Negli ultimi tempi l’interesse verso le soluzioni di Document Management è aumentato in maniera significativa in particolare in Italia.
Questo fervore è dovuto alla legge che autorizza, secondo dei criteri specifici, l’utilizzo di metodologie di archiviazione sostitutiva e trattamento dei documenti a valore fiscale (es. fatture, libro IVA, ecc).
La legge Bassanini sulla semplificazione amministrativa, seguita dalle varie norme emesse dal AGid (ex CNIPA), garantiscono finalmente ai documenti informatici piena validità ai fini probatori, legali e fiscali e, dunque, possono pienamente sostituire i tradizionali metodi di conservazione delle registrazioni aziendali.
La conservazione sostitutiva e l’archiviazione documentale in generale diventano alleati nella semplificazione e nell’organizzazione aziendale. Come?
La digitalizzazione dei documenti cartacei permettere alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. E non solo.
Sono molte le aziende alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali, prodotti quotidianamente e di trovare agevolmente le informazioni che cercano tra i dati archiviati. I software di gestione documentale si occupano proprio di questo, scopriamone assieme le principali caratteristiche.
Come funziona un DMS
Un Document Management System (DMS) è un software che semplifica la gestione dei documenti aziendali, permette di gestirli e organizzarli con le logiche tipiche degli strumenti digitali. Per esempio, consente di creare, modificare, condividere, conservare e cercare i documenti in formato digitale. Oltre a semplificare i processi di lavoro e rendere più veloci le ricerche, riduce la dipendenza da documenti cartacei e azzera i rischi di smarrimento o distruzione.
Un DMS è di fatto un repository centralizzato dove archiviare i documenti e accedervi in modo sicuro, controllato e secondo le autorizzazioni configurate. I DMS tipicamente possono classificare e l’indicizzare i documenti, controllare accessi e permessi, gestire la ricerca avanzata e l’archiviazione a lungo termine. In molti casi sono presenti strumenti per la collaborazione e per la gestione delle versioni dei documenti.
Cos’è un DMS (document management system)
I DMS sono sistemi di gestione dei documenti, software che permettono di creare e organizzare documenti e condividerli con gli altri membri dell’organizzazione aziendale.
Lato server i DMS eseguono operazioni massive sui documenti quali indicizzazione e catalogazione, avvalendosi di algoritmi.
I document management system utilizzati dalle aziende sono denominati anche ECM (enterprise content management) e sono composti da:
- sistema di acquisizione: riesce ad acquisire e processare dati provenienti da documenti scritti, barcode, documenti scannerizzati e immagini grazie a tecnologie quali, ad esempio, il riconoscimento ottico dei caratteri e della scrittura manuale e il riconoscimento barcode.
- sistema di gestione: è il componente preposto all’indicizzazione e alla verifica dell’integrità dei dati inseriti.
- componenti di archiviazione: le informazioni che non necessitano di modifiche e devono essere salvate permanentemente sono archiviate su supporti fisici quali hard disk, nas, nastri magnetici o dischi ottici.
- componenti di distribuzione: rappresentano i canali. Le informazioni sono condivise e/o distribuite attraverso le reti (internet e intranet), email, fax.
Quali sono i vantaggi di un Document Management System
Oltre alla possibilità di un accesso più rapido ed efficiente ai documenti, un DMS offre diversi altri vantaggi, soprattutto in termini di organizzazione dei flussi di lavoro. Vediamone alcuni.
- Circolazione facilitata: se un documento deve essere visionato da più decisori, la gestione può avvenire in parallelo, anziché attendere gli spostamenti fisici come con i documenti cartacei.
- Migliore classificazione: le funzionalità avanzate di un DMS permettono di archiviare i documenti sulla base di numerosi parametri, eliminando la rigidità tipica dell’archiviazione tradizionale
- Maggiore sostenibilità: un sistema di gestione dei documenti permette di ridurre la dipendenza dalla carta, con tutte le implicazioni positive del caso, come la riduzione dei consumi di stampa.
- Accesso ubiquo: un DMS opportunamente configurato permette un accesso sicuro e controllato dei documenti indipendentemente dalla posizione, facilitando la consultazione in particolare per i collaboratori fuori sede.
Esempi di Document Management System
Cosa può fare, in concreto, un Document Management System? Oltre a servire da punto centrale per l’archiviazione, può garantire un supporto all’intero ciclo di vita dei documenti. Ecco alcuni esempi.
- Conservazione sostitutiva a norma di legge: alcuni documenti, per esempio le fatture, devono essere conservati secondo criteri normativi specifici. Un DMS aziendale può farlo in modo semplice e integrato con i flussi di lavoro.
- Scansione digitale dei documenti cartacei: gli archivi elettronici hanno numerosi vantaggi e, se necessario, un DMS permette la trasformazione dei documenti cartacei nelle loro controparti digitali
- Protocollo informatico per certificazione: anche in questo caso, un DMS può conciliare l’agilità dell’archiviazione digitale con i requisiti normativi
- Gestione dei flussi di lavoro: gestire i documenti non è solo archiviarli, ma anche assicurarsi che circolino correttamente all’interno dell’azienda. Tipicamente un DMS permette di definire processi specifici per ciascun documento, anche con il supporto di strumenti grafici.
La soluzione concreta e specifica per le aziende è il DMS Teamsystem!
Teamsystem DMS gestisce i file elettronici di qualsiasi natura (e-mail, file Office, etc.) e file estratti dagli ERP aziendali in uso (se Teamsystem).
Le informazioni vengono archiviate e classificate in fascicoli virtuali detti pubblicazioni ed ogni documento viene classificato in base alla sua tipologia documentale.
Il punto di forza di Teamsystem DMS è il Workflow Grafico, che semplifica la gestione del processo approvativo di ogni documento aziendale. Con l’acquisizione immediata degli stati di avanzamento, sarà possibile gestire eventuali ritardi e scadenze tramite notifiche via e-mail.
I vantaggi dell’acquisizione del sistema di document management di Teamsystem sono molteplici e per niente scontati: grazie ad uno strumento che permetta di condividere le informazioni in maniera ordinata la produttività del singolo e di tutta l’azienda cresce! Le informazioni sono rintracciabili, editabili e distribuibili utilizzando un solo strumento con conseguente incremento dei processi di innovazione e problem solving. Senza dimenticare la possibilità di monitoraggio delle azioni (con il workflow) e dunque degli obiettivi da raggiungere.
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