Come si conservano le fatture digitali?
Dal 1° gennaio 2019 sarà obbligatoria la fatturazione elettronica: il documento elettronico dovrà quindi essere in formato XML e dovrà essere inviato e ricevuto tramite il SDI (Sistema Di Interscambio), gestito dall’Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica dovrà essere conservata a norma per almeno 10 anni, sia da chi la emette sia da chi la riceve. Non basta memorizzare il file sul proprio pc: è necessario seguire un processo regolamentato tecnicamente dal Codice dell’amministrazione digitale.
La conservazione delle fatture elettroniche porterà numerosi vantaggi per le imprese, tra i quali:
• La riduzione del lavoro manuale, oltre all’eliminazione del tempo dedicato ad archiviazione e ricerche;
• Un cospicuo risparmio sui costi di stampa, spedizione e conservazione documenti;
• L’eliminazione del consumo di carta, vantaggiosa sia a livello di costi sia per quanto riguarda la Digital Transformation
I vantaggi della dematerializzazione si estendono a tutte le tipologie di documento, oltre alla fattura elettronica.
Dematerializzazione e gestione documentale
Considerata come un incremento progressivo della gestione informatizzata dei documenti, la dematerializzazione è intesa come un processo utile a convertire un documento dal formato cartaceo a quello digitale.
Grazie a questo processo di innovazione tecnologica, è possibile rendere disponibile su qualsiasi device informatico tutto ciò che serve per lo svolgimento del lavoro d’ufficio. Con l’avvento del riconoscimento della validità giuridica del documento informatico, la dematerializzazione è ormai realtà.
La dematerializzazione obbligatoria delle fatture e la conseguente conservazione digitale si pone come un processo qualificante di efficienza: la fatturazione elettronica apporterà numerosi vantaggi, tra i quali la suddetta riduzione dei costi (eliminazione del consumo di carta, eliminazione dei costi per gli spazi occupati per l’archiviazione e per la distribuzione delle fatture), la velocizzazione del processo di contabilizzazione e una maggiore integrazione e comunicazione tra le varie aree aziendali.
Non solo fatture: la gestione documentale è la soluzione da introdurre per dematerializzare e correlare tutti i documenti di tutte le aree aziendali adottando una soluzione ampia e completa.
Sono stati effettuati diversi studi sul dispendio di denaro e di energie relativo alla documentazione tradizionale. Ciò che emerge da questi studi è proprio lo spreco di tempo, risorse e denaro: la maggioranza dei documenti non viene riutilizzata, altri vengono copiati diverse volte e altri ancora vengono smarriti.
Si pensi che ogni anno, in Italia, vengono stampati non meno di 100 miliardi di pagine, delle quali una buona percentuale rimane inutilizzata (quasi il 20%). Il costo complessivo di questa operazione? Circa 300 milioni di euro l’anno. Il 40% del tempo trascorso in azienda, inoltre, è dedicato proprio alle operazioni di archiviazione, stampa, spedizione e trasporto.
Grazie alla dematerializzazione, è quindi possibile ridurre le spese generali relative ai documenti cartacei. Vi sono anche costi non contabilizzati, che fanno riferimento alle risorse umane impiegate per queste operazioni; un altro aspetto da considerare è la tutela dell’ambiente: in termini di spreco e smaltimento dei rifiuti, il nostro ambiente potrà solo che giovarne.
Ma qual è la situazione italiana circa la dematerializzazione?
In Italia, la dematerializzazione è una realtà da diverso tempo: già nel 2013 era stata recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE riguardante la fatturazione elettronica. Nel 2017, è stato messo a disposizione dal Ministero dell’Economia e delle Finanze il Sistema di Interscambio, strumento per veicolare le fatture tra fornitori e clienti.
Dal 1° gennaio, l’Italia sarà la prima ad attuare l’obbligo di fatturazione elettronica sia in ambito B2B che B2C.
La dematerializzazione è quindi ormai realtà e non resta che adeguarci per rimanere al passo con i tempi: per applicarla in modo ottimale, è necessario adottare una soluzione completa come il Sistema di Conservazione Cloud offerto da TeamSystem.
Sistema di Conservazione Cloud TeamSystem
Il Sistema di Conservazione Cloud Teamsystem (Teamsystem Digital Archive) è la soluzione ideale per gestire i processi di conservazione a norma dei documenti informatici, in conformità alla normativa vigente nel tempo. Teamsystem Digital Archive è accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), con lo scopo di garantire i livelli più elevati in termini di qualità e sicurezza nello svolgimento del processo di conservazione.
Le funzionalità e i vantaggi di Teamsystem Digital Archive
• Processo di conservazione: il servizio Teamsystem Digital Archive consente di delegare il processo di conservazione a TeamSystem e di conservare tutti i documenti digitali della tua azienda a norma di legge (fatture, registri e dichiarazioni IVA, DDT, messaggi PEC ecc).
• Gestione multi-utente e multi-azienda: il software di conservazione in cloud può venire utilizzato da più utenti anche contemporaneamente, grazie a una console semplice ed intuitiva. Ogni singolo account, inoltre, potrà gestire anche più aziende.
• Servizio certificato AglD: i tuoi dati sono sempre sicuri e protetti. Il servizio di Teamsystem Digital Archive è accreditato AglD e dotato delle certificazioni ISO/IEC 27001:2013 e UNI EN ISO 9001:2008.
• Dati e documenti sempre accessibili: con Teamsystem Digital Archive puoi accedere in qualsiasi momento ai documenti conservati per consultarli e scaricarli. Essendo un servizio in cloud, per accedere ti sono sufficienti le credenziali e la connessione alla rete.
• Ricerca semplice ed intuitiva: potrai rendere la ricerca per tipologia documentale ancora più veloce, grazie alla funzionalità “filtro”, risparmiando così tempo per le consultazioni.
• Firma digitale e marca temporale: TeamSystem si occupa di applicare la firma digitale e la marca temporale sui documenti che conservi.
• Console di controllo per monitorare i documenti: ogni documento può essere monitorato tramite una semplice console di controllo, la quale ti permetterà di tenere traccia dell’intero processo, dall’invio del documento al servizio fino al suo scarto.
