La gestione delle Risorse Umane è cambiata profondamente negli ultimi anni, soprattutto in seguito alla pandemia. Le misure adottate per contenere l’emergenza sanitaria – a partire dagli aggiornamenti normativi sulla sicurezza e gli adempimenti obbligatori da attuare anche in azienda -, le loro conseguenze sul lavoro e sulla vita delle persone hanno segnato uno spartiacque fra la gestione dell’HR pre-Covid e post-Covid.
Un cambiamento evidenziato anche da un’indagine condotta da Cegos, che ha coinvolto 202 figure manageriali provenienti da diverse aziende italiane nel campo delle Risorse Umane. I risultati dello studio rivelano che i dipartimenti HR hanno visto aumentare la loro complessità e che l’esigenza di adattarsi al distanziamento sociale, al lavoro ibrido e al recupero dell’efficienza ha accelerato ulteriormente il processo di trasformazione digitale.
In questo articolo vediamo insieme alcuni degli aspetti più rilevanti messi in luce dai cambiamenti innescati dalla pandemia – temi di importanza sociale e normativa che impattano significativamente sul lavoro della funzione HR: sicurezza, parità di genere ed equilibrio vita-lavoro – e come un software per la gestione delle Risorse Umane può essere di aiuto nell’adempiere agli obblighi di legge e rispondere alle nuove esigenze dell’epoca che stiamo vivendo.
Il mondo post-Covid e le sfide per i responsabili HR delle aziende
Dopo il Covid, il mercato è cambiato ed è cambiata anche la propensione delle persone a impegnarsi attivamente per l’organizzazione. Lo testimoniano due fenomeni in crescita: Grandi dimissioni e quiet quitting. Da un lato, aumenta il numero dei dipendenti che decide di rassegnare le dimissioni. Dall’altro, aumenta anche quello di coloro che restano in azienda, ma non sono più disposti a dare di più. In entrambi i casi, la scelta di abbandonare o disimpegnarsi si traduce in un costo per l’organizzazione difficile da sostenere nel lungo periodo, che nasce, spesso, dall’esigenza di vivere diversamente il rapporto di lavoro e dalla ricerca una maggiore qualità.
Ma cosa di intende esattamente con qualità in questo contesto?
La Commissione Economica per l’Europa delle Nazioni Unite (UNECE) ha individuato 68 indicatori, suddivisi in 7 macro aree, che insieme dipingono la dimensione della qualità dell’occupazione dal punto di vista del lavoratore e della lavoratrice:
1 – Sicurezza sul lavoro
2 – Reddito e benefici da lavoro dipendente, compresi anche quelli non pecuniari, come le iniziative di welfare aziendale
3 – Monte ore, equilibrio vita-lavoro e flessibilità
4 – Sicurezza sul lavoro e protezione sociale
5 – Dialogo sociale
6 – Sviluppo delle competenze e formazione
7 – Relazioni sul posto di lavoro e motivazione
Scorrendo l’elenco appare chiaro che si tratta di ambiti in cui, in molti casi, esistono già da tempo precisi riferimenti normativi a cui le aziende devono attenersi. La legge infatti è già intervenuta a regolamentare alcuni di questi aspetti, a partire dalla Costituzione che, per esempio, nel primo comma dell’articolo 37, stabilisce che “La donna lavoratrice ha gli stessi diritti e, a parità di lavoro, le stesse retribuzioni che spettano al lavoratore. Le condizioni di lavoro devono consentire l’adempimento della sua essenziale funzione familiare e assicurare alla madre e al bambino una speciale adeguata protezione.”
Tuttavia, la concreta attuazione delle norme si scontra spesso con difficoltà strutturali e organizzative interne ed esterne alle aziende. Ostacoli che possono essere superati anche grazie alla tecnologia e a software gestionali pensati per aiutare le Risorse Umane ad affrontare nuove complessità e sfide.
Software gestionali e conformità normative nell’HR: in regola con la legge, con più semplicità
Ordine, organizzazione, chiarezza. Un software gestionale per l’HR è innanzitutto questo: un programma che automatizza le procedure e i compiti ripetitivi e che permette all’ufficio Risorse Umane di lavorare con più rapidità, per esempio, gestendo facilmente ferie, permessi e retribuzioni, oltre ad avere un quadro completo e aggiornato dei dati relativi ai dipendenti. Eppure, un gestionale HR è molto più di questo.
A tutti gli effetti, è uno strumento che contribuisce a tutelare i diritti di chi lavora in azienda, perché restituisce in tempo reale una panoramica chiara su dati e informazioni utili a valutare diversi aspetti sanciti dalla legge: omogeneità nelle assunzioni e promozioni, obblighi formativi per la sicurezza, opportunità di conciliazione vita-lavoro. Infatti, un software per la gestione delle Risorse Umane completo e aggiornato aiuta a monitorare:
- Avanzamenti di carriera e assunzioni
Informazioni indispensabili per sapere, ad esempio, quante donne sono state assunte e quante promosse in azienda. - Utilizzo di permessi e ferie
Parametro utile per organizzare più efficacemente il lavoro e andare incontro, per esempio, alle esigenze di chi ha figli in età scolare. - Formazioni erogate e obblighi formativi
Dato essenziale per sapere, ad esempio, quanti dipendenti hanno seguito i corsi obbligatori in materia di sicurezza sul lavoro.
Vediamo ora in che modo un gestionale con queste caratteristiche può aiutare un’azienda a rispettare le norme sulla tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, la parità di genere e la conciliazione vita-lavoro, rispondendo allo stesso tempo alle richieste che emergono con sempre maggiore forza da chi lavora nel mondo post-pandemia.
Software Gestionale per essere in regola con le norme sulla sicurezza e salute nei luoghi di lavoro
Le norme che disciplinano la sicurezza in azienda sono fra le più corpose e rilevanti, a partire dal Testo Unico in materia di salute e di sicurezza nei luoghi di lavoro (TUSL o TUS), che regola la sicurezza sul lavoro nel nostro ordinamento, ed è stato emanato con il Decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, per recepire le direttive comunitarie in materia. Segue l’articolo 2087 del Codice Civile, secondo cui l’imprenditore è tenuto ad adottare misure necessarie per tutelare l’integrità fisica e morale dei lavoratori, in base alle particolarità del lavoro, all’esperienza e alla tecnica. A queste si aggiungono diversi articoli del Codice Penale e le norme sull’assicurazione obbligatoria da parte dell’INAIL (Istituto Nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro).
Un insieme di prescrizioni complesso, che richiede un’organizzazione ferrea e un monitoraggio costante della situazione in azienda, difficile da raggiungere senza un software gestionale nato proprio per supportare datori di lavoro, HR e Servizio di Prevenzione e Protezione. In particolare, un programma di questo tipo permette di:
- Definire chiaramente mansioni e attività svolte.
- Gestire nomine e incarichi delle figure legate alla sicurezza.
- Monitorare sedi di lavoro e personale in sede.
- Organizzare la formazione obbligatoria e verificare lo stato di completamento del percorso formativo.
- Gestire lo scadenziario delle formazioni e la convocazione ai corsi periodici.
- Monitorare i crediti formativi per ogni lavoratore e lavoratrice.
- Programmare visite mediche e gestire la sorveglianza sanitaria, calcolando le visite necessarie e gli accertamenti rispetto al profilo di rischio del singolo lavoratore.
- Monitorare la richiesta di dispositivi di protezione individuale obbligatori (DPI) e automatizzare le regole di assegnazione per ogni lavoratore.
Software per la gestione del personale: adempiere alle leggi sulla parità di genere è più facile
Il principale riferimento normativo sulla parità di genere in azienda è appunto il Codice della parità di genere (legge 5 novembre 2021, n. 162) che ha istituito la certificazione della parità di genere, un attestato che permetterà alle aziende di beneficiare di sgravi contributivi e di un punteggio premiale per accedere agli aiuti statali. Il Codice prevede anche l’obbligo di redigere un rapporto periodico sulla situazione del personale nell’organizzazione.
Il ruolo del software HR diventa quindi essenziale perché aiuta l’azienda a raccogliere dati puntuali utili per redigere questo tipo di comunicazione. Infatti, permette di:
- Avere un quadro aggiornato del personale in azienda (% di lavoratori e di lavoratrici).
- Monitorare lo stato delle retribuzioni.
- Accertarsi che non vi siano disparità salariali.
- Accertarsi che il tasso di assunzione e promozione del personale femminile sia equilibrato rispetto a quello del personale maschile.
Informazioni preziose per individuare eventuali squilibri di genere nell’organico e adottare misure correttive per favorire una maggiore parità di opportunità di carriera.
Software per la conciliazione vita-lavoro: più flessibilità grazie allo smart working
Nell’ordinamento italiano, le misure che puntano a migliorare la conciliazione dei tempi di vita con i tempi di lavoro sono numerose. La tutela della maternità e della paternità è infatti disciplinata dal Decreto Legislativo n. 151/2001, mentre la legge n. 104/1992 prevede misure specifiche per l’assistenza alle persone con disabilità. A queste norme di natura generale, se ne aggiungono altre più specifiche, che riguardano il mondo del lavoro: la Legge n. 81/2017 che disciplina il lavoro agile e quindi una maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro e il Decreto Legislativo n. 81/2015 che disciplina la trasformazione del contratto di lavoro da tempo pieno a tempo parziale. Il quadro normativo è stato recentemente modificato dal Decreto Legislativo n. 105/2022, che recepisce la direttiva (UE) 2019/1158 in materia di equilibrio tra attività professionale e vita familiare per i genitori e i prestatori di assistenza. Un provvedimento che introduce nuove disposizioni per promuovere una maggiore conciliazione tra lavoro e vita privata, offrendo supporto specifico a genitori e caregiver.
Tutela della genitorialità, della disabilità e flessibilità sono i tre temi che ruotano attorno alla work life balance. Il software per la gestione delle Risorse Umane, ancora una volta, diventa un importante alleato per aiutare l’azienda a proteggere i diritti dei genitori e di chi si prende cura delle persone che rientrano nell’ambito di tutela della Legge 104. In particolare, il programma permette all’organizzazione di:
- Tenere traccia degli orari di lavoro dei dipendenti, inclusi gli orari flessibili e turni part-time e proporre quindi di redistribuire le risorse, garantendo la copertura delle attività aziendali e rispettando al contempo le esigenze individuali dei dipendenti.
- Rendere fluida e veloce la transizione verso lo smart working, strumento principe nella conciliazione vita-lavoro. Il software per L’HR infatti è dotato di strumenti di messaggistica istantanea, videoconferenze, condivisione di documenti e permette di monitorare timbrature e presenze esattamente come se chi lavora da remoto fosse in azienda. Una scelta che favorisce la flessibilità e la possibilità di lavorare efficacemente anche da luoghi diversi dall’ufficio principale.
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TeamSystem HR è il software per la gestione delle risorse umane di TeamSystem, progettato per supportare l’HR delle aziende di qualsiasi dimensione. È un applicativo flessibile che si adatta a diverse complessità aziendali e ti aiuta a gestire tutte le aree chiave delle Risorse Umane compresi: monitoraggio delle retribuzioni, delle assunzioni e delle promozioni, welfare aziendale, politiche di conciliazione vita-lavoro, obblighi di legge in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, formazione. E se la tua azienda ha scelto lo smart working, TeamSystem HR ti aiuta anche a coordinare facilmente i dipendenti che lavorano in modalità agile.
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