Siamo ormai a pieno titolo nell’era digitale e nella digital transformation. Tuttavia, la maggior parte delle aziende è ancora sommersa dalla carta e continua, quotidianamente, a produrre documenti, spesso con livelli di spreco molto elevati. Il 7% delle stampe prodotte ha una vita media inferiore ai 10 minuti, mentre il 9% non viene neppure raccolta oppure gettata perché errata.
La aziende hanno un interesse sempre maggiore sia a ridurre gli sprechi che a gestire la funzione di stampa all’interno di una più ampia strategia di document management.
Alla base di un’efficace gestione dei documenti c’è un modello di organizzazione, guidato dalla tecnologia, che prevede la memorizzazione su un archivio digitale e un sistema che ha lo scopo di semplificare la gestione dei file, grazie a un software dedicato: il DMS.
Il DMS (Document Management System) è quindi un software che permette di archiviare e organizzare i propri documenti o file.Un software di questo tipo, utilizzato trasversalmente da tutti i dipendenti dell’azienda, rende facile il ritrovamento della documentazione necessaria, diminuendo il tempo e la fatica della ricerca.
DMS: vantaggioso per la piccola impresa?
Come stabilire se l’acquisto di un DMS è vantaggioso per la tua piccola impresa? Ecco 2 passaggi da seguire:
1. Individuare le cause di inefficienza principali nell’azienda. Se i processi sono molto lenti, è necessario porsi delle domande, ad esempio: i collaboratori hanno la possibilità di recuperare dei documenti anche quando sono fuori ufficio (ad esempio, mentre sono con dei clienti)? Le risorse sono in grado di trovare dei documenti in breve tempo senza dover chiedere aiuto a un collega? Gli impiegati possono essere avvisati in modo automatico se la documentazione viene modificata? Queste domande fanno capire che, nonostante la documentazione ricopra un ruolo vitale all’interno dell’azienda, non è sempre facile trovare e verificare un documento con velocità e semplicità.
2. Calcolare come le perdite di tempo possono pesare sul bilancio. Cercare un documento fa perdere molto tempo, ma come calcolare la perdita di denaro associata a questa perdita di tempo? Se mediamente vengono spesi quasi 40 minuti al giorno per ricercare documenti, grazie a un DMS il tempo di ricerca di ridurrebbe di almeno 15 minuti (quasi un terzo del tempo in meno). Ciò significa che, per ogni dipendente che lavora 220 giorni l’anno, è possibile recuperare 55 ore di lavoro: in un’azienda di 10 dipendenti, dove vengono spesi 20 euro all’ora per dipendente, questo comporta un risparmio fino a 11.000 euro l’anno.
I vantaggi del DMS
Il DMS permette quindi di gestire qualunque operazione sul documento in modo informatizzato: alla fondamentale funzionalità di archiviazione classica si affianca la possibilità di categorizzare, indicizzare e ricercare i documenti secondo le concezioni più moderne.
Quali sono i principali vantaggi del DMS?
• La possibilità di avere un archivio unico centralizzato, sempre a disposizione degli utenti;
• Il miglioramento delle performance;
• La riduzione degli sprechi e dei costi;
• L’efficientamento dei flussi di lavoro;
• Il controllo e il monitoraggio del workflow;
• Il miglioramento dei servizi e della customer experience.
DMS TeamSystem, l’applicazione per il Document Management in azienda
DMS TeamSystem è l’applicazione di gestione documentale offerta da TeamSystem che consente la creazione di un archivio centralizzato. DMS TeamSystem gestisce file elettronici di ogni tipo ed è il supporto tecnologico per migliorare la gestione e il controllo dei processi digitali all’interno dell’azienda, dando la possibilità di condividere qualsiasi informazione all’interno o all’esterno.
Tra i punti di forza di DMS TeamSystem, troviamo:
•Miglioramento dell’organizzazione.
•Centralizzazione e condivisione: tra i maggiori obiettivi di DMS, troviamo l’avere un unico punto dove raccogliere i dati, organizzarli e catalogarli per poi condividerli con tutta la catena aziendale.
•Trasversalità tra i reparti: è semplice per tutti i reparti aziendali accedere in modo semplice e veloce ai documenti.
•Sicurezza: ogni documento viene gestito in totale sicurezza, profilando gli utenti e le politiche di accesso ai documenti.
•Riduzione dei costi: utilizzare il DMS impatta in modo importante sulla gestione del tempo di ricerca, trattamento e archiviazione del documento, riducendo di conseguenza anche i costi.
•Efficientamento: il DMS migliora l’organizzazione ma ha anche impatti positivi sul servizio offerto al cliente.
Se vuoi saperne di più su DMS TeamSystem, non esitare a contattarci!
