Perché scegliere un software gestionale? In un mercato come quello attuale, estremamente competitivo e soggetto a repentini cambiamenti, diventa indispensabile considerare l’azienda e gestirla come un corpo omogeneo, andando quindi ad integrare tra loro le diverse applicazione presenti in un unico Sistema Informativo. Qual è l’ostacolo che si può incontrare durante la realizzazione di questo obiettivo? La difficoltà principale è costituita dall’incompatibilità tra i vari sistemi: produzione, amministrazione, gestione del ciclo attivo e passivo sono spesso rigidamente separate tra loro e non comunicanti.
Un software gestionale punta, invece, alla riaggregazione delle principali applicazioni aziendali in un unico “tutto”.
Software gestionali, ieri e oggi
La storia dei software gestionali comincia abbastanza lontano: i primi software, precursori dei moderni sistemi oggi conosciuti, cominciano a comparire negli anni Sessanta e Settanta, con lo sviluppo di soluzioni per la pianificazione e programmazione dell’approvvigionamento delle materie prime in funzione dei requisiti di fabbricazione dei prodotti finiti, del sistema di produzione e degli stock in magazzino.
Il software gestionale nell’accezione che siamo abituati ad intendere oggi, vale a dire un sistema integrato e composto da moduli applicativi in grado di governare i processi di un’organizzazione, diventa concreto solamente negli anni Novanta. Oltre alle classiche funzionalità di gestione dei processi legati alla produzione, vengono integrati moduli orizzontali di supporto dei processi di vendita non direttamente connessi al manufacturing, che spaziano dalla contabilità aziendale, alle funzioni finanziarie, alla gestione delle risorse umane, ma che comprendono anche le attività basilari a livello direzionale: pianificazione strategica, programmazione e controllo del budget, analisi dei costi, attività di reporting.
Con l’avvento di Internet e il suo progressivo utilizzo come strumento di business, il software gestionale va verso una nuova evoluzione: non è più possibile solamente amministrare processi all’interno dell’organizzazione ma anche a livello interaziendale, coinvolgendo fornitori, clienti e partner. È qui che i software gestionali si arricchiscono di funzionalità aggiuntive in grado di supportare questa nuova serie di relazioni: ci sono moduli di CRM (Customer Relationship Management), di SCM (Supply Chain Management), di componenti software PLM (Product Lifecycle Management) e molto altro.
I vantaggi del software gestionale
La storia dei software gestionali, come abbiamo visto, è lunga: nati come strumenti utilizzati esclusivamente da poche grandi realtà, oggi i software gestionali vengono ritenuti degli strumenti vitali per ogni impresa, anche la più piccola.
L’impiego sempre più massiccio dei software gestionali, dettato innanzitutto da un’enorme diffusione degli strumenti informatici, è dovuto anche ai numerosi vantaggi di questa soluzione. Tra i maggiori vantaggi dei software gestionali, troviamo:
• Velocità, sicurezza, precisione. I software gestionali permettono di effettuare rapidamente e precisamente ogni tipo di operazione , spesso saltando passaggi che andrebbero altrimenti eseguiti “manualmente”. La possibilità di conservare ogni documento, inoltre, assicura un alto livello di sicurezza.
• Riduzione dei tempi e del costo del lavoro. I software gestionali consentono di effettuare rapidamente e in modo semplificato le operazioni, con un risparmio di tempo che porta di conseguenza a una riduzione dei costi di lavoro.
• Analisi, incrocio dati e reporting. Oltre alle consuete operazioni, i software gestionali permettono di condurre analisi anche molto approfondite in breve tempo; sarà quindi possibile regolare la propria strategia aziendale in base agli indicatori giudicati rilevanti per il proprio business, con conseguente esecuzione di report periodici per tenere sotto controllo questi indicatori.
Cosa prendere in considerazione nella scelta di un gestionale?
Il processo di migrazione verso un sistema gestionale integrato è come un viaggio: lungo il percorso di realizzazione del progetto, bisogna saper cogliere le opportunità di arricchimento, ma soprattutto evitare i pericoli di fallimento. Ecco alcuni elementi da prendere in considerazione nella scelta e nell’implementazione di un un software gestionale:
• Funzionalità. Le esigenze delle aziende di oggi sono evolute e complesse, pertanto sono necessari software gestionali capaci di rispondere ai bisogni di ogni settore d’impresa: i software devono creare un ambiente ottimale per il processo decisionale ed essere abbastanza flessibili da adattarsi alle proprie procedure, senza l’obbligo di modificarle in base alle modalità di funzionamento.
• Semplicità di utilizzo. Un software gestionale, per quanto potente, è poco utile se gli utenti non riescono a comprenderne l’utilizzo. Per questo motivo, il software deve adattarsi alle proprie modalità operative e mettere a disposizione delle risorse tutte le informazioni con la massima semplicità e rapidità.
• Adeguamento al business dell’azienda. Deve essere il sistema informatico ad adattarsi all’azienda e non viceversa; inoltre, i software gestionali devono essere in grado di riconoscere le differenze tra i diversi settori di business e tenerne conto.
• Integrazione. Il software gestionale deve collegarsi ai sistemi e alle specifiche applicazione per gestire i propri processi aziendali.
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