Il mercato in continua evoluzione e la crescita del livello di competitività richiede che le aziende si rivolgano sempre di più verso la digitalizzazione documentale. La grande quantità di documentazione prodotta ogni giorno da qualsiasi azienda va gestita attraverso un archivio digitale in modo tale che qualsiasi documento, sia di tipo fiscale, promozionale, commerciale o di semplice utilizzo interno, sia facilmente reperibile.
L’utilizzo dei sistemi di gestione documentale diventa il sistema più intelligente ed efficace per poter consultare rapidamente e con semplicità tutte le informazioni, recuperando dall’archivio qualsiasi file digitale come necessario per poter svolgere al meglio tutti i necessari processi di lavoro.
Nell’evoluzione verso il paperless office, necessaria per potenziare la propria competitività massimizzando i profitti, i documenti non devono solo essere facilmente reperibili e consultabili da chiunque all’interno dell’azienda.
Non è più sufficiente un DMS che permetta la ricerca attraverso metadati, perchè in molti casi può presentarsi la necessità di ritrovare un documento digitale a partire da una parola o da una porzione di testo all’interno del corpo del suo contenuto. Lo strumento per effettuare questo tipo di repository è la ricerca full-text.
Altra funzionalità che un’azienda veramente interessata alla Digital Trasformation e quindi ad un reale aumento della sua competitività sul mercato deve ricercare in un gestionale documentale è l’automazione della mailroom. Sono infatti tutte le comunicazioni e le mail in entrata da parte di fornitori e clienti, una fonte inesauribile di informazioni che alimentano l’archivio dei documenti di un’azienda.
Differenza Tra Ricerca Fulltext E Per Metadati
L’applicazione Full Text serve per effettuare ricerche nel contenuto dei documenti. Quando utilizziamo un gestionale documentale ogni documento ed ogni informazione viene completata con una serie di dati aggiuntivi (metadati), utili come chiavi di ricerca
Questo fa sì che documenti ed informazioni eterogenee in qualsiasi formato, dal PDF al Word, dall’Excel alla Mail, fino ai video e alle immagini, che riguardano una stessa commessa o cliente/fornitore, vengano relazionati automaticamente o manualmente a discrezione dell’utente al momento dell’archiviazione tramite una serie di keyword.
Se si ha bisogno anche di ricercare una singola parola o una frase nel contenuto di qualsiasi documento è indispensabile la funzione Full Text. Il vantaggio dell’utilizzo della ricerca FullText consiste nella possibilità di cercare parole o frasi che non fanno parte della indicizzazione per chiavi effettuata al momento dell’archiviazione.
E questo tipo di query non saranno effettuate solo su porzioni strutturate di testo, come titoli e sommario, bensì sull’intero documento, indifferentemente dalla posizione nel testo.
Automazione Mail Room
L’automazione della mailroom è il concetto evoluto del vecchio centro posta e protocollo. Comprende infatti la gestione dell’intero processo di ricezione, catalogazione e registrazione della posta in entrata e in uscita.
Le aziende sanno ormai benissimo che l’email è un canale privilegiato e solo con l’aiuto di software sofisticati ed efficienti è possibile gestire il servizio di mail in modo razionale ed efficace, perché se ne può incrementarne le funzionalità, la flessibilità e l’affidabilità riducendo i costi e i possibili problemi tecnici. I vantaggi che si ottengono in questo modo sono molti:
• Migliorare l’efficienza e la velocità nello scambio delle comunicazioni aziendali interne ed esterne.
• Fruire di un unico centro razionale per il monitoraggio di kpi • Una gestione semplificata e controllata anche per grandi quantità di mail.
• Tracciabilità del flusso documentale, archiviazione digitale ed estrazione dati automatizzata
• Garanzia di poter disporre di un unico interlocutore per risolvere tutti i problemi legati alla gestione della corrispondenza «inbound» e «outbound»
La mailroom è una vera e propria funzione di document management strategica ed evoluta, perchè assicura la corretta ricezione e lo smistamento dei documenti, la cattura dei dati e un’utile classificazione degli stessi.
Tutti I Vantaggi Di Un Gestionale Documentale Di Ultima Generazione
Un DMS Teamsystem web based consente all’azienda di migliorare fin da subito non solo la gestione documentale ma di far crescere il proprio business per emergere sul mercato. Gli obiettivi che si raggiungono sono immediati ed hanno un impatto istantaneo sulla produttività e il fatturato.
Le modalità operative nella gestione della documentazione diventano semplici e funzional:i
• Si utilizza un’unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti
• Possono essere digitalizzati e archiviati tutti i tipi di documenti e la posta con automazione mailroom
• Si diminuisce il tempo di archiviazione
• Si rende la ricerca di un documento estremamente semplificata e immediata anche grazie alla modalità di archiviazione fulltext
• Si riduce immediatamente l’uso della carta con enormi vantaggi economici
• Si ha la possibilità di digitalizzare e conservare a norma, così come prevede la normativa italiana, tutti i documenti di natura fiscale e tributaria
