Le aziende italiane pur potendo garantire una produzione di altissima qualità riconosciuta in tutto il mondo, vivono spesso una condizione di inadeguatezza delle logiche operative ed organizzative rispetto alle dinamiche del mercato. Molte ormai si stanno rendendo conto della necessità di adeguarsi alla rivoluzione digitale in atto attraverso una vera e propria trasformazione interna orientata alla semplificazione ed alla velocizzazione dei processi operativi: all’adozione di quella che viene normalmente chiamata una Lean Organization.
Cos’è Il Lean Management
Il Lean Management, sviluppato da sviluppato da Taiichi Ohno, Shigeo Shingo, Sakichi Toyoda, Kiichirō Toyoda negli anni 40 per la Toyota Production System, consiste in una gestione snella dell’azienda in tutta la sua totalità il cui primo obiettivo è l‘eliminazione di tutto ciò che essendo superfluo appesantisce il sistema generando costi anziché valore. In questo modo il recupero di produttività, attraverso la riduzione drastica dei tempi di produzione e di consegna dei prodotti, è assolutamente garantito. Come avviene il cambiamento? Attraverso un sistema motivazionale e di formazione oltre al modo di allineare obiettivi e progetti.
Il miglioramento del clima organizzativo non deve avvenire solo a livello della produzione, ma deve investire anche workflow amministrativi, documentali e nella gestione delle informazioni. Grazie al miglioramento del clima organizzativo generale, tutti, dal top management ai dirigenti, dai responsabili fino agli operatori diventano persone più motivate, che non lavorano in situazioni di continuo stress ed emergenza, perché vedono valorizzate e considerate le proprie competenze.
Lean Thinking
Il Lean Thinking è un approccio irrinunciabile per tutte le piccole e medie imprese che richiede investimenti limitati: semplici e utili accorgimenti grazie a nuovi strumenti e i metodi ma anche puntando sulla cultura aziendale, l’insieme di regole e valori dell’azienda. Questa filosofia si basa sul miglioramento incrementale del modo di concepire l’intera struttura.
Si procede per punti:
• Il primo passo è avere una visione Customer centered e quindi concentrarsi sulle attività che creano Valore per il cliente, confrontarsi con le persone che usano e consumano i prodotti tutti i giorni.
• Il secondo consiste nello snellire i processi produttivi, monitorando tutti i flussi e valutando risultati ed efficienza nel dettaglio. Con una maggiore flessibilità si otterrà maggiore qualità.
• L’ultimo passo è il coinvolgimento attivo di tutte le persone che lavorano in azienda. L’esperienza sul campo del team può tradursi in suggerimenti e intuizioni fondamentali per lo sviluppo del business e dell’innovazione all’interno dell’impresa.
Se le fasi produttive o di erogazione dei servizi sono il cuore pulsante di ogni azienda, perch rendono un servizio al cliente, la sua amministrazione si basa su una rete d’informazioni: quindi una organizzazione snella deve necessariamente concentrarsi sull’incremento dell’efficienza partendo proprio dai processi secondari.
Azienda lean e processi secondari
Per raggiungere l’obiettivo di un’azienda lean bisogna limitare la complessità e gli sprechi intervenendo anche sui processi secondari, come le funzioni amministrative (dipendenti e fatturazione), la gestione documentale e dei flussi informativi, e attraverso sistemi di produzione collaborativa anche da remoto. Razionalizzare e ottimizzare i flussi, l’assenza di archivi cartacei e informazioni sempre alla portata di tutti, oltre a un approccio smart al lavoro, porta vantaggi a tutta l’organizzazione.
Lean thinking e Archiviazione documentale
Un Software di gestione e archiviazione documentale come DMS TeamSystem è uno dei primi strumenti di cui dotarsi per passare al lean thinking perchè permette:
• L’eliminazione dell’utilizzo della carta e un risparmio consistente dei relativi costi
• Una facile ricerca dei documenti da parte del personale
• Una migliore e più veloce condivisione delle informazioni
• Un miglioramento della collaborazione interna
Senza dimenticare che le risorse dedicate in precedenza alla ricerca manuale e il tempo risparmiato ora sono riallocati ad attività a maggior valore aggiunto, contribuendo ad un aumento dell’efficienza dei processi. Mappando poi i processi informativi in modalità elettronica, è possibile monitorarli e individuare dove e come il flusso si inceppa, e, di conseguenza, intervenire e verificare se la modifica ha rispettato i tempo attesi: come prevede il lean management, gestire i processi in modalità di miglioramento continuo.
