solito tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale. Il lotto deve garantire l’ordine cronologico e la continuità per ciascun periodo d’imposta, ossia non si potrà avere in un lotto le fatture n° 1 e n° 4 senza aver inserito anche le n° 2 e la n° 3.
- La chiusura del lotto con marca temporale e firma: Ogni lotto di conservazione viene marcato temporalmente e firmato con la firma elettronica qualificata dal Responsabile della Conservazione. La marca temporale garantisce il preciso momento in cui avviene la marcatura; così facendo, grazie a marca temporale e firma i lotti di conservazione sono “bloccati” nella forma, contenuto e tempo.
I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
I vantaggi della conservazione sostitutiva sono evidenti:
- Si riducono i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione
- Si riduce il rischio di distruzione o perdita dei documenti
I vantaggi della conservazione sono notevoli e il servizio TeamSystem Digital Archive permette di delegare il processo di conservazione a Teamsystem.
Oltre alle fatture è possibile conservare a norma di legge anche tutti i documenti della tua azienda (ad esempio registri e dichiarazioni IVA, messaggi PEC, DDT, studi di settore, ecc.) e ridurre al minimo i costi di gestione.
TeamSystem Digital Archive è accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), al fine di garantire i livelli più elevati in termini di qualità e sicurezza nello svolgimento del processo di conservazione. Così da tenere sempre protetti e sicuri i dati della tua azienda.
