Quando l’azienda si prepara a gestire un progetto ERP, ci sono due aspetti particolarmente critici al centro dei pensieri degli stakeholder: timing e budget. Fortemente interconnessi fra di loro, sono probabilmente i due criteri più importanti nella valutazione dell’esperienza complessiva di un progetto ERP, che si tratti di una nuova implementazione o, nel caso più comune oggi, di una migrazione da un sistema precedente.
Perché tempi e budget di un progetto ERP sono così critici?
In questo caso la risposta è piuttosto semplice: perché un progetto ERP è mediamente complesso e la sua gestione, anche in fasi di avvio, è un processo di mediazione continua fra le legittime esigenze di tutte le parti in gioco, fra decisori che vorrebbero vedere il sistema operativo nel tempo più breve possibile, contenendo i costi, e consulenti ed esecutori impegnati ad osservare i limiti tecnici, organizzativi e strutturali del sistema e del progetto. Si tratta di un tema così dibattuto che è ampiamente affrontato sia presso la stampa specializzata sia nelle conversazioni fra addetti ai lavori. E se è vero che non tutto, nel mondo reale, è perfettamente governabile, è anche vero che le buone pratiche in questo senso non mancano. Vediamo, quindi, come avviare un progetto ERP nel modo corretto.
Cinque consigli per rispettare timing e budget in un progetto ERP
Prima di affrontare gli aspetti tecnici, è necessario soffermarsi su un tema portante: nessun progetto ERP potrà essere rispettoso di tempi e costi se gli obiettivi non sono certi. Per questo è fondamentale che, a monte di qualsiasi fase preparatoria o operativa, siano definiti e chiariti gli obiettivi che ci si pone, attraverso il coinvolgimento di tutte le parti interessate.
1. Assessment e analisi
Se comprendere gli obiettivi aziendali è vitale per direzionare da subito il progetto ERP sulla giusta rotta, la fase immediatamente successiva è quella di acquisire comprensione e confidenza con l’infrastruttura aziendale presente. È necessario dedicare la massima cura a questo tipo di analisi perché nella maggior parte dei casi, si trasforma anche in un momento di consapevolezza per l’azienda che adotterà l’ERP e che avrà l’opportunità di porre una milestone nella mappatura dei sistemi, dei prodotti e dei servizi di cui dispone. Tanto più assessment e analisi sono attenti e dettagliati, minore sarà il rischio di imprevisti successivi.
2. Pianificazione e roadmap
Una buona roadmap è fondamentale per un progetto complesso. Qui il miglior consiglio possibile è di frammentarla in elementi, possibilmente a cadenza fissa, in modo da agire tempestivamente su eventuali ritardi o variazioni del budget. Anche senza applicare in modo puntuale metodologie specifiche come Agile, è certo che la periodicità nei check favorisce il contenimento del progetto entro i limiti concordati.
3. Change management e gestione della formazione aziendale
Un progetto ERP non termina con il lancio della nuova piattaforma, ma quando questa è operativa al 100% ed è universalmente utilizzata con profitto. Questo significa che già al giorno del lancio, ogni operatore dovrebbe essere completamente formato sull’utilizzo. La formazione, insomma, dovrebbe avvenire parallelamente alle fasi di sviluppo e messa in opera. Informare gli operatori sul percorso di adozione, inoltre, favorisce l’accettazione della nuova piattaforma, soprattutto avendo cura di metterne in luce i vantaggi e dare seguito a indicazioni e feedback ricevuti.
4. Test, monitoraggio e valutazione
Durante lo sviluppo della piattaforma è indispensabile coinvolgere gli operatori in quanto utenti, assicurandosi che, oltre a prendere atto dei cambiamenti in corso, abbiano la possibilità di collaudare la soluzione e soprattutto di indicare quali miglioramenti sarebbero auspicabili per snellire i flussi di lavoro. Più il nuovo ERP saprà conciliare le necessità aziendali con i bisogni di chi la usa ogni giorno, più rapida sarà l’adozione.
5. L’importanza dei dati: migrazione e accuratezza
Infine, non bisogna sottovalutare che l’ERP rappresenta uno strumento per valorizzare i dati aziendali, ma che perde molta della sua forza se questi non sono di buona qualità. Ancora una volta l’adozione di un ERP o il passaggio a una nuova soluzione diventano l’occasione perfetta per valorizzare questo asset, effettuando le operazioni di pulizia, controllo di consistenza e validazione dei dati prima di migrarli alla nuova piattaforma, dove potranno essere valorizzati.
Il segreto per un progetto ERP di successo? Non essere troppo accondiscendenti sulle tempistiche
Chiudiamo questa panoramica con un sesto consiglio di natura non strettamente tecnica, ma non meno importante: nulla giova a un progetto più di un onesto “no”. Anche se è perfettamente comprensibile che l’azienda, o quantomeno gli stakeholder non direttamente coinvolti nel processo di implementazione tentino di essere il più possibile stringenti sulle tempistiche, è importante stabilire confini certi entro i quali muoversi. Una consulenza esperta ed efficace passa anche per l’indicazione di non accettare tempistiche imposte che rischierebbero di danneggiare il progetto, richieste in fase di preparazione o in corso d’opera.
Trasformare un progetto ERP in un percorso virtuoso
Riuscire a contenere un progetto ERP nei tempi e nel budget prestabilito è senza dubbio un compito importante, ma non impossibile. Quello che serve, anche se può sembrare controintuitivo, è dedicare il giusto tempo alle fasi preliminari e organizzative, senza lanciarsi nell’implementazione privi della necessaria visione di insieme. Mettendo in pratica questi cinque consigli, le probabilità di successo aumentano considerevolmente.
