Che cos’è la riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria, ovvero, la verifica della corrispondenza tra “l’estratto conto emesso dalla banca” e “il saldo del conto di contabilità generale che raccoglie i movimenti del conto corrente bancario” è una questione spesso spinosa, alla quale nessuna azienda, piccola o grande che sia, può sfuggire. Se i valori di contabilità generale fossero aggiornati in contemporanea con la contabilizzazione della banca (emissione dell’estratto conto), le movimentazioni di entrambi coinciderebbero in modo perfetto, rendendo inutili e superflue le operazioni di riconciliazione.
Questa fortuita circostanza non si verifica quasi mai poiché le operazioni si registrano in momenti diversi facendo divergere le due documentazioni. Gli addetti al controllo di gestione, sono spesso coloro che vengono incaricati dell’allineamento dell’estratto conto bancario con le risultanze della contabilità e che in caso di mancato pareggio dovranno effettuare un’analisi approfondita per individuarne le cause.
Strumenti per la riconciliazione bancaria
Pertanto esaminiamo i metodi e gli strumenti più utilizzati e quelli realmente utili per attuare la temuta riconciliazione bancaria.
Metodo manuale
E’ possibile effettuare la riconciliazione bancaria manualmente, in questo caso prima di tutto occorre avere a portata di mano tutte le informazioni e la documentazione necessaria. Come in un puzzle, bisogna assicurasi di avere tutti i pezzi, trovare quelli mancanti, e saper distinguere quelli che sono sbagliati o al posto sbagliato. Spesso accade, tuttavia, che parte delle informazioni vengano registrate dopo aver iniziato il processo di compilazione.
La riconciliazione bancaria, in fattispecie avverrà in varie fasi, aumentando i tempi delle operazioni.
Utilizzo di un foglio di calcolo Excel
Frequente è l’utilizzo di un foglio di calcolo Excel. Il file mette a confronto i movimenti bancari dell’estratto conto con quelli della scheda contabile. Non sempre sarà possibile effettuare la relazione di uno a uno, più frequente sarà di uno a molti oppure molti a uno. In altri casi la relazione può essere anche di molti a molti. Rendendo difficoltosa e macchinosa la riconciliazione.
La riconciliazione bancaria con Excel, non è un processo immediato, necessita di competenze e attitudine con il foglio elettronico. Esistono diversi modelli da scaricare, ma la struttura di questi ultimi rimane sempre la stessa, simili funzioni matematiche, trigonometriche e finanziarie di Excel, fondamentali per la corretta riconciliazione bancaria.
Utilizzo di un software o un modulo per software gestionale dedicato
Oltre ad Excel e alla compilazione manuale è possibile avvalersi di software dedicati o meglio ancora, integrare moduli specifici per amministrazione e contabilità nel proprio software gestionale. Si può parlare in questo caso di una riconciliazione “automatica” dei movimenti, perchè libera il controllo di gestione da inutili montagne di fogli di carta.
I software prevedono l’importazione automatica degli estratti conto, evitando gli errori di input. Attraverso un algoritmo semantico, il software analizza ed estrapola le descrizioni testuali delle operazioni, associandole in modo automatico.
Considerazioni Finali
E’ facile intuire che l’attività di riconciliazione bancaria non sia sempre semplice. Tuttavia avvalendosi di strumenti adeguati come software dedicati, anche piccole realtà aziendali possono usufruire di una riconciliazione istantanea. Nel caso poi di attività complesse e realtà aziendali molto strutturate l’adozione di un software specifico diventa una condizione necessaria.
Un esempio concreto è costituito da “Movimenti Bancari”, modulo del software gestionale Teamsystem Enterprise. Movimenti Bancari importa i dati dalla banca e riconcilia automaticamente i movimenti con la prima nota. Il punto di forza di questo modulo è costituito dalla sua completezza: con Movimenti Bancari è possibile sfruttare le più importanti funzioni contabili, spesso presenti in software più complessi e dedicati esclusivamente alla tesoreria, in maniera semplice ed economica.
Utilizzare un software, o una parte di esso, che automatizzi questa funzione è garanzia di maggiore efficienza e verifica del processo, riducendo al minimo l’errore umano. Sostituendo le operazioni manuali con semplici operazioni di interrogazione o allineamento automatico sarà possibile dedicarsi ad altre attività ottimizzando tempo e risorse.
