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Assenze, permessi e retribuzioni. Semplifica e automatizza i processi HR con un software per la gestione delle risorse umane

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La gestione del personale è un aspetto che tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole, devono affrontare, e che richiede spesso molte ore di lavoro. Per esempio, hai mai quantificato il tempo necessario per aggiornare assenze, permessi e calcolare le retribuzioni nella tua organizzazione? Immaginiamo che si tratti di un impegno importante, soprattutto senza un software per la gestione delle risorse umane.

Infatti, in base alla nostra esperienza di consulenti, abbiamo calcolato che, senza un sistema informatizzato specifico per l’HR, la pianificazione delle ferie, il monitoraggio di assenze e presenze, il calcolo dei rimborsi chilometrici e la consegna delle buste paga – per citare solo alcuni degli aspetti operativi tipici legati alla gestione del personale – occupa gran parte delle ore lavorative del team HR, o del titolare.

A tutti gli effetti, quindi, la mancanza di un software per il personale si traduce in uno spreco di tempo e di risorse, che tu e i tuoi collaboratori potreste impiegare in attività più profittevoli per l’azienda. Infatti, programmi di questo tipo, se completi e ricchi di funzioni, permettono di ridurre al minimo il rischio di errori e di velocizzare i processi dell’HR, liberando tempo per i compiti più strategici: formazione, recruiting e monitoraggio delle prestazioni, nel rispetto degli adempimenti normativi previsti dal nostro ordinamento.

In questo articolo, vediamo insieme come un software per la gestione del personale può aiutarti a rendere i processi di HR più snelli e a recuperare tempo prezioso da dedicare agli aspetti più strategici dell’attività di Human Resources.

Gestione dei processi HR: come ottimizzare tempi e risorse, riducendo gli sprechi

In molte aziende, il tempo extra dedicato a operatività, adempimenti amministrativi e di legge tipici dei processi HR è legato a doppio filo con gli strumenti scelti per la gestione dei dipendenti. Strumenti come, per esempio, i fogli di Excel e simili, che sono ancora molto diffusi, soprattutto tra le PMI.

Lo confermano i dati. Infatti, secondo un’indagine condotta da Dipendenti in Cloud di TeamSystem, su un campione di oltre 3500 imprenditori di PMI, le aziende che utilizzano strumenti generici per aggiornare permessi, assenze e retribuzioni sono moltissime. Il 51,7% degli intervistati usa Excel e strumenti analoghi, mentre 1 imprenditore su 5 dichiara di ricorrere ancora a carta e penna.

Tuttavia, i software generici – proprio perché non sono nati per gestire la complessità e la variabilità tipica delle risorse umane – non facilitano il lavoro di aggiornamento e consultazione delle informazioni. Senza contare che l’inserimento manuale dei dati aumenta sensibilmente il rischio di errore. Non è un caso quindi che il 35% degli imprenditori che hanno partecipato al sondaggio di TeamSystem, sia pronto a cambiare strumento.

Dunque, la scelta del programma più adatto per la gestione dei dipendenti è la condizione indispensabile per ottimizzare tempi e risorse del reparto HR. Vediamo in che modo. 

Software gestionale: lo strumento migliore per semplificare e automatizzare la gestione di assenze, permessi e retribuzioni

Permessi, ferie e retribuzioni sono alcune delle voci che più pesano sul lavoro di chi segue le risorse umane in azienda, indipendentemente dal fatto che sia presente un ufficio HR o che a occuparsene sia direttamente il titolare. Grazie a un software completo e avanzato come, per esempio, TeamSystem HR All in One, l’operatività legata a questi adempimenti si riduce nettamente ed è possibile monitorare con più facilità le presenze in azienda. 

Gestione delle assenze e delle presenze più veloce

I programmi per la gestione dei dipendenti generano fogli presenze organizzati e aggiornati, per avere il quadro completo sia di chi lavora in sede sia di chi lavora in smart working. Infatti, rilevano la timbratura in presenza e da remoto.

Sono progettati per ridurre al minimo il rischio di errore perché, a differenza dei fogli Excel, è possibile accedere alle presenze dei dipendenti, filtrarle per dipendente o reparto, e modificare le informazioni in totale sicurezza, senza il rischio di alterare altri dati.   

Per esempio, TeamSystem HR All in One prevede un sistema di rilevazione delle presenze flessibile, perché permette di gestire sia la timbratura di chi è tenuto a marcare la sua presenza, sia di chi invece non ha questo obbligo, facilitando la raccolta delle informazioni indispensabili per l’azienda: assenze, straordinari, ore lavorate e così via. Inoltre, il software permette di creare statistiche precise e personalizzate, ed è collegato al modulo paghe. Un’integrazione utilissima per ridurre il numero di casi anomali, che altrimenti andrebbero gestiti manualmente.

Gestione di ferie e permessi più flessibile

Il monitoraggio di ferie e permessi è molto semplice se si sceglie un software per la gestione dei dipendenti: i singoli lavoratori e le lavoratrici possono accedere al programma, indicando date e giustificativo dell’assenza, l’HR manager o il titolare dell’azienda potrà controllare e approvare in pochi click le richieste e avrà una panoramica completa della situazione.

Gestione delle retribuzioni più puntuale e integrata

Il software per la gestione dei dipendenti facilita l’elaborazione delle paghe e l’emissione dei cedolini, può comunicare automaticamente con INPS, INAIL e AgE e integrarsi con i dichiarativi di legge (F24, CU e così via).TeamSystem HR All in One, per esempio, oltre a queste funzionalità, permette anche di modificare e annullare le pratiche in modo semplice. In più, è aggiornato anche dal punto di vista normativo e contrattuale. Contiene infatti le disposizioni di oltre 200 CCNL. Una caratteristica che rende più semplice e automatico incrociare quanto previsto dal contratto collettivo e gli accordi stipulati col singolo collaboratore o la singola collaboratrice.

Se vuoi approfondire, hai domande o suggerimenti scrivici senza impegno!

Formazione, recruiting, monitoraggio delle performance: le funzioni strategiche del software per la gestione del personale

Finora abbiamo visto come un programma per gestire i dipendenti sia indispensabile per rendere più fluida l’operatività, ma non è l’unica funzione utile per chi si occupa di risorse umane. Un software avanzato, infatti, può aiutare a curare tutti i processi di Human Capital Management (HCM): formazione del team, selezione del personale e monitoraggio di chi lavora in azienda.

Gestire la formazione aziendale creando un ecosistema di apprendimento digitale

La formazione è un elemento di competitività, oggi più che mai. Nell’articolo “HR DIGITAL TRANSFORMATION, Guida a come si gestiscono le Risorse Umane nell’era 4.0”, gli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano ricordano quanto questa sia centrale nell’era della digitalizzazione: “Le innovazioni in atto richiedono nuovi ruoli professionali e nuovi modelli organizzativi. Lavorare sulle competenze digitali e sul benessere dei propri dipendenti diventa quanto mai fondamentale. (..) Anche i processi all’interno della stessa direzione HR sono, però, destinati ad evolvere, in una logica sempre più agile, sempre più digitale.”

In questo contesto, la formazione entra a pieno titolo fra i processi aziendali e interessa soprattutto il reparto HR, chiamato a monitorare competenze e aree di miglioramento. Ancora una volta, il software per la gestione del personale, se completo e avanzato, diventa uno strumento indispensabile per accompagnare il team risorse umane in questa evoluzione.

TeamSystem HR All in One, per esempio, ha al suo interno un Extended Learning Management System (sistema esteso di gestione della formazione). Un software che permette di gestire in modalità end-to-end e integrata la formazione in azienda e che, grazie all’erogazione di contenuti on-line, crea un vero e proprio ecosistema di apprendimento digitale, in cui condividere corsi, tracciare la fruizione dei moduli formativi da parte dei collaboratori e monitorare il completamento dei training.

Una possibilità molto utile, se associata anche alle attività di recruiting e di valutazione dei collaboratori. 

Il software rende la selezione del personale più veloce

Una delle attività più importanti e delicate del reparto HR è la selezione di nuovo personale. Si tratta di un aspetto che richiede molto tempo fra analisi, scrematura dei curriculum, colloqui e valutazione dei candidati. Un software per la selezione del personale rende questi compiti più semplici e veloci, perché permette al team HR di gestire tutto il processo di recruiting in modo fluido: dalla ricerca e selezione, all’onboarding, fino all’inserimento dei candidati in azienda.

Per esempio, TeamSystem HR All in One, ha due funzionalità molto interessanti in questo senso: il sistema di Intelligenza Artificiale e l’ARS (Application Ranking System). Due tecnologie che scandagliano fra le candidature e incrociano in breve tempo requisiti e competenze, rendendo più veloce il reclutamento, la valutazione dei candidati e la pubblicazione delle offerte di lavoro.

Una volta individuati i talenti, poi, il software permette anche di gestire i processi legati al welfare, alle politiche retributive e al monitoraggio delle performance. 

Un programma pensato per l’HR consente di monitorare la crescita e valutare le performance delle risorse umane con più precisione

Un software per la gestione del personale completo aiuta anche a monitorare il raggiungimento degli obiettivi, personali e di reparto, e agevolare così la gestione delle politiche premianti dell’azienda.Con TeamSystem HR All in One, per esempio, è possibile categorizzare gli obiettivi per area produttiva, impostare i premi in base al raggiungimento dei risultati fissati e inviare notifiche ai lavoratori, in caso di ritardi sulla tabella di marcia.

Oltre a queste funzionalità, il software accompagna l’azienda e il team risorse umane nel rigoroso processo di conformità alle norme.

Conformità normativa dei processi HR: più semplice con un software per la gestione del personale

Ultimo, ma non meno importante, è l’aspetto della conformità normativa che, nell’ambito delle risorse umane, comprende conformità legale – rispetto delle leggi nazionali e internazionali in materia di diritto del lavoro, delle norme di sicurezza e salute sul lavoro, GDPR e così via – e conformità contrattuale. Grazie a un software per la gestione del personale è possibile seguire anche questi aspetti. Per esempio, TeamSystem HR All in One comprende alcune funzionalità avanzate che permettono all’azienda di rispondere alle principali esigenze legate alla gestione della salute e sicurezza dei lavoratori (secondo quanto previsto dal Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro). Aiuta a gestire le scadenze e gli adempimenti come nomine, sorveglianza sanitaria, formazione in materia di salute e sicurezza. Comprende le specifiche di oltre 200 contratti collettivi nazionali di lavoro e grazie alla firma elettronica – avanzata o qualificata – agevola la digitalizzazione dei processi documentali, garantendo l’autenticità del firmatario, l’integrità e la non modificabilità del documento sottoscritto.

I vantaggi di un software specifico per le risorse umane sono quindi molti, ma come si concretizzano nella realtà di aziende diverse e con esigenze specifiche?
Ti raccontiamo due esempi, nati dalla nostra esperienza di consulenti software.

Software per la gestione delle risorse umane: due esempi virtuosi

In questo articolo abbiamo esplorato alcune delle caratteristiche più utili e apprezzate di un programma per la gestione delle risorse umane. In particolare, abbiamo approfondito i vantaggi di una soluzione completa e ricca di funzionalità, come TeamSystem HR All in One. Vediamo ora due esempi concreti di come questo tipo di software può rendere più semplice le attività di un reparto HR.

Dalla gestione manuale al software: l’esperienza di una PMI

Il primo caso di cui vogliamo parlarti è quello di una PMI che opera nei servizi. Si tratta di un’azienda con circa 10 dipendenti che lavorano in parte da remoto e in parte in sede. Prima di adottare un software per la gestione del personale, l’azienda usava diversi strumenti scollegati fra loro. Presenze, assenze, ferie, spese di viaggio, permessi e retribuzioni erano gestiti con Excel. Quando ci hanno contattati per una consulenza, la gestione manuale delle informazioni era diventata tale da occupare anche buona parte dell’attività amministrativa. Senza contare gli errori che puntualmente richiedevano un continuo scambio di mail e telefonate con i dipendenti, per ricostruire giorni di assenza e presenza. Il titolare lamentava uno scarso controllo sulle presenze effettive, che rendeva molto complesso il lavoro di attribuzione dei carichi.

Analizzata la situazione, abbiamo proposto il passaggio a un software per la gestione delle risorse umane che permettesse alle persone incaricate di avere tutti i documenti in un unico sistema e di snellire l’aggiornamento delle tabelle. Grazie a un sistema di timbratura flessibile, poi, sia i dipendenti in sede che quelli da remoto avrebbero potuto timbrare facilmente il cartellino, senza scambi di e-mail e telefonate con l’amministrazione. E con la reportistica avanzata, il titolare avrebbe potuto finalmente avere una visione aggiornata dell’organico e maggiori elementi per ricalibrare le attività, in base alle presenze effettive in azienda.

Migliorare lo Human Capital Management (HCM) in una grande azienda manifatturiera

La seconda società ci ha contattati per implementare un sistema di gestione del personale più ricco e di valore. Si trattava in questo caso di una grande azienda manifatturiera che, all’epoca, aveva già un software, ma il programma non consentiva all’HR manager di seguire i processi a valore aggiunto, cioè le attività di Human Capital Management. In questo caso l’esigenza era molto specifica: migliorare il processo di performance e di conseguenza il processo di compensation. L’azienda aveva quindi la necessità di adottare un sistema informativo che le consentisse di partire da una base di dati sufficientemente ampia da poter valutare le performance dei dipendenti, valutare quelli più meritevoli e poi mettere in atto delle politiche retributive premianti (aumenti, incentivi, formazione e così via). Abbiamo quindi consigliato loro di passare a TeamSystem HR All in One, che supporta efficacemente questi processi, oltre alle attività amministrative tipiche dell’HR, permettendo all’azienda di raggiungere i risultati richiesti.

Piccole, medie, grandi aziende: il software per la gestione delle risorse umane è ormai indispensabile

Gli esempi che abbiamo appena illustrato dimostrano quanto sia importante per un’azienda che compete in un contesto complesso come quello di oggi – caratterizzato da lavoro ibrido, richiesta sempre maggiore di flessibilità e normative stringenti – adottare un software per la gestione delle risorse umane completo.

I benefici di un sistema di questo tipo infatti non si traducono solo in una maggiore efficienza e in un risparmio di tempo e risorse – dal momento che il programma  consente di automatizzare molte attività ripetitive – ma anche di accedere a informazioni e dati in tempo reale sui dipendenti, valutarne le prestazioni e le competenze, sapendo esattamente qual è l’ammontare delle ore lavorate. Partendo da una base di dati puntuali e affidabili, quindi, è possibile anche prendere decisioni in modo più rapido ed efficiente, a beneficio di tutte le attività aziendali. 

Stai cercando un software che ti aiuti a gestire più efficacemente il personale della tua azienda? Contattaci senza impegno, saremo felici di aiutarti a trovare la soluzione più adatta a te.

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