Cos’è l’onboarding aziendale?
Prima di entrare nel dettaglio dell’argomento è bene definire correttamente che cosa si intenda con onboarding aziendale. Il termine inglese, che letteralmente significa “imbarco”, indica il processo che segue la fase di recruiting del candidato volta all’inserimento del nuovo dipendente in azienda.
Il periodo di onboarding va considerato, dunque, da quando il dipendente accetta l’offerta di lavoro fino a quando, con l’inserimento graduale, acquisisce conoscenza e apprende i comportamenti aziendali fino a diventarne parte integrante.
Solitamente questo processo viene gestito dal reparto HR aziendale (ma non solo) e ha due obiettivi principali:
- la presentazione dell’azienda al nuovo assunto;
- supportare il nuovo collega inserendolo al meglio nelle dinamiche aziendali, trasmettendo competenze sia a livello culturale che organizzativo per garantire buone performance.
Molto spesso, però, si confonde l’onboarding aziendale con l’orientamento e la formazione quando, in realtà, rappresenta un processo molto più ampio e articolato. Possiamo dire che orientamento e formazione rappresentano due parti importanti, ma non esaustive, dell’onboarding.
Quando si parla di formazione e orientamento si fa riferimento, infatti, a tutte quelle attività svolte da supervisori o responsabili di reparto per far prendere dimestichezza con spazi e pratiche di lavoro. Questo solitamente viene svolto in pochi giorni dall’arrivo del neo-assunto.
L’ onboarding aziendale, invece è un processo strategico di lunga durata che ingloba anche l’orientamento e le tempistiche variano in base alla struttura aziendale e al ruolo che la risorsa andrà a ricoprire.
In sintesi:
- l’onboarding è il processo generale di integrazione di un nuovo dipendente nell’organizzazione;
- l’orientamento garantisce una panoramica delle risorse e delle politiche dell’azienda;
- la formazione si concentra sullo sviluppo delle competenze e delle conoscenze necessarie per svolgere il proprio ruolo in modo efficace.
Chi si occupa di risorse umane conosce bene la mole di lavoro che sta dietro ad una nuova assunzione. Per questo motivo non vanno vanificati gli sforzi e, una volta identificato il nuovo dipendente, bisogna metterlo nelle condizioni di entrare velocemente nella cultura aziendale favorendone l’integrazione.
Senza un onboarding aziendale efficace il nuovo dipendente potrebbe avere dei problemi a integrarsi rapidamente nella nuova organizzazione. Ciò potrebbe comportare un abbandono precoce del posto di lavoro, cosa che renderebbe inutili tutti gli sforzi compiuti in precedenza per individuare la persona più indicata per un determinato ruolo.
Come funziona l’onboarding aziendale?
Strutturare un processo di onboarding non è semplice. La crescente diffusione del lavoro ibrido, inoltre, ha reso la fase di ingresso in azienda ancora più complessa che in passato. Per far sì che abbia il successo sperato è necessario coinvolgere più figure aziendali, nulla va lasciato al caso ed è necessario un monitoraggio continuo.
Per fare una breve panoramica, queste sono le 4 principali azioni necessarie.
1. Definire chiaramente gli obiettivi e la loro misurazione: è bene redigere una checklist delle azioni da compiere a partire dalla preparazione dei documenti per il nuovo assunto fino all’accoglienza. Ogni persona in azienda dovrà essere a conoscenza di tempistiche e ruoli in questo processo.
È importante predisporre tutti i documenti necessari, come contratti, moduli di sicurezza e informazioni di base sulla politica aziendale prima che il dipendente arrivi in azienda per farlo sentire accolto e fornirgli da subito tutte le informazioni per iniziare il percorso di introduzione.
Un altro aspetto essenziale da considerare subito è chiarire responsabilità e aspettative. In questo modo il neoassunto avrà chiaro fin da subito cosa ci si aspetta da lui, le responsabilità del suo ruolo e gli obiettivi medio-lungo termine.
2. Creare un processo che rispecchi i valori aziendali: è importante che ogni fase sia ben definita e che ciascuno sia sempre focalizzato sulla mission e sugli obiettivi aziendali.
Può sembrare banale ma introdurre il nuovo assunto alla cultura aziendale è indispensabile per condividere valori, pratiche e modalità di lavoro e collaborazione.
3. Creare un team trasversale e stabilire quali risorse si occuperanno di svolgere le azioni definite. Del processo di onboarding, come già detto, non dovrà occuparsi solo il reparto HR. Per questo motivo risulta ancora più importante che ogni risorsa sappia esattamente cosa fare e in quanto tempo. Con tempistiche plausibili che non sovraccarichino inutilmente le risorse.
Inoltre, è importante, durante l’interno processo, monitorare la buona riuscita dell’inserimento e dell’avviamento lavorativo del nuovo assunto. Questo permette di apportare eventuali miglioramenti al processo di onboarding e di garantire un adeguato supporto al dipendente.
4. Automatizzare il processo di onboarding svolgendo al meglio il processo e risparmiando tempo e risorse preziose. Questo è possibile grazie per esempio ai software per la gestione delle risorse umane. Sempre di più l’uso della tecnologia ci viene in aiuto per questi processi e l’onboarding dei dipendenti può risultare molto più efficace se i progetti e le procedure vengono semplificate e ottimizzate grazie all’utilizzo di software
I vantaggi di un buon onboarding aziendale
L’onboarding aziendale, se ben strutturato, consente di ottenere numerosi vantaggi.
- Favorisce l’employee retention ovvero la capacità di trattenere i dipendenti all’interno dell’azienda, e diminuisce il turnover, ovvero il cambio continuo degli operatori, situazione che notoriamente incide sull’efficienza produttiva.
- Aumenta la soddisfazione sul lavoro aumentando così anche il coinvolgimento di tutti gli attori interessati. Questo garantisce maggior produttività e la soddisfazione dei dipendenti permette, tramite il passaparola, l’acquisizione di nuovi talenti presenti sul mercato.
- Consente di creare un ambiente positivo e stimolante promuovendo la collaborazione e favorendo così la costruzione di un team coeso e motivato.
- Un processo di onboarding ben strutturato, come già accennato, diminuisce il rischio di turnover, il che si traduce in una diminuzione sensibile dei costi di recruiting e di formazione
Quali strumenti possono aiutare per l’onboarding aziendale?
L’utilizzo di un software per la gestione del processo d’inserimento di nuovo personale all’interno di una realtà lavorativa e dei processi HR permette di ottimizzare molteplici aspetti e fornire un ambiente più strutturato e accogliente per i dipendenti. Permette di creare un processo digitale con una diminuzione dei costi interni ma soprattutto una diminuzione della burocrazia, liberando le risorse da attività di poco valore aggiunto.
Gestione Onboarding e Processi è il nuovo modulo di TeamSystem HR che permette all’azienda di gestire digitalmente il processo di onboarding o qualsiasi altro processo aziendale associabile ai dipendenti dell’organizzazione.
TeamSystem HR Gestione Onboarding e Processi consente di configurare i processi come una serie di task da completare, ciascuno assegnato ad uno specifico owner, per consentire all’assegnatario del processo e all’organizzazione di gestire al meglio le attività necessarie per portare a termine un processo HR. L’accesso in self-service permette, inoltre, ai dipendenti e alle specifiche figure aziendali dedicate di portare a completamento i task direttamente sul sistema
I processi HR che possono essere gestiti sono ad esempio:
• Onboarding
• Crossbording
• Off boarding
• Trasferta/missione
• Cambio ruolo
• Cambio sede
• Promozione a Dirigente
Le funzionalità previste e la forte integrazione della soluzione con gli altri moduli nativi della piattaforma TeamSystem HR contribuiscono ad automatizzare ed efficientare i processi aziendali assegnati al dipendente.
Le caratteristiche del modulo, nelle sue funzionalità di back-office, consentono in qualsiasi momento la gestione e il monitoraggio completo dello stato di avanzamento dei processi aziendali.
Funzioni principali
- Creazione di processi personalizzati
- Assegnazione dei task ad un responsabile
- Accesso in self-service per la gestione dei task
Punti di forza:
- Elevata configurabilità
- Integrazione con altri moduli nativi della piattaforma TeamSystem HR
- Monitoraggio real-time dell’avanzamento dei processi
Se sei curioso di vedere la soluzione nel dettaglio scrivici. Saremo felici di farti vedere il prodotto senza alcun impegno.
