Sostituire la carta con supporti informatici all’interno dell’azienda non è solo una scelta green, che permette di risparmiare su carta e inchiostro, ma anche e soprattutto una soluzione che aiuta a far crescere il proprio business. La gestione documentale informatizzata infatti, non è solo uno strumento per il risparmio di spazio e costi, ma si trasforma rapidamente in un mezzo che migliora l’efficienza e la produttività dell’azienda nella sua totalità.
In Italia ancora molte aziende private non si rendono pienamente conto dei vantaggi che apporta l’investire in software e applicazioni di gestione documentale, cosiddetti DMS Document Management System, nonostante gli sforzi da parte del Governo volti alla rapida digitalizzazione non solo delle grandi imprese ma anche delle PMI. Primo fra tutti è da citare il DecLg 127 del 05 Agosto 2015, entrato in vigore il 2 settembre 2015, che di fatto permette e approva l’utilizzo della fattura elettronica, attualmente obbligatorio nei rapporti con la pubblica amministrazione, anche tra aziende private.
Leggendo il rapporto dell’Osservatorio sulla Digital Innovation del Politecnico di Milano si scopre che comunque qualcosa si sta muovendo a tutti i livelli di business: nel 2016 il 40% degli investimenti delle aziende italiane è stato finalizzato a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione.
Vediamo quindi di riassumere quanto si risparmia e quanto l’integrazione digitale permette di lavorare più efficacemente.
QUANTO SI RISPARMIA
L’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea. E attenzione che non si parla solo dell’archiviazione delle fatture, quindi di documenti emessi (Ciclo Attivo) e ricevuti (Ciclo Passivo), bolli e ordini. I migliori DMS sono in grado di creare un archivio facilmente consultabile e contenente anche documenti non prettamente amministrativi, come i fax in arrivo o le email, i fogli presenza o i biglietti da visita.
Nel dettaglio il risparmio tecnico può essere focalizzato in un
- Recupero di produttività: se i processi vengono semplificati si ottiene naturalmente una riduzione del volume di lavoro delle attività amministrative.
- Easy Access: La digitalizzaizone dei documenti ha come immediata conseguenza l’accesso rapido da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso.
- Searchable Text: Quando un documento viene sottoposto a scansione, un OCR( sistema di riconoscimento ottico dei caratteri) esamina il testo e crea una versione digitale dei contenuti. Questo testo viene memorizzato con il documento, elaborando un file che può essere consultato successivamente da qualsiasi dipendente. Questo vuol dire anche che di fronte alla necessità di trovare tutti i file che riguardano un particolare cliente o progetto, la ricerca all’interno del database dei documenti digitali può essere fatta agevolmente attraverso la ricerca di ogni menzione o citazione del nome cliente o del progetto. La digtalizzazione trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione.
I VANTAGGI A LIVELLO DI PRODUTTIVITA’ GENERALE
Utilizzando un DMS si hanno dei benefici immediati in termini di produttività aziendale: basta pensare che di fatto la digitalizzazione delle fatture, degli ordini, dei documenti e di tutte le informazioni vitali inaugura nuove opportunità di sviluppo del business attraverso un’automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione e di integrazione a supporto delle attività aziendali: ne beneficiano le amministrazioni, ma anche i dipartimenti HR, gli uffici progetti e i reparti marketing.
Un DMS, il software di gestione documentale, favorisce inoltre l’armonizzazione nelle relazioni e negli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, assicurando una migliore collaborazione, evitando documenti inutilmente replicati, rallentamenti ed errori. Se anche ci si preoccupa della spesa che richiede l’informatizzazione, questa viene ripagata in breve tempo. Le classiche criticità del processo analogico, come la dispersione dei documenti e l’errore umano, si annullano grazie alla digital trasformation, portando con se un ritorno sull’investimento nell’arco, dicono gli esperti, di al massimo 12 mesi. Ed è soprattutto digitalizzando l’intero ciclo dell’Ordine, fino a Consegne, Fatture e Pagamenti, che si ottiene il risparmio più significativo.
