Come previsto dalla Legge di bilancio 2018, a decorrere dalla data che sarà stabilita con appositi decreti ministeriali, (data presunta 1 febbraio 2020 per l’acquisto dei beni e dal 1 gennaio 2021 per l’acquisto dei servizi) tutti gli ordini di acquisto della pubblica amministrazione dovranno essere effettuati esclusivamente in formato elettronico e trasmessi tramite il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO).
L’obbbligo
L’obbligo prevede l’emissione, la ricezione, la conservazione e l’ archiviazione dei documenti informatici attestanti l’ordinazione (ordini di acquisto) e l’esecuzione (documenti di trasporto, stati di avanzamento dei lavori, ecc.) degli acquisti dei beni e servizi tra le pubbliche amministrazioni, nonché i soggetti che effettuano acquisti per conto degli enti predetti, e i loro fornitori di beni e servizi.
Per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN), la trasmissione dei predetti documenti avviene per mezzo di un sistema di gestione messo a disposizione dal Ministero dell’economia e delle finanze: il cosiddetto Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO).
Tutti gli ordini dovranno essere nel formato standard elettronico UBL XML e transitare attraverso la piattaforma del Nodo di Smistamento degli Ordini, dove da un lato abbiamo gli enti pubblici del SSN e dall’altro i loro fornitori.
L’interazione del mittente e destinatario con il NSO è possibile in modalità diretta o indiretta tramite l’ausilio di uno o più intermediari, come la piattaforma TeamSystem Digital
Modalità di comunicazione
Le modalità di comunicazione per interagire con NSO, similari a quelle del Sistema di Interscambio per le fatture elettroniche, sono:
- Protocollo web service o tramite SFTP: come è avvenuto per lo SDI anche in tal caso può essere delegato tutto ad un intermediario come Teamsystem Digital. Come per quanto avvenuto con la fatturazione elettronica serve l’accreditamento del canale e l’ottenimento di un set di codici destinatari che possono essere utilizzati per ricevere i messaggi XML. I codici in questo caso però sono di 8 caratteri alfanumerici, proprio per distinguerli da quelli usati per ricevere le e-fatture;
- Posta elettronica certificata
- Portale web: utilizzabile solo dalle PA.
Dunque si potranno utilizzare tutti i canali di trasmissione già in uso per la fatturazione elettronica ai quali si aggiunge la possibilità di usare l’infrastruttura di trasporto definita dalle specifiche PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) mediante un Access Point già presente sul territorio nazionale.
Tutti i messaggi di ordinazione contenente un documento scambiato attraverso l’NSO tra il cliente e il suo fornitore deve essere conservato digitalmente da entrambi i soggetti.
Oltre a ciò, al pari delle notifiche SDI, vanno conservate digitalmente anche tutte le notifiche che vengono generate dall’NSO, collegate ai messaggi di ordinazione, in quanto rappresentano corrispondenza commerciale.
Teamsystem Digital Invoice
La piattaforma TeamSystem Digital consentirà di gestire tutti i flussi di invio/ricezione dei documenti con NSO oltre che la loro conservazione digitale a norma e delle relative risposte:
- Ordinazione semplice: l’ente pubblico invia l’ordine al fornitore
- Ordinazione completa: l’ente pubblico invia l’ordine al fornitore, che può rispondere approvando, modificando o rifiutando l’ordine. A sua volta l’ente pubblico può mandare un secondo ordine di riscontro in base alla risposta ricevuta.
- Ordinazione pre-concordata: il fornitore invia un ordine pre-concordato all’NSO per conto dello stesso sente pubblico.
Direttamente dal gestionale, grazie all’integrazione con le principali soluzioni ERP di Teamsystem, sarà possibile predisporre i flussi di invio, aggiornare lo stato dei documenti e leggere i messaggi in ingresso, rendendo il processo ancora più snello.
