Il software di gestione documentale ha il compito di agire con semplicità e funzionalità nella gestione quotidiana di informazioni e documentazioni, andando ad abbattere i tempi di archiviazione cartacea, nonchè le stesse quantità di carta (90% in meno). Grazie alla digitalizzazione dei dati, la ricerca interna viene semplificata e consente l’immediato reperimento delle informazioni.
Una volta centralizzata, la gestione documentale avviene secondo le stesse modalità per tutti gli utenti. Questo permette un netto aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale, basata su un modello condiviso e sul quale acquisire il konw how da competenze interne.
Attraverso il processo di Conservazione Sostitutiva è inoltre possibile digitalizzare e conservare a norma tutti i documenti fiscali e tributari, inclusi quei documenti sui quali occorre garantire l’opponibilità a terzi.
La soluzione del software di gestione documentale risulta particolarmente indicata per le PMI nella produzione (serie e commessa), nel commercio e nei servizi.
Come funziona DMS Teamsystem, software di gestione documentale
DMS Teamsystem è l’applicazione di gestione documentale che crea un archivio centralizzato di documenti e informazioni, comodamente accessibile in tutte le sue funzionalità da un normale browser per la navigazione web.
Qualsiasi file generato da tutte le applicazioni utilizzate in azienda, quali e-mail, CAD, Office, file system, ecc., nonchè tutti i documenti provenienti dagli ERP, possono essere gestiti integralmente da DSM Teamsystem.
Dato per assodato che questo è il futuro che ci aspetta, le implicazioni della quarta rivoluzione industriale saltano subito all’attenzione: che ne sarà del futuro dei lavoratori dei settori particolarmente investiti da questo cambiamento? Come potranno le nazioni far fronte ai cambiamenti socio-economici scaturiti da questa rivoluzione? E sopratutto, cosa succederà in Italia?
Come organizza meglio il lavoro DMS Teamsystem?
Nella sua attuale versione la soluzione DMS Teamsystem permette di archiviare e classificare le informazioni in ‘fascicoli virtuali’ detti pubblicazioni.
All’atto dell’archiviazione ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio ‘offerte’, ‘progetti’, ‘e-mail’, ‘fascicolo qualità’, etc.) e quindi pubblicato nella procedura;
ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio; documenti PDF ed e-mail in formato elettronico), alcuni dati che la classificano (gli ‘attributi’: ad esempio cliente/ fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l’applicativo).
L’archiviazione di tipologie documentali nel DMS Temamsystem consiste quindi nel riunire in un’unica pubblicazione attributi di ricerca, documenti e riferimenti significativi (ad esempio la sequenza documentale ordine cliente/DDT/Fattura generata dall’ERP.)
Tramite il WorkFlow il DMS Teamsystem semplifica la gestione del processo approvativo di ogni documento aziendale.
È possibile, in questo modo, definendo gli stati di avanzamento, gestire eventuali ritardi e scadenze tramite notifiche via e-mail.
