Siamo ormai nell’era digitale, tuttavia, la maggior parte delle aziende è ancora sommersa dalla carta e continua, quotidianamente, a produrre documenti, spesso con livelli di spreco molto elevati.
Un progetto di archiviazione documentale ben strutturato permette non solo di abbattere i costi della carta e degli archivi ma anche, più in generale, di migliorare la qualità del lavoro.
L’archiviazione digitale dei documenti è, a tutti gli effetti, un nuovo approccio al business che permette alle organizzazioni di ottimizzare i processi e sostenere il lavoro agile. Archiviare documenti digitalmente non significa infatti solo convertite dal supporto cartaceo al formato digitale i documenti aziendali, ma piuttosto di tradurne i contenuti con software di archiviazione e rendere i dati accessibili a qualsiasi utente.
Ma andiamo con ordine.
Se vuoi saperne di più sull’archiviazione dei documenti aziendali questo articolo fa al caso tuo. Spiegheremo che cos’è l’archiviazione documentale e la sua importanza ma anche come un software di gestione documentale può semplificarti notevolmente il lavoro.
Cos’è l’archiviazione documentale?
L’Archiviazione documentale è quell’attività attraverso la quale l’azienda si occupa dell’amministrazione di tutti i documenti che la riguardano. Essa consiste in tutti i processi messi in atto per gestire, condividere, organizzare e archiviare i documenti.
Quando si parla di archiviazione digitale dei documenti si pensa sempre alla dematerializzazione ossia quella procedura che permette di sostituire i documenti cartacei con i documenti digitali e che, nella maggior parte dei casi, si conclude con la conservazione digitale. In realtà l’archiviazione documentale è utilizzata anche per i documenti che nascono già in formato digitale e in questo caso non si parla più di dematerializzazione ma di digitalizzazione.
Una gestione documentale ben strutturata assicura alle aziende una riduzione notevole dei costi e permette di velocizzare i processi di business.
Vediamo nel dettaglio tutti i vantaggi dell’archiviazione digitale.
I vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti aziendali
Il primo e più evidente vantaggio riscontrabile dall’archiviazione digitale dei documenti è sicuramente il taglio immediato dei costi. Come appena detto, quando si parla di archiviazione digitale si pensa subito alla dematerializzazione; questo permette di ridurre notevolmente il consumo di carta e lo spazio occupato per la conservazione di fogli e faldoni.
Ma se pensiamo all’introduzione della fatturazione elettronica è evidente come anche la digitalizzazione abbia portato notevoli vantaggi alle aziende. Secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano la fatturazione elettronica ha portato ad un risparmio di circa otto euro a documento considerando le funzioni di emissione, invio e archiviazione.
La gestione documentale, oltre che una forma di risparmio diretta (carta, spazi), rappresenta un risparmio anche in termini di tempo ed efficienza. Permette infatti all’azienda di essere più competitiva, grazie alla velocità e funzionalità nella gestione dei documenti, oltre che alla maggiore accessibilità agli stessi.
L’archiviazione digitale dei documenti è una scelta indispensabile per tutte le aziende che vogliono lavorare in smart working poiché la possibilità di accedere a qualsiasi documento ovunque ti trovi è di fondamentale importanza.
Volendo sintetizzare, alcuni tra i maggiori vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti sono:
- Riduzione dei costi
- Riduzione dello spazio fisico per l’archiviazione
- Maggiore efficacia nella ricerca e nella gestione delle informazioni
- Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti e delle informazioni
- Consultazione dei documenti aziendali da qualsiasi luogo
- Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati
- Impiego delle risorse in altre attività a maggior valore aggiunto
- Univocità del documento
Software di archiviazione documenti: come sceglierlo e perchè
I vantaggi riscontrabili dall’archiviazione documentale sono tanti ma come si possono archiviare al meglio i documenti?
Alla base di un’efficace gestione documentale c’è in primis un modello di archiviazione che viene supportato dalla tecnologia ossia un software di archiviazione documentale. Questo software, chiamato DMS (Document Management System), ha lo scopo di semplificare la gestione dei file.
Il mercato in continua evoluzione e la crescita costante del livello di competitività spingono le aziende sempre di più verso la digitalizzazione documentale. La grande quantità di documenti che ogni giorno viene prodotta dalle aziende va gestita con un archivio che garantisca la facile reperibilità. L’utilizzo di un software gestionale diventa il sistema più efficace per gestire e consultare rapidamente tutte le informazioni.
Se fino a qualche tempo fa poteva sembrare difficile diventare un’azienda paperless ora è molto semplice e vantaggioso grazie a queste nuove tecnologie software.
Il Software di gestione documentale permette di eseguire qualsiasi operazione sul documento, oltre all’archiviazione affianca la possibilità di categorizzare, indicizzare e ricercare i documenti secondo le concezioni più moderne.
Grazie al DMS, una volta caricati i documenti, sarà possibile seguire tutto il loro ciclo di vita, rileggerli più volte, rivederli, modificarli e vi si potrà inserire la firma digitale a norma di legge. Inoltre verrà mantenuta la storicità delle modifiche per gestire correttamente le revisioni.
Inoltre c’è la possibilità di gestire la privacy garantendo l’accesso solo a determinate persone o gruppi di lavoro.
Il nostro software per la gestione documentale è TeamSystem DMS
Il software per l’archiviazione documentale DMS TeamSystem
DMS TeamSystem consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti di qualsiasi natura e origine: dalla scansione di documenti cartacei all’archiviazione di messaggi di posta elettronica.
Analogamente all’archiviazione documentale tradizionale ogni documento viene classificato in base alla tipologia di appartenenza e, per facilitarne la ricerca all’interno dell’archivio, per ogni tipologia di documento vengono definiti degli attributi di ricerca (es. cliente e fornitore), l’oggetto del documento e la data di riferimento.
Inoltre, per ogni pubblicazione è possibile creare collegamenti ad altri documenti, (es. la fattura collegata all’ordine e al DDT), in modo da poter navigare in modo semplice all’interno dell’archivio.
Perché scegliere Il software di gestione documentale TeamSystem?
- Applicazione interamente web-based
- Totalmente parametrizzabile e configurabile secondo le specifiche esigenze aziendali
- Diminuzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo spese per archiviare e ricercare)
- Modularità e scalabilità della soluzione
- Minimo impatto organizzativo
- Massima protezione degli accessi
- Ottimizzazione dei processi organizzativi
- Possibilità di introduzione graduale in aree diverse (Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Produzione, Amministrazione, Customer Care, etc.)
- Facilità d’uso
- Startup in pochi giorni
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