La Digital Transformation è la tendenza in base alla quale le tecnologie digitali vengono utilizzate in ogni settore per garantire migliori risultati ed esperienze per i clienti.
La tecnologia, quindi, è alla base dei prodotti, dei servizi e delle operazioni di un’organizzazione per differenziarsi dalla concorrenza, accelerando il business e migliorando l’esperienza per i clienti.
Dalla carta al digitale: il cambiamento
Al giorno d’oggi, le nostre attività quotidiane sono basate su sistemi digitali. Leggiamo giornali, libri, articoli (proprio come questo), seduti davanti al nostro computer in ufficio, con un dispositivo mobile in mano in un aereo o in un treno.
Due cambiamenti fondamentali ci hanno permesso di essere collegati alle molte informazioni in qualsiasi momento e, virtualmente, in qualsiasi luogo: i continui e frenetici miglioramenti delle funzionalità di computer e dispositivi mobili, uniti alla disponibilità di reti wireless molto veloci. La digital transformation, dunque, influisce moltissimo sulla nostra vita quotidiana e, allo stesso tempo, sulla vita lavorativa.
Digital transformation: oltre la tecnologia
Si parla tanto di digital transformation, ma è importante non limitarsi a pensare che si tratti solamente dell’adozione di nuove tecnologie: molte aziende, purtroppo, considerano la tecnologia come mero strumento, invece di cambiare il proprio mindset ed avere quindi una visione più ampia sul futuro del business.
La digital transformation, che consiste quindi nell’utilizzo di innovazione e tecnologia in diversi ambiti, è radicata nel cambiamento della gestione del lavoro e dei suoi processi.
Tuttavia, la vera trasformazione digitale si concretizza quando la tecnologia viene utilizzata da chiunque e non solamente da chi ne ha bisogno a livello imprenditoriale o amministrativo: la digital transformation, allora, deve entrare in ogni settore dell’azienda e deve condurre l’attività di ogni risorsa umana.
Ufficio paperless: è possibile?
Da quando i computer hanno iniziato a far parte degli strumenti utilizzati in azienda, in molti sperano nella nascita dell’ufficio paperless, ovvero un ambiente lavorativo senza l’utilizzo di qualsivoglia supporto cartaceo.
Nonostante gli enormi progressi della tecnologia, la maggioranza delle aziende non è vicina a questa nuova concezione di ufficio: per dare vita a un luogo di lavoro paperless è necessario, innanzitutto, un notevole cambiamento comportamentale.
Se, quindi, un ufficio paperless non è ancora una realtà possibile, le aziende dovrebbero guardare al cosiddetto ufficio paper-light, ossia una combinazione di carta e digitale. L’ufficio paper-light è un modello operativo che ben si adatta sia ai dipendenti di vecchia data, cresciuti utilizzando la carta e che amano lavorare su uno strumento tangibile, sia alle nuove generazioni, abituate alla fruizione dei dati in forma digitale.
Archiviazione digitale: tutti i vantaggi
La digital transformation passa, innanzitutto, dalla gestione documentale. L’archiviazione digitale dei documenti rappresenta una forma di risparmio sia diretta (carta, spazi) sia indiretta (tempo, efficienza) e, inoltre, permette all’azienda di essere più competitiva, grazie alla velocità e funzionalità nella gestione dei documenti, oltre che alla maggiore accessibilità agli stessi. L’archiviazione digitale permette di archiviare ogni tipo di documento, permettendo quindi all’ufficio di diventare, se non paperless, almeno paperlight.
Alcuni tra i maggiori vantaggi dell’archiviazione digitale sono:
● La maggior efficacia nella gestione delle informazioni;
● La riduzione di costi e tempi di ricerca;
● La sicurezza degli accessi e il controllo delle attività sui documenti archiviati;
● La rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti;
● L’aumento della produttività del personale: le risorse umane possono essere impiegate in altre attività a maggiore valore aggiunto;
● La trasmissione telematica dei documenti;
● La flessibilità di gestione dei documenti e la relazione tra i documenti di tutte le aree aziendali.
Sicurezza al primo posto
L’archiviazione digitale, indubbiamente, assicura una sicurezza maggiore rispetto all’archiviazione cartacea: gli archivi digitali sono più facili da proteggere e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati.
Allo stesso tempo, gli archivi digitali sono più semplici da conservare nel tempo: i documenti digitalizzati ed archiviati, ad esempio nel cloud, acquisiscono un lifetime, ovvero una durata potenzialmente “eterna”. Gli archivi digitali, infatti, non sono soggetti al deterioramento del tempo, a eventuali rischi esterni.
DMS (Document Management System)
Il primo passo per la digitalizzazione è rappresentato dai DMS (Document Management System). I DMS sono software per la gestione dei documenti, che permettono di creare e organizzare documenti e condividerli con gli altri membri dell’organizzazione aziendale.
Scopri di più sulle caratteristiche dei DMS, laggi anche Document Management System: I vantaggi oltre l’archiviazione
Tra le soluzioni che garantiscono semplicità e sicurezza nella gestione e archiviazione dei documenti troviamo DMS TeamSystem, software nativamente integrato nelle soluzioni TeamSystem.
DMS TeamSystem permette la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni, gestisce file di qualunque natura e consente di organizzare il lavoro al meglio, apportando maggiore efficienza all’azienda.
DMS Teamsystem: i vantaggi
Il software DMS Teamsystem permette:
● La centralizzazione dell’archivio aziendale: un unico archivio per tutti i documenti in uso;
● Una drastica riduzione del materiale cartaceo;
● L’aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale, grazie ad un’unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti;
● La ricerca semplificata e l’immediato reperimento delle informazioni: grazie alla ricerca ottimizzata è possibile ricercare tra i documenti e perfino all’interno di essi;
● La diminuzione del tempo di archiviazione;
● La possibilità di gestire i processi aziendali in modo tale da snellire le interazioni tra le varie funzioni aziendali.
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